11 wichtige Fragen bei der Auswahl eines EMS- und Registrierungssystems

Wenn Sie gegen Ende der Saison in die Planung Ihrer nächsten Veranstaltung eintauchen, ist es an der Zeit, Ihre Optionen zu überprüfen. Ein entscheidender Aspekt, der Ihre Aufmerksamkeit erfordert, ist die Auswahl des idealen Event Management Systems (EMS) und Registrierungs-Tools.

Hier bei RaceID (wir bieten Ihnen auch eine Alternative bei der Suche nach Werkzeugen!) möchten wir Ihnen bei der Auswahl helfen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Rennen finden können. 

Sich in der Landschaft der UMS- und Registrierungsinstrumente zurechtzufinden, kann kompliziert sein, aber keine Angst. Wir möchten Ihnen Klarheit verschaffen, indem wir Ihnen eine Reihe wesentlicher Fragen stellen, die Sie sich bei der Bewertung eines Tools stellen müssen. Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Veranstaltungsprofi oder ein Neuling auf diesem Gebiet sind, diese 11 Fragen werden Ihnen als Kompass bei der Auswahl des richtigen EMS- und Registrierungs-Tools für Ihr Rennen dienen. Legen wir los!

1. Welche Funktionen bietet das System?

Sicherstellen, dass das System über alle wesentlichen Funktionen wie z. B. Online-Anmeldung mit den von Ihrem Land bevorzugten Zahlungsmethoden, die richtige Einrichtung und die Optionen, die Sie für Ihr Rennen benötigen (z. B. benutzerdefinierte Fragen, integrierte Versicherung, automatische Erstellung von Startlisten usw.), Tools für die Rennberichterstattung. Prüfen Sie außerdem, ob es einzigartige Funktionen gibt, die für Ihre spezielle Veranstaltung und Sportart von Nutzen sein könnten.

Ein Vorschlag wäre, dass Sie darüber nachdenken, welche Funktionen Ihr derzeitiges Tool bietet, auf die Sie nicht verzichten können, und dass Sie eine Wunschliste der Funktionen erstellen, die Ihr neues Tool bieten soll, bevor Sie ein Verkaufsgespräch führen. 

2. Ist das System sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer benutzerfreundlich?

Eine benutzerfreundliche Schnittstelle ist wichtig, um den Anmeldeprozess und das gesamte Veranstaltungsmanagement zu optimieren. Testen Sie das System sowohl aus Ihrer eigenen Perspektive als auch aus der Perspektive der Teilnehmer, um die Benutzerfreundlichkeit sicherzustellen.

Ein gutes und einfaches Anmeldeverfahren ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Veranstaltung - die Anmeldung ist nicht nur der erste Eindruck, den Sie Ihren Kunden vermitteln, sondern sie kann auch eine große Rolle dabei spielen, wie viele Anmeldungen Sie von interessierten Website-Besuchern umwandeln.

Ein wichtiger Aspekt, den Sie beim Testen des Registrierungsablaufs im Auge behalten sollten, ist die Prüfung, ob das System mobilfreundlich und responsiv ist. Da die Mehrheit der Internetnutzer heutzutage auf Handys und Tablets surft, muss Ihr Registrierungsprozess dafür optimiert sein!

3. Wie handhabt das System die Zahlungsabwicklung und die Gebühren?

Informieren Sie sich über die Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung und die damit verbundenen Gebühren. Einige Plattformen führen die Gebühren für die Kartenverarbeitung separat auf, und Sie könnten überrascht sein, dass plötzlich zusätzliche 3 % zu den Provisionskosten hinzukommen. 

Überlegen Sie, ob das System Zahlungsmethoden unterstützt, die für Sie wichtig sind, und wie die Anmeldegebühren auf Ihr Konto überwiesen werden. Vergewissern Sie sich auch, dass diese Verfahren sicher sind und dass die Daten in allen Phasen ordnungsgemäß verarbeitet werden. 

4. Welche Kundenbetreuung und Schulungsmöglichkeiten werden angeboten? Sowohl für Sie als auch für Ihre Teilnehmer

Erkundigen Sie sich nach der Verfügbarkeit des Kundensupports, einschließlich der Reaktionszeiten und der Supportkanäle (E-Mail, Telefon, Chat). Erkundigen Sie sich außerdem nach Schulungsressourcen, um sicherzustellen, dass Ihr Team das System von Anfang an effektiv nutzen kann. 

Vergewissern Sie sich auch, dass die Plattform über ein technisches Supportteam für die Teilnehmer verfügt. Das kann Ihnen viel Zeit ersparen, so dass Sie nicht Tage und Nächte mit der Bearbeitung von Support-Tickets bei Registrierungsproblemen verbringen müssen!

5. Bietet die Plattform Marketing- und Wachstumsmöglichkeiten für Ihr Rennen? 

Viele Registrierungsplattformen verfügen über eine große Anzahl von Rennfahrern in ihrem Netzwerk und bieten einen Rennkalender an, in dem die Sportler nach neuen Rennen suchen können. Fragen Sie danach und bewerten Sie, wie viel Aufmerksamkeit Sie bekommen können und wie groß das Publikum ist. Erkundigen Sie sich auch, ob sie zusätzliche Marketing die nützlich sein können, wenn Sie die Zahl Ihrer Teilnehmer erhöhen wollen.

6. Wie geht das System mit den Daten der Teilnehmer und dem Datenschutz um?

Verstehen Sie die Datensicherheitsmaßnahmen des Systems und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Stellen Sie sicher, dass die Informationen der Teilnehmer sicher gehandhabt werden und dass das System die relevanten Datenschutzstandards in Ihrem Land und weltweit einhält. 

7. Welche Berichts- und Analysetools werden angeboten?

Bewerten Sie die Berichtsfunktionen des Systems, um Teilnehmerdaten, finanzielle Informationen und andere relevante Kennzahlen zu verfolgen. Zuverlässige Berichtstools helfen Ihnen, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu bewerten und fundierte Entscheidungen für künftige Veranstaltungen zu treffen.

8. Wie hoch sind die Gesamtkosten für die Nutzung des Systems?

Berücksichtigen Sie die Preisgestaltung die Preisstruktur, einschließlich etwaiger Vorabkosten, Abonnementgebühren oder Transaktionsgebühren. Achten Sie auf eventuelle versteckte Kosten und stellen Sie sicher, dass das System in Ihr Budget passt!

Hier können Sie ein praktisches Budget-Tool herunterladen herunterladen, mit dem Sie alle mit Ihrem Rennen verbundenen Kosten ermitteln und mit verschiedenen Preisen für das Anmeldetool spielen können.

9. Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es?

Prüfen Sie, ob das System mit anderen Tools oder Plattformen wie E-Mail-Marketing-Software, CRM-Systemen oder sozialen Medien integriert werden kann. Integrationsfunktionen können Ihren gesamten Eventmanagementprozess verbessern und Ihnen Zeit und Mühe ersparen.

10. Bietet das System eine mobile App für Teilnehmer an?

Eine spezielle mobile App für die Teilnehmer kann ihr Erlebnis verbessern, indem sie einfachen Zugang zu Veranstaltungsdetails, Echtzeit-Updates und interaktiven Funktionen bietet. Prüfen Sie, ob das System solche Funktionen bietet.

11. Wie behandelt das System Erstattungen und Stornierungen?

Machen Sie sich mit den Richtlinien und Verfahren des Systems für die Bearbeitung von Teilnehmerrückerstattungen und die Stornierung von Veranstaltungen vertraut. Klare Richtlinien in dieser Hinsicht können helfen, Erwartungen und mögliche Probleme zu bewältigen.

Denken Sie daran, die Richtlinien der Plattform gegebenenfalls in Ihre eigenen Geschäftsbedingungen zu integrieren. 

Wir hoffen, dass diese Fragen Ihnen helfen, das richtige Werkzeug für Sie auszuwählen! Wenn Sie weitere Informationen benötigen, können Sie sich auch diesen Artikel lesen, der sich eingehend mit den Kosten von Registrierungsplattformen befasst.

Natürlich sind Sie jederzeit willkommen ein kostenloses Testkonto erstellen und sehen, ob RaceID das richtige Tool für Sie ist!