Créer son propre système d'enregistrement ou utiliser une plateforme

Lorsque vous organisez une course, vous avez inévitablement besoin d'un moyen pour permettre aux participants de s'inscrire et de payer. Si vous souhaitez une solution numérique et en ligne à laquelle la plupart des participants s'attendent, deux options s'offrent à vous : utiliser un outil tiers prêt à l'emploi ou créer votre propre système d'inscription pour votre site web. 

Cet article aborde les avantages et les inconvénients de chaque solution, et vous pouvez l'utiliser pour déterminer l'option qui convient le mieux à votre organisation et à votre type de course. Bien que RaceID soit l'un de ces outils tiers, nous souhaitons vous donner un aperçu des deux options afin que vous puissiez trouver la solution idéale. 

Créez votre propre système d'enregistrement

La création d'un formulaire d'inscription est une option viable si vous disposez du budget nécessaire et des ressources pour mener à bien un projet de développement de grande envergure. Cette option est surtout envisageable si vous êtes une très grande course ou série, en particulier si vous souhaitez construire une grande marque autour de votre course et que vous êtes méticuleux quant à votre image de marque et votre représentation marketing (et que vous ne voulez pas non plus d'une solution en marque blanche). 

Les avantages de créer votre propre système d'enregistrement

• Vous obtenez exactement ce que vous voulez. Lorsque vous construisez votre propre système, vous pouvez décider dès le premier jour des fonctionnalités que vous souhaitez, de la conception de vos champs de formulaire et de l'aspect de votre système d'administration. Vous disposez ainsi d'une grande liberté et d'une grande souplesse en matière de conception et de fonctionnalités (en fonction de votre budget, bien entendu !). 
• Vous pouvez l'intégrer à votre site web. Votre inscription se fera directement sur votre site web, sans que les coureurs aient besoin de cliquer sur un lien et d'aller sur un autre site web pour s'inscrire. 
• Vous pouvez l'adapter à votre image de marque et à votre conception. Par rapport à l'utilisation d'outils tiers où vous êtes généralement limité aux couleurs, images et logotypes que vous pouvez ajouter à une page d'inscription standard, la création de votre propre système vous permet de concevoir un formulaire et un outil qui correspondent parfaitement à votre image de marque.
• Des coûts permanents moins élevés par participant. Lorsque vous développez vous-même votre site, vous devez assumer des coûts importants au départ, ainsi que pour le développement et les mises à jour permanentes. Cependant, le coût par participant est généralement plus faible, car le seul coût supplémentaire que vous devrez couvrir est le pourcentage que vous facture le processeur de paiement choisi.

Inconvénients Créer votre propre système d'enregistrement

• Vous devrez maintenir votre système à jour. Cela peut coûter plus cher que vous ne le pensez et peut également s'avérer difficile. Lors de l'élaboration de solutions, il est facile de penser qu'il s'agit d'un projet ponctuel. Les systèmes, en particulier ceux qui sont en contact avec la clientèle, doivent être maintenus à jour pour servir les participants au fur et à mesure de leur inscription. Que ferez-vous si le système tombe soudainement en panne ? Avec quelle rapidité pouvez-vous corriger les bogues critiques ? Vous devrez très probablement garder un développeur au sein de votre équipe pour vous assurer que tous les problèmes seront résolus rapidement, ce qui se répercute facilement sur le bilan. 
• Cela prendra plus de temps avant que vous puissiez ouvrir votre inscription. Le développement de logiciels prend du temps, alors préparez un plan de projet flexible lorsque vous commencez. Vous ne voulez pas vous retrouver au début de la saison, à vouloir ouvrir les inscriptions, avec un outil à moitié prêt.
• Le développement personnalisé est coûteux. Comptez sur un budget de plusieurs 100 000 EUR. Le développement d'outils et d'applications web n'est pas bon marché, surtout sur le marché actuel où l'offre est limitée et la demande de développeurs élevée. 
• Vous devrez vous occuper d'un contrat avec un fournisseur de paiement et payer pour cela. Lorsque vous utilisez un service d'enregistrement tiers, tout est intégré et vous n'avez pas à vous occuper des fournisseurs de services de paiement ou autres. Lorsque vous créez votre propre système, vous devez trouver, négocier les tarifs et traiter avec un fournisseur de services de paiement qui peut traiter les paiements par carte et autres méthodes de paiement pour vous. 

Conseils pour les organisateurs qui mettent en place leur propre système d'enregistrement

Chez RaceID, nous avons appris en travaillant avec tous les niveaux de développement, et surtout si vous faites appel à un entrepreneur, à négocier vos honoraires en fonction des étapes ou de l'achèvement du projet - plutôt qu'en fonction d'un contrat à l'heure ou au temps. Le plus souvent, les projets de développement sont retardés. Cela peut être dû au fait que vous changez d'avis, que vous modifiez la portée du projet, que vous devez procéder à un trop grand nombre d'itérations ou que la complexité d'une fonctionnalité a tout simplement été sous-estimée.

N'oubliez pas non plus de préciser les intégrations dont vous avez besoin avec votre prestataire. Peut-être souhaitez-vous envoyer des données à des plates-formes ou à des marketing par courriel outils ? Il est fort probable que votre prestataire de services de synchronisation ait également besoin d'accéder aux données d'inscription. Par conséquent, veillez à préciser à vos développeurs le type d'intégrations qu'ils doivent concevoir.

Utiliser une plateforme d'enregistrement

La solution la plus courante aujourd'hui pour les courses, qu'elles soient grandes ou petites, consiste à choisir un tiers fournisseur d'inscription qui offre les fonctionnalités qui vous intéressent, puis de ne pas se soucier du support ou de la maintenance de l'enregistrement. Bien entendu, cette solution présente également des inconvénients, que nous allons explorer ci-dessous. 

Les avantages de l'utilisation d'une solution tierce pour l'enregistrement

• Vous pouvez commencer et ouvrir une inscription immédiatement. La plupart des fournisseurs sont prêts à l'emploi. La plupart des fournisseurs sont prêts à l'emploi. En d'autres termes, vous pouvez être opérationnel en moins d'une journée avec un enregistrement ouvert.
• Vous disposerez d'un système moderne qui est activement entretenu. Les fournisseurs d'inscription sont des experts dans leur domaine et mettent tout en œuvre pour créer un outil de qualité pour vous et vos participants. Vous recevrez automatiquement des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités, et vous n'aurez pas à vous soucier de la mise à jour de votre système. Bien sûr, il existe une grande variété de systèmes sur le marché - assurez-vous d'en choisir un qui a l'ambition de maintenir la technologie de pointe et de la mettre à jour en permanence !
• Vous pouvez bénéficier d'une visibilité accrue en vous exposant sur une autre plateforme. De nombreux fournisseurs de services d'inscription proposent également un calendrier des courses permettant aux participants de naviguer, de trouver et de s'inscrire à de nouvelles courses. C'est un avantage supplémentaire et un moyen de marketing gratuit pour vous d'être visible sur une telle plateforme. Nous vous suggérons de vous assurer que l'outil que vous utilisez dispose d'un calendrier des courses.
• En général, le coût initial est nul ou très faible. Le site structure de paiement des outils d'inscription est similaire dans le monde entier : vous payez par participant sous la forme d'un petit pourcentage que le fournisseur d'outils d'inscription prélève sous forme de commission (généralement entre 4 et 10 %) sur vos frais d'inscription. Certains fournisseurs proposent même de compenser ce coût pour chaque participant en tant que frais de traitement, ce qui rend l'utilisation de l'outil essentiellement gratuite pour vous. Certains fournisseurs prélèvent également un petit montant initial pour couvrir les frais d'accueil et d'assistance personnelle.

Contre Utilisation d'une solution tierce pour l'enregistrement

• Le marquage personnalisé est souvent limité. Bien que vous puissiez généralement ajouter des images, des liens et parfois votre logo, la façon dont vous pouvez marquer et personnaliser votre page de course est souvent limitée.  
• Vous devez généralement utiliser une page d'inscription standardisée et créer un lien vers celle-ci depuis votre site. La plupart des outils ne proposent pas d'intégration du formulaire d'inscription sur votre site web, si c'est ce que vous recherchez.
• Vous devrez payer une redevance par participant pour utiliser le système. Comme nous l'avons mentionné plus haut, vous payez généralement un service d'inscription tiers par le biais de commissions sur les frais d'inscription à la course traités par le système. Par rapport à la création de votre propre système, ce coût par participant et par inscription sera plus élevé (mais il inclura généralement le traitement des paiements). 

Résumé : Devriez-vous créer votre propre système d'enregistrement ou utiliser une plateforme d'enregistrement ? 

En fait, tout dépend de vos besoins et de vos préférences. Il est certainement plus facile d'utiliser une plate-forme d'enregistrement, et probablement moins cher aussi à long terme si l'on tient compte des améliorations et des coûts de maintenance continue de votre propre système. Cependant, si votre désir est de construire une marque et qu'il est important pour vous de tout rassembler sous le même toit, vous pouvez envisager de construire votre propre système d'enregistrement. 

Nous devons noter que chez RaceID, nous avons eu plusieurs clients qui ont eu leur propre système pendant de nombreuses années, et qui nous ont finalement contactés pour de l'aide, parce qu'ils ne semblaient plus pouvoir maintenir leur propre système à jour. Donc, si vous décidez de construire votre propre système, assurez-vous d'avoir un plan à long terme pour savoir comment vous allez le développer au fur et à mesure des progrès technologiques.  

Vous avez décidé d'utiliser un outil tiers ? Comparez les services d'enregistrement sur le marché.