Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion d'événements pour votre course ?

En tant qu'organisateur de course, vous connaissez la quantité de travail nécessaire à l'organisation et à la réalisation d'un événement réussi. De la planification de l'itinéraire de la course à la communication avec les autorités locales, en passant par le marketing et les inscriptions, il y a une multitude de détails à gérer. Un système de gestion d'événements (EMS) vous aide à rationaliser ce processus, à gagner du temps et du stress tout en offrant une meilleure expérience à vos participants.

Utilisez-vous encore des formulaires Google ou des courriels pour les inscriptions et demandez-vous aux participants de vous verser les frais d'inscription par virement bancaire ou postal ? Préparez-vous à élargir votre perspective et à découvrir un changement révolutionnaire pour le mieux. Dans cet article, nous détaillons les principaux avantages de l'utilisation d'un système EMS approprié pour votre événement. 

Qu'est-ce qu'un système de gestion des événements (EMS) ?

Un EMS est une plateforme logicielle qui vous aide à gérer tous les aspects de votre événement, du début à la fin. Dans notre secteur, il peut également être appelé outil d'inscription, service d'inscription ou système de gestion de course. Il comprend généralement des outils pour l'inscription, le paiement sécurisé des frais d'inscription, la gestion des listes de départ et la communication avec les participants. Certains systèmes proposent également des applications pour le jour de la course ainsi que des analyses et des rapports post-événement pour vous aider à comprendre ce qui s'est bien passé et ce qui n'a pas fonctionné. Parfois, même la gestion du chronométrage peut faire partie de votre EMS, même si elle est plus souvent connectée à l'EMS via l'import/export ou l'API et gérée dans un système séparé par un autre fournisseur. Vous pouvez approfondir les avantages et les inconvénients des systèmes d'enregistrement et de chronométrage séparés ou combinés dans cet article.

Les avantages de l'utilisation d'un SME pour votre course

Suivez et organisez les données de vos participants

L'un des principaux avantages d'un SME est la possibilité de centraliser toutes les informations relatives aux courses. Plus besoin de fouiller dans des piles de papier ou des courriels éparpillés pour trouver les détails dont vous avez besoin pour un athlète ou une inscription en particulier. Un EMS vous permet d'accéder à toutes les informations relatives à votre événement à partir d'un tableau de bord unique, ce qui vous permet de rester organisé et de garder le contrôle de votre liste de tâches.

C'est aussi une base de données où vous pouvez stocker les données des participants en toute sécurité, y revenir d'année en année et envoyer des messages ciblés à votre base de participants. Il est souvent plus facile de faire revenir des participants heureux que d'en trouver de nouveaux chaque année ! 

Améliorer l'expérience de vos participants

En plus de rationaliser le processus de planification de votre événement, un EMS peut également améliorer l'expérience de vos participants. De nombreuses plateformes EMS proposent des applications mobiles personnalisables qui fournissent aux participants des mises à jour en temps réel et des informations sur la course, que vous pouvez contrôler et envoyer. Le fait de disposer de toutes les informations sur votre course en un seul endroit et de recevoir des mises à jour au bon moment rendra le parcours et le jour de la course plus agréables et plus mémorables pour vos participants. En outre, vous réduirez le stress et leur permettrez de se concentrer pleinement sur leur performance et de profiter pleinement de l'expérience qui les attend. 

Dans sa forme la plus simple, un système de SME et d'inscription vous permet également d'automatiser les paiements et de proposer des méthodes de paiement modernes. Demander aux participants de transférer de l'argent dans une étape distincte du processus d'inscription est considéré comme très peu sûr et peu efficace. Les acheteurs modernes d'aujourd'hui s'attendent à payer en ligne, à utiliser des méthodes de paiement familières telles que les cartes de crédit ou Apple/Google pay, et à obtenir une confirmation instantanée de leur achat d'inscription. Avec un système EMS, tout cela est intégré et vous n'avez même pas à y penser lorsque les inscriptions affluent.

Gagner du temps sur les tâches administratives 

Un SME vous fera gagner du temps en automatisant des tâches telles que l'inscription et les paiements. Les participants peuvent facilement s'inscrire et payer leurs frais d'inscription en ligne, ce qui élimine la saisie manuelle des données et les paiements par virements bancaires compliqués ou autres. Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d'erreurs et de fraudes. Automatisez le processus grâce à un système de gestion des inscriptions (EMS) qui garantit que le paiement est collecté directement au point de vente pour chacune de vos inscriptions. 

De plus, les systèmes EMS incluent souvent des fonctionnalités intéressantes telles qu'une assistance intégrée aux participants pour vous aider à gérer les questions techniques ainsi que divers self-services pour les participants qui leur permettent d'effectuer des mises à jour et des modifications de leur inscription (transfert à des amis, correction de fautes d'orthographe, mise à jour des membres de l'équipe, etc.) sans même devoir vous déranger !  

Analyser les données et les performances de votre course 

Un autre avantage d'un SME est la collecte et l'analyse des données relatives aux participants de votre course en un seul et même endroit. De nombreux systèmes offrent des outils de rapport et d'analyse qui vous permettent de suivre les inscriptions, les ventes totales au fil du temps et les données démographiques des participants. Cela peut vous aider à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qu'il faut améliorer. Par exemple, vous pouvez examiner à quelle période la plupart des personnes se sont inscrites et d'où elles viennent afin de déterminer les efforts et les campagnes de marketing à venir. 

C'est en étant capable de lire vos données et d'en tirer des conclusions que vous réussirez à long terme, en améliorant votre course et en offrant votre expérience au fil du temps. La plupart des outils EMS vous offrent un tableau de bord pratique où vous pouvez suivre l'évolution des inscriptions sans avoir à entrer des chiffres dans une feuille Excel. 

Y a-t-il des inconvénients à utiliser un système EMS ? 

Pour être honnête, nous ne voyons pas de réels inconvénients à utiliser un système EMS. La seule chose est le coût - en tant que service fourni par une tierce partie, ils auront besoin d'une compensation pour leurs services comme toute autre entreprise. La plupart des systèmes facturent par transaction (un pourcentage de commission sur vos frais d'inscription), qui n'est généralement pas élevé (4-10%) et comprend les frais de traitement des paiements (généralement 2-3% selon la banque ou le type de carte). Souvent, il n'y a pas de frais initiaux, ce qui minimise le risque pour vous de vous lancer. Si vous pensez que c'est cher, vous pouvez toujours compenser ces frais minimes auprès de vos participants en tant que frais administratifs ou de réservation (ce qui est courant et généralement accepté dans le monde de la billetterie).  

Résumé : Pourquoi vous avez besoin d'un SMU pour votre événement

Dans l'ensemble, un système de gestion d'événements rendra votre travail d'organisateur de courses beaucoup plus facile et efficace. Il vous permettra de gagner du temps, de rationaliser les tâches et d'offrir une meilleure expérience à vos participants. Bien qu'il existe de nombreux systèmes EMS, il est essentiel de faire des recherches et de choisir une plateforme qui réponde aux besoins de votre course spécifique.

Vous avez besoin d'aide ? Nous avons ce qu'il vous faut - Consultez cet article sur les éléments à prendre en compte lors du choix d'un système de gestion des urgences. ou trouvez le fournisseur qui vous convient en parcourant nos listes et critiques :

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