Crear su propio sistema de registro frente a utilizar una plataforma

Cuando organices una carrera, inevitablemente necesitarás alguna forma de que los participantes se inscriban y paguen. Si quieres una solución digital y en línea que la mayoría de los participantes esperan, tienes dos opciones a considerar: utilizar una herramienta preparada de terceros o crear tu propio sistema de inscripción para tu sitio web. 

Este artículo aborda los pros y los contras de cada solución, y puedes utilizarlo para determinar qué opción se adapta mejor a tu organización y tipo de carrera. Aunque RaceID es una de esas herramientas de terceros, queremos darte una visión de ambas opciones para que puedas encontrar tu solución ideal. 

Construya su propio sistema de registro

Crear un formulario de inscripción es una opción viable si tienes el presupuesto para ello y los recursos para llevar a cabo un gran proyecto de desarrollo. Por lo general, considerarías esta opción si eres una carrera o serie muy grande, especialmente si quieres construir una gran marca alrededor de tu carrera y eres meticuloso con tu imagen de marca y representación de marketing (y tampoco quieres una solución de marca blanca). 

Ventajas de crear su propio sistema de registro

• Lo tienes exactamente como lo quieres. Cuando construyes tu propio sistema, puedes decidir desde el primer día qué características quieres, cómo deben ser diseñados tus campos de formulario y cómo debe ser tu sistema de administración. Esto le da mucha libertad y flexibilidad sobre el diseño y la funcionalidad (por supuesto, de acuerdo con su presupuesto). 
• Puedes integrarlo en tu página web. Su registro estará ahí mismo en su sitio web, sin necesidad de que los corredores hagan clic en un enlace y vayan a otro sitio web mientras se registran. 
• Puede adaptarlo a su marca y diseño. En comparación con el uso de herramientas de terceros, en las que normalmente se limitan los colores, las imágenes y los logotipos que se pueden añadir a una página de registro estándar, la creación de su propio sistema le permite diseñar un formulario y una herramienta que se adapten perfectamente a su marca.
• Menores costes continuos por participante. Cuando desarrolle usted mismo, tendrá grandes costes por adelantado, así como por el desarrollo y las actualizaciones continuas. Sin embargo, el coste por participante suele ser menor, ya que el único coste adicional que tendrás que cubrir es el porcentaje que te cobre el procesador de pagos que hayas elegido.

Contras de crear su propio sistema de registro

• Tendrá que mantener su sistema actualizado. Esto puede costar más de lo que piensa y también puede ser difícil. Cuando se desarrollan soluciones, es fácil pensar que se trata de un proyecto de una sola vez, pero los sistemas, especialmente los orientados al cliente, deben mantenerse actualizados para servir a los participantes a medida que se registran. ¿Qué hará si el sistema se estropea de repente? ¿Con qué rapidez puede solucionar los fallos críticos? Lo más probable es que tenga que mantener a un desarrollador en plantilla para asegurarse de que cualquier problema pueda resolverse rápidamente, lo que fácilmente se suma en el balance. 
• Tardará más tiempo en poder abrir su registro. El desarrollo de software lleva tiempo, así que prepárate con un plan de proyecto flexible cuando empieces. No querrás quedarte parado al inicio de la temporada, queriendo abrir las inscripciones, con una herramienta a medio hacer.
• El desarrollo a medida es caro. Cuente con un presupuesto de varios 100 000 EUR. Desarrollar herramientas y aplicaciones web no es barato, especialmente en el mercado actual, con una oferta limitada y una gran demanda de desarrolladores. 
• Tendrá que gestionar un contrato con un proveedor de pagos y pagar por ello. Si utiliza un servicio de registro de terceros, lo tiene todo incorporado y no tiene que ocuparse de ningún proveedor de pagos ni nada parecido. Si construye su propio sistema, tendrá que encontrar, negociar las tarifas y tratar con un proveedor de pagos que pueda procesar los pagos con tarjeta y otros métodos de pago por usted. 

Consejos para los organizadores que están creando su propio sistema de inscripción

En RaceID, hemos aprendido de trabajar con todos los niveles de desarrollo, y especialmente si se utiliza un contratista, negociar los honorarios de su proyecto basado en los hitos o la finalización del proyecto - en lugar de un tiempo o contratos por hora. La mayoría de las veces, los proyectos de desarrollo se retrasan. Esto puede deberse a que usted cambie de opinión o de alcance del proyecto o requiera demasiados ajustes de iteración o simplemente se subestime la complejidad de una característica.

Además, no olvide especificar qué integraciones necesita con su contratista. ¿Quizás quiera enviar datos a plataformas publicitarias o marketing por correo electrónico herramientas? Lo más probable es que su proveedor de tiempo también necesite acceder a los datos de registro. Por lo tanto, asegúrese de especificar a sus desarrolladores qué tipo de integraciones deben diseñar.

Utilizar una plataforma de registro

La solución más común entre las carreras de hoy en día, ya sean grandes o pequeñas, es seleccionar un tercero proveedor de inscripciones que ofrece las características que le interesan, y luego no preocuparse por el soporte o el mantenimiento de la inscripción. Por supuesto, esto también tiene sus desventajas, que exploraremos a continuación. 

Ventajas de utilizar una solución de terceros para el registro

• Puede empezar y abrir el registro de inmediato. La mayoría de los proveedores son "plug-and-play". La mayoría de los proveedores son "plug-and-play". En otras palabras, puede empezar a trabajar con el registro abierto en un día.
• Obtendrá un sistema moderno que se mantiene activamente. Los proveedores de inscripciones son expertos en lo que hacen y ponen todo su esfuerzo en construir una gran herramienta para ti y tus participantes. Obtendrá automáticamente actualizaciones y nuevas funciones, y no tendrá que preocuparse de mantener las cosas al día usted mismo. Por supuesto, hay una gran variedad de sistemas en el mercado: ¡asegúrese de elegir uno que tenga la ambición de mantener la tecnología de vanguardia y actualizada continuamente!
• Puede obtener una mayor visibilidad al exponer en una plataforma diferente. Muchos proveedores de inscripciones también ofrecen un calendario de carreras para que los participantes naveguen, encuentren y se inscriban en nuevas carreras. Es un gran beneficio añadido y marketing gratuito para usted ser visible en una plataforma de este tipo. Te sugerimos que te asegures de que la herramienta que utilizas tiene un calendario de carreras.
• Por lo general, el coste inicial es nulo o muy bajo. La estructura de pago de las herramientas de inscripción es similar en todo el mundo, usted paga por participante en forma de un pequeño porcentaje que el proveedor de inscripciones se lleva como comisión (normalmente entre el 4 y el 10%) de sus cuotas de inscripción. Algunos proveedores incluso ofrecen compensar este coste a cada participante como tasa de tramitación, lo que básicamente hace que el uso de la herramienta sea gratuito. Algunos proveedores también cobran un pequeño coste inicial para cubrir la incorporación y el apoyo personal.

Contras con el uso de una solución de terceros para el registro

• La personalización de la marca suele ser limitada. Aunque normalmente se pueden añadir imágenes, enlaces y, a veces, el logotipo, la forma de personalizar la página de la carrera suele ser limitada.  
• Por lo general, hay que utilizar una página de registro estandarizada y enlazar con ella desde su sitio web. La mayoría de las herramientas no ofrecen la integración del formulario de registro en su sitio web, si esto es lo que está buscando.
• Tendrá que pagar una cuota por participante para utilizar el sistema. Como se ha mencionado anteriormente, la forma en que se suele pagar por un servicio de inscripción de terceros es mediante comisiones sobre las cuotas de inscripción a la carrera procesadas a través del sistema. En comparación con la creación de tu propio sistema, este coste por participante e inscripción será más elevado (pero normalmente incluirá el procesamiento del pago). 

Resumen: ¿Debe crear su propio sistema de registro o utilizar una plataforma de registro? 

Esencialmente, se reduce a sus necesidades y preferencias. Definitivamente es más fácil utilizar una plataforma de registro, y probablemente también sea más barato a largo plazo si se tienen en cuenta las mejoras y los costes de mantenimiento continuos de su propio sistema. Sin embargo, si su deseo es construir una marca y es importante para usted reunir todo bajo el mismo techo, es posible que desee considerar la construcción de su propio sistema de registro. 

Debemos señalar que en RaceID hemos tenido varios clientes que han tenido su propio sistema durante muchos años, y que al final se pusieron en contacto con nosotros para pedir ayuda, porque parecía que no podían mantener su propio sistema actualizado. Así que si decides construir tu propio sistema, asegúrate de tener un plan a largo plazo sobre cómo lo desarrollarás a medida que la tecnología avance.  

¿Ha decidido que necesita una herramienta de terceros? Compare los servicios de registro del mercado.