¿Por qué necesita un sistema de gestión de eventos para su carrera?

Como organizador de una carrera, sabes todo el trabajo que conlleva organizar y llevar a cabo un evento de éxito. Desde la planificación del recorrido de la carrera y la comunicación con las autoridades locales hasta la gestión del marketing y las inscripciones, hay multitud de detalles de los que ocuparse. Un Sistema de gestión de eventos (EMS) te ayuda a agilizar este proceso, ahorrándote tiempo y estrés a la vez que proporciona una mejor experiencia a tus participantes.

¿Sigues utilizando formularios de google o el correo electrónico para las inscripciones y pides a los participantes que te hagan una transferencia o ingreso bancario de la cuota de inscripción? Prepárese para ampliar su perspectiva y descubrir un cambio innovador para mejor. En este artículo, desglosamos las principales ventajas de utilizar un sistema EMS adecuado para su evento. 

¿Qué es un Sistema de Gestión de Eventos (SGA)?

Un EMS es una plataforma de software que le ayuda a gestionar todos los aspectos de su evento, de principio a fin. En nuestro sector, también puede denominarse herramienta de inscripción, servicio de inscripción o sistema de gestión de carreras. Suele incluir herramientas para la inscripción, el pago seguro de la cuota de inscripción, la gestión de las listas de salida y la comunicación con los participantes. Algunos sistemas también ofrecen aplicaciones para el día de la carrera y análisis e informes posteriores al evento para ayudarle a entender lo que ha ido bien y lo que no. A veces, incluso la gestión del cronometraje puede formar parte de su EMS, aunque lo más habitual es que se conecte al EMS mediante importación/exportación o API y que otro proveedor lo gestione en un sistema independiente. Puede profundizar en las ventajas y desventajas de los sistemas de registro y cronometraje separados frente a los combinados en este artículo.

Ventajas de utilizar un SME para su carrera

Seguimiento y organización de los datos de los participantes

Una de las ventajas más significativas de un SGA es la posibilidad de centralizar toda la información relacionada con las carreras. Esto significa que ya no tendrás que rebuscar entre montones de papeles o correos electrónicos dispersos para encontrar los detalles que necesitas sobre un determinado atleta o inscripción. Un EMS te permite acceder a toda la información de tu evento desde un único panel de control, lo que facilita la organización y el control de tu lista de tareas pendientes.

También es una base de datos en la que puede almacenar los datos de los participantes de forma segura, volver a ella año tras año y enviar mensajes específicos a su base de participantes. A menudo es más fácil conseguir que los participantes satisfechos vuelvan que encontrar más participantes nuevos cada año. 

Mejore la experiencia de sus participantes

Además de agilizar el proceso de planificación de tu evento, un EMS también puede mejorar la experiencia de tus participantes. Muchas plataformas EMS ofrecen aplicaciones móviles personalizables que proporcionan a los participantes actualizaciones en tiempo real e información sobre la carrera, que puedes controlar y enviar. Tener toda la información sobre la carrera reunida en un solo espacio y recibir actualizaciones en el momento adecuado hará que el viaje y el día de la carrera sean más agradables y memorables para los participantes. Además, reducirá el estrés y les permitirá centrarse plenamente en su rendimiento y disfrutar de la experiencia que les espera. 

En su forma más sencilla, un SGA y un sistema de inscripción también le permiten automatizar los pagos y ofrecer métodos de pago modernos. Pedir a los participantes que transfieran dinero en un paso separado del proceso de inscripción se considera muy inseguro y poco eficiente. Los compradores modernos de hoy en día esperan pagar en línea, utilizar métodos de pago conocidos, como tarjetas de crédito o Apple/Google pay, y obtener confirmación instantánea de su compra de inscripción. Con un sistema EMS, todo esto está integrado y usted ni siquiera tiene que pensar en ello a medida que se suceden los registros.

Ahorre tiempo en tareas administrativas 

Un SGA le ahorrará tiempo automatizando tareas como la inscripción y los pagos. Los participantes pueden inscribirse fácilmente y comprar su cuota de inscripción preferida en línea, lo que elimina la necesidad de introducir datos manualmente y realizar pagos a través de complicadas transferencias bancarias o similares. Esto no sólo le ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores y fraudes. Manténgalo automatizado con un EMS para garantizar que el pago se cobra directamente en el punto de venta para todas y cada una de sus inscripciones. 

Además, los sistemas EMS suelen incluir funciones muy útiles, como la asistencia integrada a los participantes, que le ayuda a gestionar las cuestiones técnicas, así como diversos autoservicios para los participantes que les permiten realizar actualizaciones y cambios en su inscripción (transferir a amigos, corregir errores ortográficos, actualizar los miembros del equipo, etc.) ¡sin ni siquiera tener que molestarle a usted!  

Analice los datos y el rendimiento de su carrera 

Otra ventaja de un SGA es la recopilación y el análisis de los datos de los participantes en la carrera en un mismo lugar. Muchos sistemas ofrecen herramientas de informes y análisis que permiten realizar un seguimiento de las inscripciones, las ventas totales a lo largo del tiempo y los datos demográficos de los participantes. Esto puede ayudarte a entender qué ha funcionado bien y qué áreas pueden necesitar mejoras. Por ejemplo, puedes ver en qué periodo de tiempo se inscribió la mayoría de la gente y de dónde procedían para determinar futuros esfuerzos y campañas de marketing. 

Ser capaz de leer tus datos y sacar conclusiones es lo que te hará tener éxito a largo plazo, mejorando tu carrera y ofreciendo experiencia a lo largo del tiempo. La mayoría de las herramientas de EMS te ofrecen un práctico cuadro de mandos en el que puedes seguir la evolución de las inscripciones sin tener que introducir números en una hoja de Excel. 

¿Hay desventajas en el uso de un sistema EMS? 

Para ser sinceros, no se nos ocurre ninguna desventaja real de utilizar un sistema EMS. Lo único es el coste: al ser un servicio prestado por terceros, necesitarán una compensación por sus servicios como cualquier otra empresa. La mayoría de los sistemas cobran por transacción (un porcentaje de comisión sobre la cuota de inscripción), que no suele ser alto (4-10%) e incluye los gastos de procesamiento del pago (normalmente 2-3% según el banco o el tipo de tarjeta). No suele haber cuota inicial, lo que minimiza el riesgo para que empieces. Si le parece caro, siempre puede compensar la pequeña comisión a sus participantes como gastos administrativos o de reserva (algo habitual y generalmente aceptado en el mundo de la venta de entradas).  

Resumen: Por qué necesita un SME para su evento

En general, un sistema de gestión de eventos hará que su trabajo como organizador de carreras sea mucho más fácil y eficiente. Te ayudará a ahorrar tiempo, agilizar tareas y ofrecer una mejor experiencia a tus participantes. Aunque hay muchos sistemas EMS disponibles, es esencial que investigues y elijas una plataforma que se adapte a las necesidades de tu carrera en concreto.

¿Necesita ayuda? Nosotros te ayudamos. consulte este artículo sobre lo que debe tener en cuenta al elegir un sistema EMS o encuentre el proveedor adecuado para usted consultando nuestras listas y reseñas:

• Opciones de EMS internacional/europeo
• Herramientas del SME en EE.UU. 
• El mejor SME para carreras internacionales

Por supuesto, te invitamos a que pruebes RaceID EMS directamente si tienes curiosidad. Es fácil empezar.