Hvorfor trenger du et event management-system til løpet ditt?
Som løpsarrangør vet du hvor mye arbeid som kreves for å organisere og gjennomføre et vellykket arrangement. Det er mange detaljer å holde styr på, fra planlegging av ruten og kommunikasjon med lokale myndigheter til markedsføring og påmelding. Et Event Management System (EMS) hjelper deg med å effektivisere denne prosessen og sparer deg for tid og stress, samtidig som det gir deltakerne en bedre opplevelse.
Bruker du fortsatt Google-skjemaer eller e-post for påmeldinger og ber deltakerne om å overføre påmeldingsavgiften via bank eller bankoverføring? Forbered deg på å utvide perspektivet ditt og oppdage en banebrytende endring til det bedre. I denne artikkelen beskriver vi de viktigste fordelene ved å bruke et skikkelig EMS-system for arrangementet ditt.
Hva er et Event Management System (EMS)?
Et EMS er en programvareplattform som hjelper deg med å administrere alle aspekter av arrangementet ditt, fra start til slutt. I vår bransje kan det også kalles et registreringsverktøy, en registreringstjeneste eller et løpsadministrasjonssystem. Det omfatter vanligvis verktøy for registrering, sikker betaling av påmeldingsavgiften, håndtering av startlister og kommunikasjon med deltakerne. Noen systemer tilbyr også apper for løpsdagen og analyse og rapportering i etterkant av arrangementet for å hjelpe deg med å forstå hva som gikk bra og hva som gikk mindre bra. Av og til kan til og med tidtaking være en del av EMS-systemet, selv om det vanligvis er koblet til EMS via import/eksport eller API og håndteres i et separat system av en annen leverandør. Du kan se nærmere på fordelene og ulempene ved separate og kombinerte registrerings- og tidtakingssystemer i denne artikkelen.
Fordelene ved å bruke en EMS til løpet ditt
Spor og hold oversikt over deltakernes data
En av de største fordelene med et EMS er muligheten til å sentralisere all løpsrelatert informasjon. Det betyr at du slipper å lete gjennom papirbunker eller e-poster for å finne informasjonen du trenger om en bestemt utøver eller påmelding. Med EMS får du tilgang til all arrangementsinformasjon fra ett enkelt dashbord, noe som gjør det enkelt å holde orden og oversikt.
Det er også en database der du kan lagre deltakerdata på en sikker måte, gå tilbake til den fra år til år og sende målrettede meldinger til deltakerbasen din. Det er ofte lettere å få fornøyde deltakere til å komme tilbake enn å finne flere nye hvert år!
Forbedre opplevelsen for deltakerne
I tillegg til å effektivisere planleggingsprosessen, kan en EMS også forbedre opplevelsen for deltakerne. Mange EMS-plattformer tilbyr tilpassede mobilapper som gir løpsdeltakerne sanntidsoppdateringer og informasjon om løpet, som du kan kontrollere og sende ut. Når du har all informasjon om løpet samlet på ett sted og får oppdateringer til rett tid, blir løpsreisen og løpsdagen morsommere og mer minneverdig for deltakerne. I tillegg reduserer du stresset og lar dem fokusere fullt og helt på prestasjonene sine og bare nyte opplevelsen de har foran seg.
I sin enkleste form lar et EMS- og registreringssystem deg også automatisere betalinger og tilby moderne betalingsmåter. Å be deltakerne om å overføre penger i et eget trinn i registreringsprosessen anses som svært usikkert og lite effektivt. Dagens moderne kunder forventer å kunne betale på nettet, bruke velkjente betalingsmetoder som kredittkort eller Apple/Google pay og få en umiddelbar bekreftelse på kjøpet av påmeldingen. Med et EMS-system er alt dette innebygd, og du trenger ikke engang å tenke på det når registreringene strømmer inn.
Spar tid på administrative oppgaver
En EMS sparer tid ved å automatisere oppgaver som registrering og betaling. Deltakerne kan enkelt registrere seg og kjøpe sin påmeldingsavgift på nettet, noe som eliminerer behovet for manuell dataregistrering og betaling via kompliserte bankoverføringer eller lignende. Dette sparer ikke bare tid, men reduserer også risikoen for feil og svindel. Automatiser dette med en EMS for å sikre at betalingen skjer direkte på kjøpsstedet for hver eneste påmelding.
I tillegg har EMS-systemer ofte smarte funksjoner som innebygd deltakersupport som hjelper deg med å håndtere tekniske spørsmål, samt ulike selvbetjeningstjenester for deltakerne, slik at de kan gjøre oppdateringer og endringer i registreringen (overføre til venner, rette stavefeil, oppdatere teammedlemmer osv.) uten å måtte bry deg!
Analyser data og resultater fra løpet ditt
En annen fordel med et EMS er at du kan samle og analysere deltakerdata fra løpet på ett og samme sted. Mange systemer tilbyr rapporterings- og analyseverktøy som gjør det mulig å spore registreringer, totalt salg over tid og demografiske data om deltakerne. Dette kan hjelpe deg med å forstå hva som fungerte bra, og hvilke områder som kan forbedres. Du kan for eksempel se på hvilken tidsperiode flest personer meldte seg på, og hvor de kom fra, for å vurdere fremtidige markedsføringstiltak og kampanjer.
Å være i stand til å lese dataene dine og trekke konklusjoner er det som vil gjøre deg suksessfull i det lange løp, og som vil gjøre deg i stand til å forbedre løps- og tilbudserfaringen din over tid. De fleste EMS-verktøy gir deg et praktisk dashbord der du kan følge utviklingen av påmeldinger uten å måtte skrive inn tall i et Excel-ark.
Er det noen ulemper ved å bruke et EMS-system?
For å være ærlig kan vi ikke komme på noen reelle ulemper ved å bruke et EMS-system. Det eneste er kostnadene - som en tjeneste som leveres av en tredjepart, vil de trenge kompensasjon for sine tjenester som enhver annen virksomhet. De fleste systemer tar betalt per transaksjon (en prosentvis provisjon av registreringsavgiften), som vanligvis ikke er høy (4-10 %), og inkluderer gebyrer for betalingsbehandling (vanligvis 2-3 %, avhengig av bank eller korttype). Det er ofte ingen forhåndsavgift, noe som minimerer risikoen for deg å komme i gang. Hvis du synes det er dyrt, kan du alltids motregne den lille avgiften til deltakerne som et administrasjons- eller bestillingsgebyr (noe som er vanlig og allment akseptert i billettbransjen).
Sammendrag: Derfor trenger du en EMS for arrangementet ditt
Alt i alt vil et Event Management System gjøre jobben din som løpsarrangør mye enklere og mer effektiv. Det vil hjelpe deg med å spare tid, effektivisere oppgaver og gi deltakerne en bedre opplevelse. Det finnes mange tilgjengelige EMS-systemer, men det er viktig å gjøre grundig research og velge en plattform som passer til behovene til akkurat ditt løp.
Trenger du hjelp med det? Vi har det du trenger - se ta en titt på denne artikkelen om hva du bør tenke på når du velger et EMS-system. eller finn den rette leverandøren for deg ved å bla gjennom våre topplister og anmeldelser:
Vi inviterer deg selvfølgelig til å prøve RaceID EMS med en gang hvis du er nysgjerrig! Det er enkelt å komme i gang.
