Hvor mye koster registreringstjenester for løpsarrangører?

Når du arrangerer et løp, er det viktig å tilby deltakerne en enkel og praktisk måte å melde seg på løpet på. Deltakerne forventer å fullføre kjøpet på nettet og få en umiddelbar bekreftelse på at de er med i løpet. 

For å hjelpe deg med dette finnes det en rekke registreringstjenester på markedet, som tilbyr online programvaresystemer der du kan håndtere hele registreringsprosessen, lagring av deltakerdata og administrasjon av startlister, deltakersupport og mye mer. 

Disse tjenestene har en kostnad, og i denne artikkelen forklarer vi hva de koster, og forbereder deg på hva du kan forvente når du skal kjøpe en registreringstjeneste eller et løpsadministrasjonssystem. 

Standard kostnadsstruktur for løpsledelsessystemer

Bransjestandarden for de fleste registreringstjenester er å ta betalt per transaksjon, eller per deltaker. Det er vanligvis:

• Et transaksjonsgebyr per transaksjon
• En prosentandel av transaksjonsbeløpet
• Noen ganger en engangsavgift eller en fast årlig avgift.

Transaksjonsgebyr per registrering

Denne avgiften legges vanligvis til i prisstrukturen for å dekke transaksjonskostnadene for leverandøren av tjenesten. Alle registreringstjenester bruker en betalingsleverandør som er integrert som en del av systemet for å kunne tilby deg sikre betalinger. Det finnes bare noen få leverandører av nettbetalinger på verdensbasis (for eksempel Stripe, Adyen eller de største banksystemene i hvert enkelt land), og alle disse leverandørene tar et gebyr per transaksjon samt en prosentandel av hele transaksjonsbeløpet hver gang et kjøp går gjennom systemet. Registreringstjenesten din må derfor betale dette gebyret til betalingsleverandøren, og må i det minste dekke denne kostnaden som en del av gebyret de tar fra deg. For de fleste betalingsleverandørene er disse gebyrene strukturert som et fast engangsgebyr per transaksjon samt et gebyr i prosent, og det er grunnen til at prisen for registreringstjenesten din også har denne strukturen. Transaksjonsgebyret per registrering varierer vanligvis fra 30 cent til 1 EUR/USD. 

Prosentvis avgift av transaksjonsbeløpet

Som forklart ovenfor, følger kostnadsstrukturen basissatsen for betalingsleverandørens kostnader, og den andre delen av denne er en %-avgift på hele transaksjonen. Jo dyrere påmeldingsavgiften er for ditt løp, desto mer betaler du. 

Registreringsleverandøren din betaler sannsynligvis rundt 1-4 % av hver transaksjon hver gang noen gjennomfører et kjøp via plattformen deres. Deres evne til å forhandle om kostnader og valg av betalingsleverandør er derfor viktig for tallet du ser på siste linje på fakturaen. Etter at kostnadene er trukket fra, må leverandøren av arrangementssystemet ta hensyn til alle andre kostnader og fortjeneste, og sette en endelig pris. Vanligvis ligger gebyrene for de fleste registreringstjenester på mellom 3 % på det laveste og opptil 10 % på det høyeste, avhengig av land, tilgjengelige betalingsmåter og selskapets prismodell.

Engangsavgift eller fast årlig avgift

Noen selskaper legger til en fast avgift i tilbudet. Denne kostnaden legges vanligvis til for å dekke den første introduksjonen og/eller løpende support for å hjelpe deg med å lære deg systemet. Vi har ikke sett noen selskaper som krever en høyere fast avgift enn 100-500 EUR. 

Totalpris for registreringstjenester

Hvis vi nå legger sammen de tre delene, får du en kostnad per deltaker på mellom 1 og 10 EUR, avhengig av påmeldingsavgiften.

Ta for eksempel avgiften for RaceID, og bruk den på et løp med en avgift på 30 EUR:

(0,5 EUR x 1) + (5 % x 30) = 2 EUR per deltaker 

Kompensere for avgiften for registreringsplattformen til deltakerne. 

Noen leverandører lar deg kompensere deltakerne for hele behandlingsgebyret eller kostnaden for løpsadministrasjonssystemet. Dette vises som et "behandlingsgebyr" eller "transaksjonsgebyr" som legges til totalsummen når de melder seg på løpet. På denne måten er hele løpsadministrasjonssystemet og betalingsbehandlingen gratis for deg som arrangør, men det er i stedet deltakerne som ser avgiften og betaler. 

Det er vanlig å motregne prisen på denne måten i noen land, særlig i Nord-Amerika og USA. Årsaken kan være at forbrukerne er vant til å betale ekspedisjonsgebyrer og også se en avgift på den totale kjøpesummen hver gang de kjøper noe. I de fleste europeiske land er dette imidlertid ikke vanlig. Forbrukerne er vant til å se prisen de skal betale fra begynnelsen av, og kan bli mistenksomme hvis de plutselig blir belastet en ekstra avgift på slutten. 

Alternativer til å betale for en løpsregistreringstjeneste

Hvis du har et veldig lite løp, kan du kanskje dekke påmeldingene dine via Google-skjemaer eller e-post, og ta imot betaling i kontanter ved siden av. Denne metoden kan imidlertid lett komme ut av kontroll, siden du ikke vet hvem som har betalt, og du vil slite med å sette sammen startlister, samle inn deltakeropplysninger og kanskje overse folk og gjøre feil. Det lønner seg som regel å registrere seg for et løpsadministrasjonsverktøy, siden risikoen er så lav (du betaler bare for det faktiske antallet deltakere du får, ettersom det som regel ikke er noen forhåndsbetaling). Fordelen med en manuell metode er at den er helt gratis, og at du ikke betaler et øre for registreringstjenester (bortsett fra verdien av en god del av din egen tid). 

Det andre alternativet er å bygge opp din egen registreringstjeneste på nettstedet ditt, for eksempel ved hjelp av et e-handelsverktøy som Shopify eller ved å ansette et utviklingsteam. Uansett hvilken metode du bruker for å sette opp strukturen, må du uansett betale et gebyr til betalingsleverandøren du velger, på rundt 2-4 % av hver transaksjon, så husk det. Hvis du bruker en e-handelstjeneste, vil registreringen se ut som en vanlig handlekurv, som om du skulle handle klær osv. på nettet, og det vil ikke være noen skreddersydde funksjoner for å sortere deltakere i klasser, sette startnummer, generere startlister eller koble til programvare for tidtaking. Hvis du vil ha disse funksjonene uten et løpsadministrasjonssystem, må du velge alternativ 2 og engasjere en utvikler som kan bygge et skreddersydd system for deg.

Skreddersydde systemer kan være et godt alternativ for større konkurranser som har budsjett til å ansette et team for å bygge akkurat den løsningen du ønsker. Det vil være kostbart, men du får det slik du vil ha det og helt skreddersydd til ditt varemerke. Husk å planlegge et budsjett for de kommende årene for å holde systemet oppdatert. 

Vil du ha hjelp til å budsjettere løpet og beregne påmeldingsavgiften? 

Prøv vår gratis Kalkulator for løpskostnader for å få litt hjelp på veien, og lek litt med påmeldingsavgiftene du tilbyr og effekten av prisforskjeller i påmeldingstjenesten. Husk at du bør vurdere alt som sparer deg for tid, slik at du kan bruke den på deltakerne eller på å perfeksjonere løypen (som er det viktigste aspektet ved løpet), ifølge deltakerne).