11 Βασικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε όταν επιλέγετε ένα εργαλείο EMS & Registration Tool
Καθώς βυθίζεστε στο σχεδιασμό της επόμενης έκδοσης του διοργάνωση προς το τέλος της σεζόν, είναι μια καλή στιγμή να επανεξετάσετε τις επιλογές σας. Μια κρίσιμη πτυχή που απαιτεί την προσοχή σας είναι η επιλογή του ιδανικού συστήματος διαχείρισης εκδηλώσεων (EMS) και του εργαλείου εγγραφής.
Εδώ στο RaceID (σας προσφέρουμε επίσης μια εναλλακτική λύση στο κυνήγι των εργαλείων σας!), θέλουμε να σας βοηθήσουμε να περιηγηθείτε στη διαδικασία επιλογής, ώστε να βρείτε το καλύτερο για το διοργάνωση.
Η περιήγηση στο τοπίο των εργαλείων EMS και καταχώρισης μπορεί να είναι περίπλοκη, αλλά μη φοβάστε. Είμαστε εδώ για να σας δώσουμε σαφήνεια, παρουσιάζοντάς σας μια σειρά από βασικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε όταν αξιολογείτε οποιοδήποτε εργαλείο. Είτε είστε έμπειρος επαγγελματίας εκδηλώσεων είτε αρχάριος στον τομέα, αυτές οι 11 ερωτήσεις θα χρησιμεύσουν ως πυξίδα για την επιλογή του εργαλείου EMS και εγγραφής που είναι το κατάλληλο για το δικό σας διοργάνωση. Ας ξεκινήσουμε!
1. Ποιες δυνατότητες προσφέρει το σύστημα;
Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα διαθέτει όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά όπως ηλεκτρονική εγγραφή με τις προτιμώμενες μεθόδους πληρωμής της χώρας σας, τη σωστή ρύθμιση και τις επιλογές που χρειάζεστε για το διοργάνωση σας (όπως προσαρμοσμένες ερωτήσεις, ενσωματωμένη ασφάλιση, αυτόματη δημιουργία λίστας εκκίνησης κ.λπ.), εργαλεία αναφοράς διοργάνωση . Επιπλέον, ελέγξτε για τυχόν μοναδικά χαρακτηριστικά που μπορεί να ωφελήσουν τη συγκεκριμένη διοργάνωση και το άθλημά σας.
Μια πρόταση θα ήταν να σκεφτείτε ποιες λειτουργίες που προσφέρει το σημερινό σας εργαλείο και δεν μπορείτε να ζήσετε χωρίς αυτές, και να φτιάξετε επίσης μια λίστα επιθυμιών με τις λειτουργίες που θα θέλατε να προσφέρει το νέο σας εργαλείο, προτού ξεκινήσετε μια κλήση πωλήσεων.
2. Είναι το σύστημα φιλικό προς το χρήστη τόσο για τους διοργανωτές όσο και για τους συμμετέχοντες;
Μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή είναι απαραίτητη για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας εγγραφής και της συνολικής διαχείρισης της εκδήλωσης. Δοκιμάστε το σύστημα τόσο από τη δική σας οπτική γωνία όσο και από την οπτική γωνία των συμμετεχόντων για να διασφαλίσετε την ευκολία χρήσης.
Μια καλή και εύκολη διαδικασία εγγραφής είναι το κλειδί για την επιτυχία της εκδήλωσής σας - η εγγραφή δεν είναι μόνο η πρώτη εντύπωση που δίνετε στους πελάτες σας, αλλά μπορεί επίσης να παίξει μεγάλο ρόλο στο πόσες εγγραφές θα μετατρέψετε από τους ενδιαφερόμενους επισκέπτες του ιστότοπου.
Μια βασική πτυχή που πρέπει να έχετε κατά νου όταν δοκιμάζετε τη ροή εγγραφής, είναι να εξετάσετε αν το σύστημα είναι φιλικό προς τα κινητά και ανταποκρίνεται. Δεδομένου ότι η πλειονότητα της περιήγησης στο διαδίκτυο σήμερα γίνεται από τηλέφωνα και tablet, θα πρέπει η διαδικασία εγγραφής σας να είναι βελτιστοποιημένη για αυτό!
3. Πώς χειρίζεται το σύστημα την επεξεργασία πληρωμών και τα τέλη;
Κατανοήστε τις δυνατότητες επεξεργασίας πληρωμών και τις τυχόν σχετικές χρεώσεις. Ορισμένες πλατφόρμες παραθέτουν τα τέλη επεξεργασίας καρτών ξεχωριστά και μπορεί να εκπλαγείτε από το γεγονός ότι ξαφνικά προστίθεται ένα επιπλέον 3% στο κόστος προμήθειας.
Εξετάστε αν το σύστημα υποστηρίζει μεθόδους πληρωμής που είναι σημαντικές για εσάς και πώς μεταφέρονται τα χρήματα του τέλους εγγραφής στο λογαριασμό σας. Βεβαιωθείτε επίσης ότι αυτές οι διαδικασίες είναι ασφαλείς και ότι τα δεδομένα χειρίζονται σωστά σε όλα τα στάδια.
4. Ποιες επιλογές υποστήριξης πελατών και κατάρτισης παρέχονται; Τόσο για εσάς όσο και για τους συμμετέχοντες
Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα της υποστήριξης πελατών για τον εαυτό σας, συμπεριλαμβανομένων των χρόνων απόκρισης και των καναλιών υποστήριξης (email, τηλέφωνο, chat). Επιπλέον, ενημερωθείτε για τους πόρους κατάρτισης, ώστε να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας μπορεί να χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά το σύστημα από την αρχή.
Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η πλατφόρμα διαθέτει ομάδα τεχνικής υποστήριξης για τους συμμετέχοντες. Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο, ώστε να μην περνάτε τις μέρες και τις νύχτες σας χειριζόμενοι εισιτήρια υποστήριξης για προβλήματα εγγραφής!
5. Προσφέρει η πλατφόρμα οποιεσδήποτε ευκαιρίες μάρκετινγκ και ανάπτυξης για το διοργάνωση σας;
Πολλές πλατφόρμες εγγραφής έχουν μια μεγάλη βάση δρομέων στο δίκτυό τους και προσφέρουν ένα ημερολόγιο διοργάνωση για να περιηγηθούν οι αθλητές και να βρουν νέους αγώνες. Ρωτήστε σχετικά και αξιολογήστε πόση προβολή μπορείτε να έχετε και πόσο μεγάλο κοινό είναι διαθέσιμο. Επίσης, δείτε αν προσφέρουν κάποια πρόσθετη μάρκετινγκ υπηρεσίες που μπορεί να είναι χρήσιμες αν θέλετε να αυξήσετε τον αριθμό των συμμετεχόντων σας.
6. Πώς χειρίζεται το σύστημα τα δεδομένα των συμμετεχόντων και το απόρρητο;
Κατανόηση των μέτρων ασφαλείας δεδομένων του συστήματος και συμμόρφωση με τους κανονισμούς περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Βεβαιωθείτε ότι η διαχείριση των πληροφοριών των συμμετεχόντων γίνεται με ασφάλεια και ότι το σύστημα τηρεί τα σχετικά πρότυπα προστασίας δεδομένων στη χώρα σας και παγκοσμίως.
7. Ποια εργαλεία αναφοράς και ανάλυσης παρέχονται;
Αξιολογήστε τις δυνατότητες υποβολής εκθέσεων του συστήματος για την παρακολούθηση των δεδομένων των συμμετεχόντων, των οικονομικών πληροφοριών και άλλων σχετικών μετρήσεων. Τα ισχυρά εργαλεία αναφοράς μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε την επιτυχία της εκδήλωσής σας και να λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις για μελλοντικούς αγώνες.
8. Ποιο είναι το συνολικό κόστος χρήσης του συστήματος;
Σκεφτείτε το τιμολόγηση τη δομή, συμπεριλαμβανομένων τυχόν προκαταβολικών εξόδων, τελών συνδρομής ή τελών συναλλαγής. Λάβετε υπόψη σας τυχόν κρυφές δαπάνες και βεβαιωθείτε ότι το σύστημα ταιριάζει στον προϋπολογισμό σας!
Εδώ μπορείτε να κατεβάσετε ένα εύχρηστο εργαλείο προϋπολογισμού για να υπολογίσετε όλα τα έξοδα που σχετίζονται με το διοργάνωση, και να παίξετε με διαφορετικές τιμές εργαλείων εγγραφής.
9. Ποιες επιλογές ενσωμάτωσης είναι διαθέσιμες;
Ελέγξτε αν το σύστημα μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα εργαλεία ή πλατφόρμες, όπως λογισμικό μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συστήματα CRM ή μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Οι δυνατότητες ενσωμάτωσης μπορούν να βελτιώσουν τη συνολική διαδικασία διαχείρισης εκδηλώσεων και να σας εξοικονομήσουν χρόνο και προσπάθεια.
10. Προσφέρει το σύστημα εφαρμογή για κινητά τηλέφωνα για τους συμμετέχοντες;
Ένα αφιερωμένο εφαρμογή για κινητά για τους συμμετέχοντες μπορεί να βελτιώσει την εμπειρία τους, παρέχοντας εύκολη πρόσβαση σε λεπτομέρειες της εκδήλωσης, ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο και διαδραστικές λειτουργίες. Ελέγξτε αν το σύστημα προσφέρει τέτοια λειτουργικότητα.
11. Πώς χειρίζεται το σύστημα τις επιστροφές χρημάτων και τις ακυρώσεις;
Κατανοήστε τις πολιτικές και τις διαδικασίες του συστήματος για την επεξεργασία των επιστροφών των συμμετεχόντων και τη διαχείριση των ακυρώσεων εκδηλώσεων. Οι σαφείς κατευθυντήριες γραμμές στο θέμα αυτό μπορούν να βοηθήσουν στη διαχείριση των προσδοκιών και των πιθανών ζητημάτων.
Θυμηθείτε να ενσωματώσετε την πολιτική της πλατφόρμας στους δικούς σας όρους και προϋποθέσεις, εάν είναι απαραίτητο.
Ελπίζουμε αυτές οι ερωτήσεις να σας βοηθήσουν να επιλέξετε το κατάλληλο εργαλείο για εσάς! Αν χρειάζεστε περισσότερη καθοδήγηση, μπορείτε επίσης να δείτε αυτό το άρθρο που εξετάζει σε βάθος το κόστος των πλατφορμών καταχώρισης.
Φυσικά, είστε πάντα ευπρόσδεκτοι να να δημιουργήσετε έναν δωρεάν δοκιμαστικό λογαριασμό και να δείτε αν το RaceID είναι το κατάλληλο εργαλείο για εσάς!
