Bygg ditt eget registreringssystem kontra bruk av en plattform

Når du arrangerer et løp, er det uunngåelig at du trenger en måte for deltakerne å registrere seg og betale på. Hvis du vil ha en digital og nettbasert løsning som de fleste deltakere forventer, har du to alternativer å velge mellom: å bruke et ferdig tredjepartsverktøy eller å bygge ditt eget registreringssystem til nettstedet ditt. 

Denne artikkelen tar for seg fordeler og ulemper ved de to løsningene, og du kan bruke den til å finne ut hvilket alternativ som passer best for din organisasjon og type løp. Selv om RaceID er et av disse tredjepartsverktøyene, ønsker vi å gi deg en oversikt over begge alternativene slik at du kan finne den ideelle løsningen for deg. 

Bygg ditt eget registreringssystem

Å utvikle et påmeldingsskjema er et godt alternativ hvis du har budsjett til det og ressurser til å gjennomføre et stort utviklingsprosjekt. Dette alternativet er mest aktuelt hvis du er et veldig stort løp eller en veldig stor serie, spesielt hvis du ønsker å bygge en stor merkevare rundt løpet ditt og er nøye med merkevareimage og markedsføring (og heller ikke ønsker en white label-løsning). 

Fordeler med å bygge ditt eget registreringssystem

• Du får det akkurat slik du vil ha det. Når du bygger ditt eget system, kan du allerede fra dag én bestemme hvilke funksjoner du ønsker, hvordan skjemafeltene skal utformes og hvordan administrasjonssystemet skal se ut. Det gir deg massevis av frihet og fleksibilitet når det gjelder design og funksjonalitet (selvfølgelig i henhold til budsjettet ditt!). 
• Du kan legge den inn på nettstedet ditt. Registreringen ligger der på nettsiden din, og deltakerne slipper å klikke på en lenke og gå til en annen nettside mens de registrerer seg. 
• Du kan tilpasse det til din egen merkevare og design. Sammenlignet med bruk av tredjepartsverktøy, der du vanligvis er begrenset av hvilke farger, bilder og logotyper du kan legge til på en standard registreringsside, kan du bygge ditt eget system og designe et skjema og verktøy som passer perfekt til merkevaren din.
• Lavere løpende kostnader per deltaker. Når du utvikler selv, har du store kostnader både i forkant og til løpende utvikling og oppdateringer. Kostnaden per deltaker er imidlertid vanligvis lavere, siden den eneste ekstrakostnaden du må dekke, er prosentandelen som betalingsbehandleren du har valgt, krever.

Ulemper ved å bygge ditt eget registreringssystem

• Du må holde systemet ditt oppdatert. Dette kan koste mer enn du tror, og det kan også være vanskelig. Når man utvikler løsninger, er det lett å tenke på det som et engangsprosjekt, men systemer, spesielt de som er rettet mot kundene, må holdes oppdatert for å betjene deltakerne etter hvert som de registrerer seg. Hva gjør du hvis systemet plutselig bryter sammen? Hvor raskt kan du fikse kritiske feil? Sannsynligvis må du ha en utvikler i staben for å sikre at eventuelle problemer løses raskt, og det kan fort bli dyrt i regnskapet. 
• Det vil ta lengre tid før du kan åpne registreringen. Programvareutvikling tar tid, så vær forberedt med en fleksibel prosjektplan når du starter. Du ønsker ikke å stå igjen ved sesongstart med et halvferdig verktøy og ønske om å åpne påmeldingen.
• Skreddersydd utvikling er dyrt. Regn med et budsjett på flere 100 000 EUR. Det er ikke billig å utvikle nettverktøy og apper, særlig i dagens marked med begrenset tilgang og stor etterspørsel etter utviklere. 
• Du må inngå en avtale med en betalingsleverandør og betale for den. Når du bruker en tredjeparts registreringstjeneste, har du alt innebygd og trenger ikke å forholde deg til betalingsleverandører eller lignende. Når du bygger ditt eget system, må du finne, forhandle priser og inngå avtale med en betalingsleverandør som kan behandle kortbetalinger og andre betalingsmåter for deg. 

Tips til arrangører som bygger opp sitt eget registreringssystem

Hos RaceID har vi lært av å jobbe med utvikling på alle nivåer, og spesielt hvis du bruker en entreprenør, bør du forhandle om prosjekthonorar basert på milepæler eller fullføring av prosjektet - i stedet for tids- eller timebaserte kontrakter. Det er ikke uvanlig at utviklingsprosjekter blir forsinket. Det kan skyldes at du ombestemmer deg, at prosjektets omfang endres, at det kreves for mange iterasjonsjusteringer, eller at kompleksiteten i en funksjon rett og slett er undervurdert.

Husk også å spesifisere hvilke integrasjoner du trenger med leverandøren. Kanskje du ønsker å sende data til annonseringsplattformer eller e-postmarkedsføring markedsføringsverktøy? Sannsynligvis vil også leverandøren av tidsskjemaet trenge tilgang til registreringsdataene. Sørg derfor for å spesifisere for utviklerne hvilke typer integrasjoner de skal planlegge for.

Bruk en registreringsplattform

Den vanligste løsningen blant store og små løp i dag er å velge en tredjeparts registreringsleverandør. registreringsleverandør som tilbyr de funksjonene du er opptatt av, og deretter ikke bekymre deg for registreringsstøtte eller vedlikehold. Dette har selvfølgelig også sine ulemper, som vi skal se nærmere på nedenfor. 

Fordeler ved å bruke en tredjepartsløsning for registrering

• Du kan komme i gang og åpne registreringen med en gang. De fleste leverandører er plug-and-play. De fleste leverandører er plug-and-play. Med andre ord kan du være i gang med åpen registrering i løpet av en dag.
• Du får et moderne system som vedlikeholdes aktivt. Registreringsleverandørene er eksperter på det de driver med, og legger all sin innsats i å bygge et godt verktøy for deg og deltakerne dine. Du får automatisk oppdateringer og nye funksjoner, og du slipper å bekymre deg for å holde det oppdatert selv. Det finnes selvfølgelig et stort utvalg av systemer på markedet - pass på at du velger et som har ambisjoner om å holde teknologien i forkant og kontinuerlig oppdatert!
• Du kan få økt synlighet når du eksponeres på en annen plattform. Mange påmeldingsleverandører tilbyr også en løpskalender der deltakerne kan bla gjennom, finne og melde seg på nye løp. Det er en stor fordel og gratis markedsføring for deg å være synlig på en slik plattform. Vi anbefaler at du forsikrer deg om at verktøyet du bruker, har en løpskalender.
• Vanligvis ingen eller svært lave forhåndskostnader. Betalings betalingsstrukturen for registreringsverktøy er lik over hele verden. Du betaler per deltaker i form av en liten prosentandel som registreringsleverandøren tar som provisjon (vanligvis ca. 4 til 10 %) av registreringsavgiftene. Noen leverandører tilbyr til og med å kompensere for denne kostnaden for hver deltaker i form av et behandlingsgebyr, slik at det i praksis blir gratis for deg å bruke verktøyet. Noen leverandører tar også en liten forhåndskostnad for å dekke onboarding og personlig støtte.

Ulemper med å bruke en tredjepartsløsning for registrering

• Tilpasset merkevarebygging er ofte begrenset. Selv om du vanligvis kan legge til bilder, lenker og noen ganger logoen din, er det ofte begrenset hva du kan gjøre for å tilpasse løpesiden din.  
• Du må vanligvis bruke en standardisert registreringsside som du lenker til fra nettstedet ditt. De fleste verktøyene tilbyr ikke integrering av registreringsskjemaet på nettstedet ditt, hvis det er dette du er ute etter.
• Du må betale en avgift per deltaker for å bruke systemet. Som nevnt ovenfor betaler du vanligvis for en tredjeparts påmeldingstjeneste i form av provisjon på påmeldingsavgifter som behandles gjennom systemet. Sammenlignet med å bygge ditt eget system vil denne kostnaden per deltaker per registrering være høyere (men den inkluderer vanligvis betalingsbehandling). 

Sammendrag: Bør du bygge ditt eget registreringssystem eller bruke en registreringsplattform? 

I bunn og grunn handler det om hvilke behov og preferanser du har. Det er definitivt enklere å bruke en registreringsplattform, og sannsynligvis også billigere i det lange løp når du regner med kostnader til forbedringer og løpende vedlikehold av ditt eget system. Men hvis du ønsker å bygge en merkevare og det er viktig for deg å samle alt under samme tak, kan det være lurt å vurdere å bygge ditt eget registreringssystem. 

Det er verdt å merke seg at vi i RaceID har hatt flere kunder som har hatt sitt eget system i mange år, og som til slutt kontaktet oss for å få hjelp fordi de ikke lenger klarte å holde sitt eget system oppdatert. Så hvis du bestemmer deg for å bygge ditt eget system, må du sørge for at du har en langsiktig plan for hvordan du vil utvikle det i takt med den teknologiske utviklingen.  

Har du bestemt deg for at du trenger et tredjepartsverktøy? Sammenlign registreringstjenester på markedet.