11 viktige spørsmål å stille når du skal velge et EMS- og registreringsverktøy

Når du går i gang med planleggingen av neste løpsutgave mot slutten av sesongen, er det et godt tidspunkt å se over alternativene. Et viktig aspekt som krever oppmerksomhet, er valget av det ideelle Event Management System (EMS) og registreringsverktøyet.

Her på RaceID (vi tilbyr deg også et alternativ i jakten på verktøy!) ønsker vi å hjelpe deg med å navigere i utvelgelsesprosessen slik at du kan finne det som passer best for ditt løp. 

Det kan være komplisert å orientere seg i landskapet av EMS- og registreringsverktøy, men frykt ikke. Vi er her for å gi deg klarhet ved å presentere et sett med viktige spørsmål du må stille når du vurderer et verktøy. Uansett om du er en erfaren arrangør eller nybegynner på området, vil disse 11 spørsmålene fungere som et kompass når du skal velge det EMS- og registreringsverktøyet som passer best for ditt løp. La oss sette i gang!

1. Hvilke funksjoner tilbyr systemet?

Sørg for at systemet har alle nødvendige funksjoner funksjoner f.eks. nettbasert påmelding med landets foretrukne betalingsmåter, riktig oppsett og de alternativene du trenger for ditt løp (f.eks. tilpassede spørsmål, innebygd forsikring, automatisk generering av startlister osv. I tillegg bør du se etter unike funksjoner som kan være til nytte for ditt arrangement og din idrett.

Et forslag er at du tenker gjennom hvilke funksjoner i det nåværende verktøyet du ikke kan leve uten, og at du lager en ønskeliste over funksjoner du ønsker at det nye verktøyet skal ha, før du tar en salgssamtale. 

2. Er systemet brukervennlig for både arrangører og deltakere?

Et brukervennlig grensesnitt er avgjørende for å effektivisere påmeldingsprosessen og den generelle håndteringen av arrangementet. Test systemet både fra ditt eget og deltakernes perspektiv for å sikre at det er brukervennlig.

En god og enkel påmeldingsprosess er avgjørende for at arrangementet skal bli vellykket - ikke bare er påmeldingen det første inntrykket du gir kundene dine, men den kan også ha stor betydning for hvor mange påmeldinger du konverterer fra interesserte besøkende på nettstedet.

Et viktig aspekt å huske på når du tester registreringsflyten, er å undersøke om systemet er mobilvennlig og responsivt. Siden mesteparten av nettsurfingen i dag foregår på telefoner og nettbrett, er det viktig at registreringsprosessen er optimalisert for dette!

3. Hvordan håndterer systemet betalingsbehandling og gebyrer?

Gjør deg kjent med mulighetene for betalingsbehandling og eventuelle tilknyttede gebyrer. Noen plattformer oppgir kortbehandlingsgebyrene separat, og du kan bli overrasket over at det plutselig kommer et tillegg på 3 % til provisjonskostnadene. 

Vurder om systemet støtter betalingsmåter som er relevante for deg, og hvordan registreringsavgiften overføres til kontoen din. Sørg også for at disse prosessene er sikre, og at dataene håndteres på riktig måte i alle ledd. 

4. Hvilke muligheter for kundestøtte og opplæring tilbys? For både deg og deltakerne dine

Sjekk selv tilgjengeligheten av kundestøtte, inkludert svartider og supportkanaler (e-post, telefon, chat). Spør også om opplæringsressurser for å sikre at teamet ditt kan bruke systemet effektivt fra starten av. 

Sørg også for at plattformen har et teknisk supportteam for deltakerne. Dette kan spare deg for mye tid, slik at du slipper å bruke dager og netter på å håndtere supporthenvendelser om registreringsproblemer!

5. Tilbyr plattformen noen markedsførings- og vekstmuligheter for rasen din? 

Mange påmeldingsplattformer har en stor base av løpere i nettverket sitt og tilbyr en løpskalender som utøverne kan bla gjennom for å finne nye løp. Spør om dette, og vurder hvor mye eksponering du kan få og hvor stort publikum som er tilgjengelig. Sjekk også om de tilbyr ytterligere markedsføring markedsføringstjenester som kan være nyttige hvis du ønsker å øke antall deltakere.

6. Hvordan håndterer systemet deltakernes data og personvern?

Forstå systemets datasikkerhetstiltak og overholdelse av personvernregler. Sørg for at deltakerinformasjonen håndteres på en sikker måte og at systemet overholder relevante standarder for personvern i ditt land og globalt. 

7. Hvilke rapporterings- og analyseverktøy tilbys?

Vurder systemets rapporteringsfunksjoner for å spore deltakerdata, økonomisk informasjon og andre relevante beregninger. Robuste rapporteringsverktøy kan hjelpe deg med å vurdere hvor vellykket arrangementet har vært og ta informerte beslutninger for fremtidige løp.

8. Hva er den totale kostnaden ved å bruke systemet?

Ta hensyn til pris prisstruktur, inkludert eventuelle forhåndskostnader, abonnementsavgifter eller transaksjonsgebyrer. Vær oppmerksom på eventuelle skjulte kostnader, og sørg for at systemet passer innenfor budsjettet ditt!

Her kan du laste ned et laste ned et praktisk budsjettverktøy for å regne ut alle kostnadene forbundet med løpet ditt, og prøve deg frem med ulike priser på påmeldingsverktøyet.

9. Hvilke integreringsalternativer er tilgjengelige?

Sjekk om systemet kan integreres med andre verktøy eller plattformer, for eksempel programvare for e-postmarkedsføring, CRM-systemer eller sosiale medier. Integrasjonsmulighetene kan forbedre den samlede arrangementsprosessen og spare deg for tid og krefter.

10. Tilbyr systemet en mobilapp for deltakerne?

En dedikert mobilapp kan gi deltakerne en bedre opplevelse ved å gi enkel tilgang til arrangementsdetaljer, sanntidsoppdateringer og interaktive funksjoner. Sjekk om systemet tilbyr slike funksjoner.

11. Hvordan håndterer systemet refusjoner og avbestillinger?

Forstå systemets retningslinjer og prosedyrer for behandling av deltakerrefusjoner og håndtering av avlysninger av arrangementer. Klare retningslinjer for dette kan bidra til å håndtere forventninger og potensielle problemer.

Husk å innlemme plattformens retningslinjer i dine egne vilkår og betingelser hvis det er nødvendig. 

Vi håper disse spørsmålene hjelper deg med å velge riktig verktøy for deg! Hvis du trenger mer veiledning, kan du også ta en titt på denne artikkelen som tar for seg kostnadene ved registreringsplattformer..

Du er selvfølgelig alltid velkommen til å opprette en gratis testkonto og se om RaceID er det rette verktøyet for deg!