Γιατί χρειάζεστε ένα σύστημα διαχείρισης εκδηλώσεων για το διοργάνωση σας;
Ως διοργανωτής του διοργάνωση , γνωρίζετε πόση δουλειά χρειάζεται για την οργάνωση και την εκτέλεση μιας επιτυχημένης εκδήλωσης. Από το σχεδιασμό της διαδρομής διοργάνωση και την επικοινωνία με τις τοπικές αρχές μέχρι το χειρισμό του μάρκετινγκ και των εγγραφών, υπάρχει πληθώρα λεπτομερειών που πρέπει να παρακολουθείτε. Ένα Σύστημα διαχείρισης εκδηλώσεων (EMS) σας βοηθά να εξορθολογήσετε αυτή τη διαδικασία, εξοικονομώντας σας χρόνο και άγχος, ενώ παράλληλα παρέχει μια καλύτερη εμπειρία για τους συμμετέχοντες.
Χρησιμοποιείτε ακόμα φόρμες της Google ή email για εγγραφές και ζητάτε από τους συμμετέχοντες να σας μεταφέρουν το κόστος εγγραφής; Ετοιμαστείτε να διευρύνετε την οπτική σας και να ανακαλύψετε μια πρωτοποριακή αλλαγή προς το καλύτερο. Σε αυτό το άρθρο, αναλύουμε τα κύρια οφέλη από τη χρήση ενός κατάλληλου συστήματος EMS για την εκδήλωσή σας.
Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης συμβάντων (ΣΔΣ);
Το EMS είναι μια πλατφόρμα λογισμικού που σας βοηθά να διαχειριστείτε όλες τις πτυχές της εκδήλωσής σας, από την αρχή έως το τέλος. Στον κλάδο μας, μπορεί επίσης να ονομάζεται εργαλείο εγγραφής, υπηρεσία εγγραφής ή σύστημα διαχείρισης διοργάνωση . Συνήθως περιλαμβάνει εργαλεία για την εγγραφή, τις ασφαλείς πληρωμές του τέλους εγγραφής σας, τη διαχείριση των λιστών εκκίνησης και την επικοινωνία με τους συμμετέχοντες. Ορισμένα συστήματα προσφέρουν επίσης εφαρμογές διοργάνωση ημέρα και ανάλυση και αναφορά μετά την εκδήλωση για να σας βοηθήσουν να καταλάβετε τι πήγε καλά και τι όχι. Ενίοτε, ακόμη και η διαχείριση της χρονομέτρησης μπορεί να αποτελεί μέρος του ΣΔΠ σας, αν και συνηθέστερα συνδέεται με το ΣΔΠ μέσω εισαγωγής/εξαγωγής ή API και χειρίζεται σε ξεχωριστό σύστημα από άλλον προμηθευτή. Μπορείτε να εμβαθύνετε στα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των ξεχωριστών έναντι των συνδυασμένων συστημάτων εγγραφής και χρονομέτρησης σε αυτό το άρθρο.
Τα οφέλη από τη χρήση ενός EMS για το διοργάνωση
Παρακολουθήστε και κρατήστε τα δεδομένα των συμμετεχόντων σας οργανωμένα
Ένα από τα σημαντικότερα οφέλη ενός ΣΠΔ είναι η δυνατότητα συγκέντρωσης όλων των πληροφοριών που σχετίζονται με το διοργάνωση. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται πλέον να ψάχνετε μέσα από σωρούς χαρτιών ή διάσπαρτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βρείτε τις λεπτομέρειες που χρειάζεστε για έναν συγκεκριμένο αθλητή ή μια εγγραφή. Ένα EMS σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες της εκδήλωσής σας από ένα ενιαίο ταμπλό, διευκολύνοντας την οργάνωση και την παρακολούθηση της λίστας των εργασιών σας.
Είναι επίσης μια βάση δεδομένων όπου μπορείτε να αποθηκεύετε με ασφάλεια τα δεδομένα των συμμετεχόντων, να επιστρέφετε σε αυτά κάθε χρόνο και να στέλνετε στοχευμένα μηνύματα στη βάση των συμμετεχόντων σας. Συχνά είναι ευκολότερο να κάνετε τους ευχαριστημένους συμμετέχοντες να επιστρέψουν παρά να βρείτε περισσότερους νέους κάθε χρόνο!
Βελτιώστε την εμπειρία για τους συμμετέχοντες
Εκτός από τον εξορθολογισμό της διαδικασίας σχεδιασμού της εκδήλωσής σας, ένα ΣΠΔ μπορεί επίσης να βελτιώσει την εμπειρία των συμμετεχόντων. Πολλές πλατφόρμες EMS προσφέρουν προσαρμόσιμες εφαρμογές για κινητά που παρέχουν στους συμμετέχοντες του διοργάνωση ενημερώσεις και πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με το διοργάνωση, τις οποίες μπορείτε να ελέγχετε και να αποστέλλετε. Έχοντας όλες τις πληροφορίες σχετικά με το διοργάνωση σας συγκεντρωμένες σε έναν χώρο και λαμβάνοντας ενημερώσεις την κατάλληλη στιγμή, θα κάνετε το ταξίδι διοργάνωση και την ημέρα διοργάνωση πιο ευχάριστη και αξέχαστη για τους συμμετέχοντες. Επιπλέον, θα μειώσετε το άγχος και θα τους αφήσετε να επικεντρωθούν πλήρως στην απόδοσή τους και απλά να αγκαλιάσουν την εμπειρία που τους περιμένει.
Στην πιο απλή του μορφή, ένα σύστημα EMS και εγγραφής σας επιτρέπει επίσης να αυτοματοποιήσετε τις πληρωμές και να προσφέρετε σύγχρονες μεθόδους πληρωμής. Το να ζητάτε από τους συμμετέχοντες να μεταφέρουν χρήματα σε ένα ξεχωριστό βήμα της διαδικασίας εγγραφής θεωρείται ιδιαίτερα ανασφαλές και μη αποτελεσματικό. Οι σημερινοί σύγχρονοι αγοραστές αναμένουν να πληρώνουν online, να χρησιμοποιούν οικείες μεθόδους πληρωμής, όπως πιστωτικές κάρτες ή Apple/Google pay, και να λαμβάνουν άμεση επιβεβαίωση της αγοράς εγγραφής τους. Με ένα σύστημα EMS, όλα αυτά είναι ενσωματωμένα και δεν χρειάζεται καν να το σκέφτεστε καθώς οι εγγραφές εισρέουν.
Εξοικονομήστε χρόνο σε διοικητικές εργασίες
Ένα EMS θα σας εξοικονομήσει χρόνο αυτοματοποιώντας εργασίες όπως η εγγραφή και οι πληρωμές. Οι συμμετέχοντες μπορούν εύκολα να εγγραφούν και να αγοράσουν τα προτιμώμενα τέλη συμμετοχής τους online, γεγονός που εξαλείφει την ανάγκη για χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων και πληρωμές μέσω περίπλοκων τραπεζικών εμβασμάτων ή άλλων παρόμοιων μέσων. Αυτό όχι μόνο σας εξοικονομεί χρόνο, αλλά μειώνει επίσης τον κίνδυνο λαθών και απάτης. Διατηρήστε αυτό το αυτοματοποιημένο με ένα ΣΠΔ για να διασφαλίσετε ότι η πληρωμή εισπράττεται απευθείας στο σημείο αγοράς για κάθε μία από τις εγγραφές σας.
Επιπλέον, τα συστήματα EMS συχνά περιλαμβάνουν ωραία χαρακτηριστικά, όπως η ενσωματωμένη υποστήριξη συμμετεχόντων που σας βοηθά να διαχειριστείτε τεχνικές ερωτήσεις, καθώς και διάφορες αυτο-υπηρεσίες για τους συμμετέχοντες που τους επιτρέπουν να κάνουν ενημερώσεις και αλλαγές στην εγγραφή τους (μεταφορά σε φίλους, διόρθωση ορθογραφικών λαθών, ενημέρωση μελών της ομάδας, κ.λπ.) χωρίς καν να χρειάζεται να σας ενοχλήσουν!
Αναλύστε τα δεδομένα και τις επιδόσεις του διοργάνωση
Ένα άλλο πλεονέκτημα ενός ΣΠΣ είναι η συλλογή και ανάλυση των δεδομένων των συμμετεχόντων από το διοργάνωση στο ίδιο μέρος. Πολλά συστήματα προσφέρουν εργαλεία αναφοράς και ανάλυσης που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τις εγγραφές, τις συνολικές πωλήσεις με την πάροδο του χρόνου και τα δημογραφικά στοιχεία των συμμετεχόντων. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε τι λειτούργησε καλά και ποιοι τομείς μπορεί να χρειάζονται βελτίωση. Για παράδειγμα, μπορείτε να εξετάσετε σε ποια χρονική περίοδο εγγράφηκαν οι περισσότεροι άνθρωποι και από πού προέρχονταν για να καθορίσετε τις μελλοντικές προσπάθειες και εκστρατείες μάρκετινγκ.
Η ικανότητα να διαβάζετε τα δεδομένα σας και να βγάζετε συμπεράσματα είναι αυτό που θα σας κάνει επιτυχημένους μακροπρόθεσμα, βελτιώνοντας το διοργάνωση και προσφέροντας εμπειρία με την πάροδο του χρόνου. Τα περισσότερα εργαλεία EMS σας παρέχουν ένα εύχρηστο ταμπλό όπου μπορείτε να παρακολουθείτε την εξέλιξη των εγγραφών χωρίς να χρειάζεται να εισάγετε αριθμούς σε ένα φύλλο excel.
Υπάρχουν μειονεκτήματα στη χρήση ενός συστήματος EMS;
Για να είμαστε ειλικρινείς, δεν μπορούμε να σκεφτούμε κανένα πραγματικό μειονέκτημα για τη χρήση ενός συστήματος EMS. Το μόνο που υπάρχει είναι το κόστος - ως υπηρεσία που παρέχεται από τρίτους, θα χρειαστούν αποζημίωση για τις υπηρεσίες τους, όπως κάθε άλλη επιχείρηση. Τα περισσότερα συστήματα χρεώνουν ανά συναλλαγή (ένα ποσοστό προμήθειας επί του τέλους εγγραφής σας), το οποίο συνήθως δεν είναι υψηλό (4-10%) και περιλαμβάνει τα τέλη επεξεργασίας πληρωμών (συνήθως 2-3% ανάλογα με την τράπεζα ή τον τύπο της κάρτας). Συχνά δεν υπάρχει προκαταβολή, γεγονός που ελαχιστοποιεί το ρίσκο για να ξεκινήσετε. Εάν θεωρείτε ότι είναι ακριβό, μπορείτε πάντα να αντισταθμίσετε το μικρό τέλος στους συμμετέχοντες ως διοικητική αμοιβή ή αμοιβή κράτησης (κάτι που είναι σύνηθες και γενικά αποδεκτό στον κόσμο των εισιτηρίων).
Περίληψη: Γιατί χρειάζεστε ένα EMS για την εκδήλωσή σας
Συνολικά, ένα σύστημα διαχείρισης εκδηλώσεων θα κάνει τη δουλειά σας ως διοργανωτής του διοργάνωση πολύ πιο εύκολη και αποτελεσματική. Θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, να εξορθολογήσετε τις εργασίες σας και να παρέχετε μια καλύτερη εμπειρία στους συμμετέχοντες. Παρόλο που υπάρχουν πολλά διαθέσιμα συστήματα ΣΔΠ, είναι σημαντικό να κάνετε την έρευνά σας και να επιλέξετε μια πλατφόρμα που ταιριάζει στις ανάγκες του συγκεκριμένου διοργάνωση σας.
Χρειάζεστε βοήθεια με αυτό; Σας καλύπτουμε - δείτε αυτό το άρθρο σχετικά με το τι πρέπει να σκεφτείτε όταν επιλέγετε ένα σύστημα EMS ή να βρείτε τον κατάλληλο πάροχο για εσάς, περιηγούμενοι στις κορυφαίες λίστες και κριτικές μας:
Φυσικά, σας προσκαλούμε να δοκιμάσετε το RaceID EMS αμέσως αν είστε περίεργοι! Είναι εύκολο να ξεκινήσετε.
