¿Cuánto cuestan los servicios de inscripción para los organizadores de carreras?

Cuando organizas una carrera, una parte fundamental para que funcione es ofrecer a los participantes una forma fácil y cómoda de inscribirse en ella. Los participantes esperan completar su compra en línea y obtener una confirmación instantánea de su plaza en la carrera. 

Para ayudarle en esta tarea, existen numerosos servicios de registro en el mercado, que ofrecen sistemas de software en línea para que usted gestione todo el proceso de inscripción, el almacenamiento de los datos de los participantes y la gestión de las listas de salida, la asistencia a los participantes y mucho más. 

Estos servicios tienen un coste y, en este artículo, desglosamos ese coste para usted y le preparamos para lo que debe esperar cuando busque un servicio de inscripción o un sistema de gestión de carreras. 

Estructura de costes estándar para los sistemas de gestión de carreras

La norma del sector para la mayoría de los servicios de inscripción es cobrar por transacción, o por participante. Suele ser así:

  • Una comisión por transacción
  • Un porcentaje del importe de la transacción
  • A veces, una tarifa plana única o anual

Tasa de transacción por registro

Este cargo suele añadirse a la estructura de precios para cubrir los costes de transacción del proveedor del servicio. Todos los servicios de registro utilizan un proveedor de pagos que está integrado como parte del sistema para ofrecerle pagos seguros. Sólo hay unos pocos proveedores mundiales de pagos en línea (como Stripe, Adyen o los principales sistemas bancarios, locales en cada país), y todos estos proveedores cobran una tarifa por transacción, así como un porcentaje del importe total de la transacción cada vez que una compra pasa por el sistema. Por lo tanto, su servicio de registro debe pagar esta tasa al proveedor de pagos, y debe cubrir al menos este coste como parte de la tasa que le cobran. Para la mayoría de los proveedores de pagos, estas tasas están estructuradas como una tasa única por transacción, así como una tasa porcentual, por lo que el precio de su servicio de registro también tiene esta estructura. La tasa de transacción por registro suele oscilar entre 30 céntimos y 1 EUR / USD. 

Cargo porcentual del importe de la transacción

Como ya se ha explicado, la estructura de costes sigue la tarifa base del coste del proveedor de pagos, y la segunda parte de ésta es un cargo en % sobre la totalidad de la transacción. Por lo tanto, cuanto más cara sea la cuota de inscripción de tu carrera, más pagarás. 

Su proveedor de registro probablemente paga alrededor del 1-4% de cada transacción cada vez que alguien realiza una compra a través de su plataforma. Su capacidad para negociar los costes y la selección del proveedor de pagos es, por tanto, importante para la cifra que aparece en la línea final de su factura. Una vez deducidos los costes, su proveedor de sistemas de gestión de eventos debe tener en cuenta todos los demás costes y beneficios que necesita obtener, y fijar un precio final. Por lo general, la mayoría de los servicios de inscripción tienen unas tasas que oscilan entre el 3%, en el caso más bajo, y el 10%, en el más alto, dependiendo del país, los métodos de pago disponibles y el modelo de precios de la empresa en cuestión.

Cuota única o anual

En algunas empresas, verá una tarifa plana añadida al presupuesto. Este coste suele añadirse para cubrir la incorporación inicial y/o el apoyo continuado para ayudarle a aprender el sistema. No hemos visto ninguna empresa que cobre una tarifa plana superior a 100-500 euros. 

Precio total de los servicios de registro

Si juntamos las tres partes, el coste por participante será de entre 1 y 10 euros, dependiendo de la cuota de inscripción, por supuesto.

Si tomamos como ejemplo la cuota de RaceID y la aplicamos a una carrera con una cuota de 30 EUR, nos encontramos con:

(0,5 EUR x 1) + (5% x 30) = 2 EUR por participante 

Compensación de la cuota de la plataforma de inscripción a los participantes 

Algunos proveedores te permiten compensar la totalidad de la tasa de tramitación o el coste del sistema de gestión de la carrera a los participantes. Esto se mostrará como una "Tasa de procesamiento" o "Tasa de transacción" que se añade al total cuando se inscriben en la carrera. De esta forma, todo el sistema de gestión de la carrera y el procesamiento del pago son gratuitos para ti como organizador, pero son tus participantes los que verán el cargo y pagarán. 

Compensar el precio de esta manera es habitual en algunos países, especialmente en Norteamérica y Estados Unidos. La razón podría ser que los consumidores están acostumbrados a pagar gastos de tramitación y también a ver aparecer una carga fiscal en el total del precio de compra cada vez que compran algo. Sin embargo, en la mayoría de los países europeos esto no es habitual. Los consumidores están acostumbrados a ver el precio que van a pagar desde el principio, y pueden sospechar si de repente se les cobra una tasa extra al final. 

Alternativas al pago de un servicio de inscripción en una carrera

Si tienes una carrera muy pequeña, podrías cubrir tus inscripciones a través de Google Forms o correo electrónico, y cobrar los pagos en efectivo aparte. Sin embargo, este método puede escapársele fácilmente de las manos, ya que no sabrá quién ha pagado y tendrá que esforzarse para confeccionar las listas de salida y recopilar los datos de los participantes, por lo que podría pasar por alto a gente y cometer errores. Suele merecer la pena contratar una herramienta de gestión de carreras, ya que el riesgo es muy bajo (sólo pagas por la cantidad real de participantes que consigues, ya que la mayoría de las veces no hay pago por adelantado). La ventaja de un método manual es que es totalmente gratuito y no pagarás ni un céntimo por los servicios de inscripción (aparte del valor de una buena parte de tu propio tiempo). 

La otra alternativa es crear su propio servicio de registro en su sitio web, por ejemplo utilizando una herramienta de comercio electrónico como Shopify o contratando a un equipo de desarrollo. Independientemente del método que utilice para crear la estructura, tendrá que pagar una comisión al proveedor de pagos que elija de entre el 2% y el 4% de cada transacción, así que téngalo en cuenta. Si utiliza un servicio de comercio electrónico, su registro se parecerá a un carrito de la compra estándar, como si comprara ropa, etc. en línea, y no habrá funciones personalizadas para clasificar a los participantes en las clases, establecer números de dorsal, generar listas de salida o conectar con software de cronometraje. Si quieres estas funciones sin un sistema de gestión de carreras, tienes que optar por la opción 2, y contratar a un desarrollador que pueda construir un sistema a medida para ti.

Los sistemas personalizados pueden ser una gran opción para las carreras más grandes que tienen el presupuesto para contratar a un equipo para construir la solución exacta que usted desea. Será costoso, pero lo tendrás como quieres y totalmente adaptado a tu marca. Ten en cuenta que debes planificar un presupuesto para los próximos años para mantener tu sistema actualizado. 

¿Quiere ayuda para presupuestar su carrera y calcular la cuota de inscripción? 

Pruebe nuestra Calculadora de costes de carreras para que te ayude en el camino, y juega con las cuotas de inscripción que ofreces y los efectos de las diferencias de precios del servicio de inscripción. Recuerda que debes tener en cuenta todo lo que te ahorre tiempo para poder dedicarlo a tus participantes, o a perfeccionar tu recorrido (que es el aspecto más importante de la carrera, según los participantes).