Quel est le coût des services d'inscription pour les organisateurs de courses ?

Lorsque vous organisez une course, l'une des clés de son succès est d'offrir aux participants un moyen facile et pratique de s'inscrire à votre course. Les participants s'attendent à effectuer leur achat en ligne et à recevoir une confirmation instantanée de leur participation à la course. 

Pour vous aider dans cette tâche, il existe de nombreux services d'enregistrement sur le marché, qui proposent des systèmes logiciels en ligne vous permettant de gérer l'ensemble du processus d'inscription, le stockage des données des participants et la gestion des listes de départ, l'assistance aux participants, etc. 

Ces services ont un coût, et dans cet article, nous décomposons ce coût pour vous et vous préparons à ce à quoi vous devez vous attendre lorsque vous recherchez un service d'inscription ou un système de gestion des courses. 

Structure des coûts standard pour les systèmes de gestion des courses

La norme industrielle pour la plupart des services d'enregistrement est de vous facturer par transaction, ou par participant. Il y a généralement :

• Des frais de transaction par transaction
• Un pourcentage du montant de la transaction
• Parfois, un forfait unique ou annuel.

Frais de transaction par enregistrement

Cette charge est généralement ajoutée à la structure des prix pour couvrir les coûts de transaction du fournisseur du service. Tous les services d'enregistrement font appel à un prestataire de paiement intégré au système afin de vous offrir des paiements sûrs. Il n'existe que quelques fournisseurs de paiements en ligne dans le monde (tels que Stripe, Adyen ou les principaux systèmes bancaires, locaux à chaque pays), et tous ces fournisseurs facturent des frais par transaction ainsi qu'un pourcentage du montant total de la transaction chaque fois qu'un achat passe par le système. Par conséquent, votre service d'enregistrement doit payer ces frais au prestataire de services de paiement, et doit au moins couvrir ce coût dans le cadre des frais qu'il vous facture. Pour la plupart des fournisseurs de services de paiement, ces frais sont structurés sous la forme d'une commission unique par transaction et d'une commission en pourcentage, c'est pourquoi le prix de votre service d'enregistrement est également structuré de cette manière. Les frais de transaction par enregistrement varient généralement entre 30 cents et 1 EUR / USD. 

Pourcentage de frais sur le montant de la transaction

Comme expliqué ci-dessus, la structure des coûts suit le taux de base du coût du fournisseur de paiement, et la deuxième partie de ce taux est un pourcentage sur l'ensemble de la transaction. Par conséquent, plus les frais d'inscription sont élevés pour votre course, plus vous payez. 

Votre fournisseur d'enregistrement paie probablement environ 1 à 4 % de chaque transaction chaque fois que quelqu'un effectue un achat sur sa plateforme. Sa capacité à négocier les coûts et le choix du prestataire de paiement sont donc importants pour le chiffre que vous voyez sur la dernière ligne de votre facture. Après avoir déduit les coûts, votre fournisseur de système de gestion d'événements doit ensuite prendre en compte tous ses autres coûts et les bénéfices qu'il doit réaliser, et fixer un prix final. Habituellement, la plupart des frais de service d'inscription s'échelonnent entre 3 % au minimum et 10 % au maximum, selon le pays, les méthodes de paiement disponibles et le modèle de tarification de l'entreprise en question.

Frais forfaitaires uniques ou annuels

Pour certaines entreprises, vous verrez qu'un montant forfaitaire est ajouté au devis. Ce coût est généralement ajouté pour couvrir l'intégration initiale et/ou l'assistance continue pour vous aider à apprendre le système. Nous n'avons pas vu d'entreprises facturant des frais fixes supérieurs à 100-500 EUR. 

Prix total des services d'enregistrement

Si nous regroupons maintenant les trois parties, le coût par participant est d'environ 1 à 10 euros, en fonction des frais d'inscription bien sûr.

Si l'on prend par exemple les frais de RaceID et qu'on les applique à une course dont les frais s'élèvent à 30 euros, on obtient.. :

(0.5 EUR x 1) + (5% x 30) = 2 EUR par participant 

Compenser les frais de la plateforme d'inscription pour les participants 

Certains fournisseurs vous permettent de répercuter l'intégralité des frais de traitement ou du coût du système de gestion de la course sur les participants. Cela apparaîtra comme des "frais de traitement" ou des "frais de transaction" qui seront ajoutés au total lorsqu'ils s'inscriront à la course. De cette manière, l'ensemble du système de gestion de la course et le traitement des paiements sont gratuits pour vous en tant qu'organisateur, mais ce sont vos participants qui verront les frais et paieront. 

Une telle compensation du prix est courante dans certains pays, notamment en Amérique du Nord et aux États-Unis. La raison pourrait être que les consommateurs sont habitués à payer des frais de traitement et à voir une taxe apparaître sur le total du prix d'achat chaque fois qu'ils achètent quelque chose. Cependant, dans la plupart des pays européens, ce n'est pas courant. Les consommateurs ont l'habitude de voir le prix qu'ils vont payer dès le début et peuvent se méfier s'ils doivent soudainement payer des frais supplémentaires à la fin. 

Alternatives au paiement d'un service d'inscription aux courses

Si vous organisez une très petite course, vous pouvez peut-être couvrir vos inscriptions au moyen de Google Forms ou d'un courrier électronique, et collecter les paiements en espèces en marge de la course. Cependant, cette méthode peut facilement devenir incontrôlable, car vous ne savez pas qui a payé et vous aurez du mal à établir des listes de départ, à collecter des données sur les participants et vous risquez d'oublier des personnes et de commettre des erreurs. Il vaut généralement la peine de s'inscrire à un outil de gestion des courses, car le risque est très faible (vous ne payez que pour le nombre réel de participants que vous obtenez, car la plupart du temps, il n'y a pas de paiement d'avance). L'avantage d'une méthode manuelle est qu'elle est totalement gratuite et que vous ne paierez pas un centime pour les services d'inscription (si ce n'est la valeur d'une bonne partie de votre temps). 

L'autre solution consiste à créer votre propre service d'enregistrement sur votre site web, par exemple en utilisant un outil de commerce électronique tel que Shopify ou en faisant appel à une équipe de développement. Quelle que soit la méthode utilisée pour mettre en place la structure, vous devrez de toute façon payer une redevance au prestataire de paiement de votre choix, de l'ordre de 2 à 4 % de chaque transaction, donc gardez cela à l'esprit. Si vous utilisez un service de commerce électronique, votre inscription ressemblera à un panier d'achat standard, comme si vous achetiez des vêtements, etc. en ligne, et il n'y aura pas de fonctions personnalisées vous permettant de trier les participants dans les classes, d'établir des numéros de dossard, de générer des listes de départ ou de vous connecter à un logiciel de chronométrage. Si vous souhaitez bénéficier de ces fonctionnalités sans système de gestion de course, vous devez opter pour l'option 2 et faire appel à un développeur qui pourra créer un système sur mesure pour vous.

Les systèmes personnalisés peuvent être une excellente option pour les grandes courses qui disposent du budget nécessaire pour engager une équipe chargée de construire la solution exacte que vous souhaitez. Ce sera coûteux, mais vous l'obtiendrez comme vous le souhaitez et totalement adapté à votre marque. N'oubliez pas de prévoir un budget pour les années à venir afin de maintenir votre système à jour. 

Vous voulez de l'aide pour établir le budget de votre course et calculer vos frais d'inscription ? 

Essayez notre Calculateur de frais de course pour vous aider, et jouez avec les frais d'inscription que vous proposez et les effets des différences de prix du service d'inscription. Rappelez-vous que vous devez prendre en considération tout ce qui vous permet de gagner du temps et de le consacrer à vos participants ou à la mise au point de votre parcours (qui est l'aspect le plus important de la course), selon les participants).