Warum brauchen Sie ein Veranstaltungsmanagementsystem für Ihr Rennen?
Als Rennveranstalter wissen Sie, wie viel Arbeit in der Organisation und Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung steckt. Von der Planung der Rennstrecke über die Kommunikation mit den örtlichen Behörden bis hin zu Marketing und Anmeldungen gibt es eine Vielzahl von Details, die es zu beachten gilt. Ein Veranstaltungsmanagement-System (EMS) hilft Ihnen bei der Rationalisierung dieses Prozesses, spart Ihnen Zeit und Stress und bietet Ihren Teilnehmern ein besseres Erlebnis.
Verwenden Sie immer noch Google-Formulare oder E-Mails für Anmeldungen und bitten Sie die Teilnehmer, Ihnen die Anmeldegebühr zu überweisen oder zu überweisen? Bereiten Sie sich darauf vor, Ihren Blickwinkel zu erweitern und eine bahnbrechende Veränderung zum Besseren zu entdecken. In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Vorteile, die sich aus der Verwendung eines geeigneten EMS-Systems für Ihre Veranstaltung ergeben.
Was ist ein Ereignisverwaltungssystem (EMS)?
Ein EMS ist eine Softwareplattform, die Ihnen hilft, alle Aspekte Ihrer Veranstaltung zu verwalten, von Anfang bis Ende. In unserer Branche wird es auch als Registrierungstool, Registrierungsdienst oder Rennmanagementsystem bezeichnet. Es umfasst in der Regel Tools für die Anmeldung, die sichere Zahlung der Anmeldegebühr, die Verwaltung der Startlisten und die Kommunikation mit den Teilnehmern. Einige Systeme bieten auch Apps für den Wettkampftag sowie Analysen und Berichte nach der Veranstaltung, damit Sie wissen, was gut gelaufen ist und was nicht. Manchmal kann sogar die Verwaltung der Zeitmessung Teil Ihres EMS sein, auch wenn sie in der Regel über Import/Export oder API mit dem EMS verbunden ist und in einem separaten System eines anderen Anbieters erfolgt. Die Vor- und Nachteile von getrennten und kombinierten Registrierungs- und Zeitmessungssystemen können Sie in diesem Artikel.
Die Vorteile des Einsatzes eines EMS für Ihr Rennen
Verfolgen und organisieren Sie Ihre Teilnehmerdaten
Einer der wichtigsten Vorteile eines EMS ist die Möglichkeit, alle Ihre wettkampfrelevanten Informationen zu zentralisieren. Das bedeutet, dass Sie sich nicht mehr durch Papierstapel oder verstreute E-Mails wühlen müssen, um die Details zu finden, die Sie für einen bestimmten Athleten oder eine bestimmte Anmeldung benötigen. Mit einem EMS können Sie über ein einziges Dashboard auf alle Ihre Veranstaltungsinformationen zugreifen und so ganz einfach den Überblick über Ihre Aufgabenliste behalten.
Es ist auch eine Datenbank, in der Sie Teilnehmerdaten sicher speichern, jedes Jahr wieder darauf zurückgreifen und gezielte Nachrichten an Ihre Teilnehmer senden können. Es ist oft einfacher, zufriedene Teilnehmer zur Rückkehr zu bewegen, als jedes Jahr neue Teilnehmer zu finden!
Verbessern Sie das Erlebnis für Ihre Teilnehmer
Ein EMS kann nicht nur Ihren Veranstaltungsplanungsprozess rationalisieren, sondern auch das Erlebnis Ihrer Teilnehmer verbessern. Viele EMS-Plattformen bieten anpassbare mobile Apps, die den Teilnehmern Echtzeit-Updates und Informationen über das Rennen liefern, die Sie steuern und versenden können. Wenn alle Informationen zu Ihrem Rennen an einem Ort gesammelt werden und Sie zur richtigen Zeit Updates erhalten, wird die Reise zum Rennen und der Renntag für Ihre Teilnehmer angenehmer und erinnerungswürdiger. Außerdem verringern Sie den Stress und ermöglichen es ihnen, sich voll und ganz auf ihre Leistung zu konzentrieren und das Erlebnis, das ihnen bevorsteht, einfach zu genießen.
In seiner einfachsten Form ermöglicht ein EMS- und Registrierungssystem auch die Automatisierung von Zahlungen und das Angebot moderner Zahlungsmethoden. Die Aufforderung an die Teilnehmer, in einem separaten Schritt des Registrierungsprozesses Geld zu überweisen, gilt als höchst unsicher und ineffizient. Die modernen Kunden von heute erwarten, dass sie online bezahlen, vertraute Zahlungsmethoden wie Kreditkarten oder Apple/Google Pay verwenden und eine sofortige Bestätigung ihres Registrierungskaufs erhalten. Bei einem EMS-System ist all dies bereits integriert, und Sie müssen nicht einmal darüber nachdenken, während die Registrierungen eintrudeln.
Sparen Sie Zeit bei Verwaltungsaufgaben
Ein EMS spart Ihnen Zeit, indem es Aufgaben wie Anmeldung und Zahlungen automatisiert. Die Teilnehmer können sich ganz einfach online anmelden und die von ihnen gewünschte Teilnahmegebühr kaufen, wodurch die manuelle Dateneingabe und die Zahlung durch komplizierte Banküberweisungen oder Ähnliches entfallen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern verringern auch das Risiko von Fehlern und Betrug. Sorgen Sie dafür, dass dies mit einem EMS automatisiert wird, um sicherzustellen, dass die Zahlung für jede einzelne Ihrer Anmeldungen direkt am Ort des Kaufs eingezogen wird.
Darüber hinaus bieten EMS-Systeme häufig nützliche Funktionen wie einen integrierten Teilnehmersupport, der Sie bei technischen Fragen unterstützt, sowie verschiedene Selbstbedienungsfunktionen für Teilnehmer, die es ihnen ermöglichen, Aktualisierungen und Änderungen an ihrer Anmeldung vorzunehmen (Übertragung auf Freunde, Korrektur von Rechtschreibfehlern, Aktualisierung von Teammitgliedern usw.), ohne dass sie sich an Sie wenden müssen!
Analysieren Sie die Daten und die Leistung Ihres Rennens
Ein weiterer Vorteil eines EMS ist das Sammeln und Analysieren von Teilnehmerdaten Ihres Rennens an ein und demselben Ort. Viele Systeme bieten Berichts- und Analysetools, mit denen Sie Anmeldungen, Gesamtumsatz im Zeitverlauf und demografische Daten der Teilnehmer verfolgen können. Auf diese Weise können Sie feststellen, was gut funktioniert hat und in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht. So können Sie beispielsweise feststellen, in welchem Zeitraum sich die meisten Teilnehmer angemeldet haben und woher sie kamen, um künftige Marketingmaßnahmen und -kampagnen zu planen.
Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Daten zu lesen und Schlussfolgerungen zu ziehen, werden Sie langfristig erfolgreich sein und Ihr Rennen und Ihr Angebot mit der Zeit verbessern. Die meisten EMS-Tools bieten Ihnen ein praktisches Dashboard, auf dem Sie die Entwicklung der Anmeldungen verfolgen können, ohne Zahlen in eine Excel-Tabelle eingeben zu müssen.
Gibt es Nachteile beim Einsatz eines UMS-Systems?
Um ehrlich zu sein, können wir uns keine wirklichen Nachteile bei der Nutzung eines UMS-Systems vorstellen. Der einzige Nachteil sind die Kosten - da es sich um eine Dienstleistung handelt, die von einem Dritten erbracht wird, muss dieser wie jedes andere Unternehmen für seine Dienste entschädigt werden. Die meisten Systeme erheben eine Gebühr pro Transaktion (einen prozentualen Anteil an Ihrer Registrierungsgebühr), die in der Regel nicht hoch ist (4-10 %) und die Gebühren für die Zahlungsabwicklung einschließt (in der Regel 2-3 % je nach Bank oder Kartentyp). Häufig fallen keine Vorabgebühren an, was das Risiko für den Einstieg minimiert. Wenn Ihnen das zu teuer ist, können Sie die geringe Gebühr jederzeit als Verwaltungs- oder Buchungsgebühr an Ihre Teilnehmer weitergeben (was in der Welt des Ticketing üblich und allgemein akzeptiert ist).
Zusammenfassung: Warum Sie ein EMS für Ihre Veranstaltung benötigen
Alles in allem wird ein Event Management System Ihre Arbeit als Rennorganisator viel einfacher und effizienter machen. Es wird Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Aufgaben zu rationalisieren und Ihren Teilnehmern ein besseres Erlebnis zu bieten. Es gibt zwar viele EMS-Systeme, aber es ist wichtig, dass Sie sich informieren und eine Plattform auswählen, die den Anforderungen Ihres speziellen Rennens entspricht.
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