Varför behöver du ett Event Management System (EMS) för ditt lopp?

Illustrativ bild av ett skrivbord vid planering av ett evenemang

Som lopparrangör vet du hur mycket arbete som krävs för att arrangera och genomföra ett lyckat evenemang. Från planering av banan och kommunikation med lokala myndigheter till hantering av marknadsföring och anmälningar finns det en mängd detaljer att hålla reda på. Ett system för evenemangshantering (EMS) hjälper dig att effektivisera denna process, vilket sparar tid och stress samtidigt som du ger en bättre upplevelse till dina deltagare.

Använder du fortfarande Google-formulär eller e-post för anmälan och ber deltagarna att överföra anmälningsavgiften till dig via banktransfer? Då är det dags att vidga perspektivet och upptäcka en banbrytande förändring till det bättre! I den här artikeln bryter vi ner de viktigaste fördelarna med att använda ett EMS-system för ditt evenemang. 

Vad är ett EMS?

En EMS är en mjukvaruplattform som hjälper dig att hantera alla aspekter av ditt evenemang, från början till slut. I vår bransch kan det också kallas anmälningssverktyg, anmälningsstjänst- eller plattform. Den innehåller vanligtvis verktyg för anmälan, säkra betalningar av din anmälningssavgift, hantering av startlistor och deltagarkommunikation. Vissa system erbjuder även appar för loppdagen och analys och rapportering efter evenemanget för att hjälpa dig att förstå vad som gick bra och vad som inte gick bra. Ibland kan till och med tidtagning vara en del av ditt EMS, även om det är vanligare att tidtagningsdelen är ansluten till EMSet via import/export eller API och hanteras i ett separat system av en annan leverantör. Du kan gräva djupare i fördelarna och nackdelarna med separata respektive kombinerade system för anmälan och tidtagning i den här artikeln.

Fördelarna med att använda ett EMS för ditt lopp

Spåra och håll all deltagardata organiserad

En av de viktigaste fördelarna med ett EMS är möjligheten att centralisera all din lopprelaterade information. Det betyder att du inte längre behöver leta i pappershögar eller spridda e-postmeddelanden för att hitta de uppgifter du behöver för en viss deltagare eller registrering. Med ett EMS kan du få tillgång till all din evenemangsinformation från en enda instrumentpanel, vilket gör det enkelt att hålla sig organiserad och ha koll på din att-göra-lista.

Det är också en databas där du kan lagra deltagaruppgifter på ett säkert sätt, återkomma till dem år efter år och skicka riktade meddelanden till dina deltagare. Det är ofta lättare att få nöjda deltagare att återvända till loppet än att hitta fler nya deltagare varje år! 

Förbättra upplevelsen för dina deltagare

Förutom att effektivisera din loppplaneringsprocess kan ett EMS också förbättra deltagarnas upplevelse. Många EMS-plattformar erbjuder anpassningsbara mobilappar som ger loppdeltagarna uppdateringar och information om tävlingen i realtid, som du kan styra och skicka ut. Att ha all information om ditt lopp samlad på ett ställe och få uppdateringar vid rätt tidpunkt gör loppresan och tävlingsdagen roligare och mer minnesvärd för dina deltagare. Dessutom kommer du att minska stressen och låta dem fokusera fullt ut på sina prestationer och njuta av sin upplevelse. 

I sin enklaste form kan ett EMS- och anmälningssystem också göra det möjligt att automatisera betalningar och erbjuda moderna betalningsmetoder. Att be deltagarna överföra pengar i ett separat steg i registreringsprocessen anses vara mycket osäkert och ineffektivt. Dagens moderna köpare förväntar sig att kunna betala online, använda välkända betalningsmetoder som kort eller Apple/Google pay och få en omedelbar bekräftelse på sitt köp och anmälan. Med ett EMS-system är allt detta inbyggt och du behöver inte ens tänka på det när registreringarna rullar in.

Spara tid på administrativa uppgifter 

Ett EMS sparar tid genom att automatisera uppgifter som anmälan och betalning. Deltagarna kan enkelt registrera sig och betala online, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning och betalningar genom komplicerade banköverföringar eller liknande. Detta sparar inte bara tid utan minskar också risken för fel och bedrägerier. Håll detta automatiserat med ett EMS för att se till att betalningen samlas in direkt vid försäljningsstället för varje enskild anmälan. 

Dessutom innehåller EMS-system ofta snygga funktioner som inbyggd deltagarsupport som hjälper dig att hantera tekniska frågor och olika självhjälps-tjänster för deltagarna som gör att de kan hantera uppdateringar och ändringar i sin anmälan själva (överföra till vänner, korrigera stavfel, uppdatera lagmedlemmar etc.) utan att behöva störa dig!  

Analysera data för ditt lopp 

En annan fördel med ett EMS system är att du kan samla in och analysera deltagardata från ditt lopp på ett och samma ställe. Många system erbjuder rapporterings- och analysverktyg som gör att du kan spåra anmälningar, total försäljning över tid och deltagarnas demografiska uppgifter. Detta kan hjälpa dig att förstå vad som fungerade bra och vilka områden som kan behöva förbättras. Du kan till exempel titta på vilken tidsperiod de flesta anmälde sig och varifrån de kom för att bestämma framtida marknadsföringsinsatser och kampanjer. 

Att kunna läsa data och dra slutsatser är det som kommer att göra dig framgångsrik på lång sikt och förbättra din lopp och din erfarenhet med tiden. De flesta EMS-verktyg ger dig en praktisk instrumentpanel där du kan följa utvecklingen av registreringar utan att behöva skriva in siffror i ett Excel-ark. 

Finns det några nackdelar med att använda ett EMS-system? 

Ärligt talat kan vi inte tänka oss några signifikanta nackdelar med att använda ett EMS-system. Det enda är kostnaden - eftersom det är en tjänst som tillhandahålls av en tredje part måste de få ersättning för sina tjänster, precis som alla företag. De flesta system tar ut en avgift per transaktion (en provision på din anmälningsavgift), som vanligtvis inte är hög (4-10 %) och inkluderar avgifter för korthantering (vanligtvis 2-3 % beroende på bank eller korttyp). Det finns ofta ingen förhandsavgift, vilket minimerar risken för dig att komma igång. Om du tycker att det är dyrt kan du alltid avlägga den lilla avgiften på dina deltagare som en administrations- eller bokningsavgift (vilket är vanligt och allmänt accepterat).  

Sammanfattning: Varför du behöver ett EMS för ditt evenemang

På det hela taget gör ett evenemangshanteringssystem ditt arbete som lopparrangör mycket enklare och effektivare. Det hjälper dig att spara tid, effektivisera uppgifter och ge deltagarna en bättre upplevelse. Även om det finns många EMS-system tillgängliga är det viktigt att göra din egen research och välja en plattform som passar behoven för just ditt lopp.

Behöver du hjälp med det? Vi har allt som behövs - Läs den här artikeln om vad du bör tänka på när du väljer ett EMS-system eller hitta rätt leverantör för dig genom att bläddra igenom våra topplistor och recensioner:

Vi uppmanar dig naturligtvis att prova RaceIDs EMS nu direkt om du är nyfiken! Det är enkelt att komma igång.