11 viktiga frågor att ställa när du väljer anmälningsstjänst
När du börjar planera för nästa lopp är det ett bra tillfälle att se över dina alternativ. En viktig aspekt som kräver din uppmärksamhet är valet av det perfekta anmälningsverktyget.
Här på RaceID (vi erbjuder dig också ett alternativ i din jakt på verktyg!) vill vi hjälpa dig att navigera i urvalsprocessen så att du kan hitta det som passar bäst för ditt lopp.
Det kan vara komplicerat att orientera sig bland alla EMS- och anmälningssverktyg. Vi är här för att skapa klarhet genom att presentera en uppsättning viktiga frågor som du bör ställa när du utvärderar ett verktyg. Oavsett om du är en erfaren evenemangsexpert eller en nybörjare på området kommer dessa 11 frågor att fungera som din kompass när du väljer det EMS- och registreringsverktyg som passar bäst för ditt lopp.
1. Vilka funktioner erbjuder systemet?
Säkerställ att systemet har alla nödvändiga funktioner såsom online-registrering med dina föredragna betalningsmetoder, rätt inställningar och alternativ som du behöver för ditt lopp (såsom anpassade frågor, inbyggd försäkring, automatisk generering av startlistor etc), verktyg för tävlingsrapportering. Kontrollera också om det finns några unika funktioner som kan vara till nytta för just ditt evenemang och din sport.
Ett förslag är att du funderar över vilka funktioner i ditt nuvarande verktyg som du inte kan leva utan, och även gör en önskelista över funktioner som du vill att ditt nya verktyg ska erbjuda innan du pratar med olika företag.
2. Är systemet användarvänligt för både arrangörer och deltagare?
Ett användarvänligt gränssnitt är avgörande för att effektivisera registreringsprocessen och den övergripande hanteringen av evenemanget. Testa systemet från både ditt eget perspektiv och deltagarnas perspektiv för att säkerställa att det är lätt att använda.
En bra och enkel registreringsprocess är avgörande för att ditt evenemang ska lyckas - registreringen är inte bara det första intrycket du ger dina kunder, utan spelar även en stor roll för hur många anmälningar du konverterar från intresserade besökare på hemsidan.
En viktig aspekt att tänka på när du testar registreringsflödet är att undersöka om systemet är mobilvänligt och responsivt. Eftersom majoriteten av webbsurfandet idag sker på telefoner och surfplattor måste din registreringsprocess vara optimerad för detta!
3. Hur hanterar systemet betalningar och avgifter?
Förstå betalningshanteringsfunktionerna och eventuella tillhörande avgifter med detta. Vissa plattformar listar korthanteringsavgifter separat, och du kan bli förvånad över att plötsligt ytterligare 3% läggs till på provisionskostnaderna.
Tänk på om systemet stöder betalningsmetoder som är relevanta för dig och hur intäkter överförs till ditt konto. Se också till att dessa processer är säkra och att uppgifterna hanteras korrekt i alla led.
4. Vilken kundsupport och vilka utbildningsalternativ erbjuds? För både dig och dina deltagare
Kontrollera tillgängligheten för kundsupport, inklusive svarstider och supportkanaler (e-post, telefon, chatt). Fråga också om utbildningsresurser för att säkerställa att ditt team kan använda systemet effektivt från början.
Se också till att plattformen har ett tekniskt supportteam för deltagare. Det kan spara dig massor av tid, så att du inte behöver ägna dagarna och nätterna åt att hantera supportärenden som rör registreringsproblem!
5. Erbjuder plattformen några marknadsförings- och tillväxtmöjligheter för ditt lopp?
Många registreringsplattformar har en stor bas av tävlande i sitt nätverk och erbjuder en loppkalender för idrottare att bläddra i och hitta nya lopp. Fråga om detta och utvärdera hur mycket exponering du kan få och hur stor publik som finns tillgänglig. Se också om de erbjuder någon ytterligare marknadsföring som kan vara användbart om du vill öka antalet deltagare.
6. Hur hanterar systemet deltagarnas data och integritet?
Förstå systemets åtgärder för datasäkerhet och efterlevnad av sekretessbestämmelser. Se till att deltagarnas uppgifter hanteras på ett säkert sätt och att systemet följer relevanta dataskyddsstandarder i ditt land och globalt.
7. Vilka rapporterings- och analysverktyg tillhandahålls?
Utvärdera systemets rapporteringsfunktioner för att spåra deltagardata, finansiell information och andra relevanta mätvärden. Robusta rapporteringsverktyg kan hjälpa dig att bedöma evenemangets framgång och fatta välgrundade beslut inför framtida tävlingar.
8. Vad är den totala kostnaden för att använda systemet?
Utvärdera prissättning, inklusive eventuella initiala kostnader, prenumerationsavgifter eller transaktionsavgifter. Var uppmärksam på eventuella dolda kostnader och se till att systemet passar din budget!
Här kan duladda ner ett praktiskt budgetverktyg för att räkna ut alla kostnader i samband med ditt lopp och testa olika priser för registreringsverktyget.
9. Vilka integrationsalternativ finns tillgängliga?
Kontrollera om systemet kan integreras med andra verktyg eller plattformar, t.ex. programvara för e-postmarknadsföring, CRM-system eller sociala medier. Integrationsfunktioner kan förbättra den övergripande processen för evenemangshantering och spara tid och arbete.
10. Erbjuder systemet en mobilapp för deltagarna?
En dedikerad mobilapp för deltagare kan förbättra deras upplevelse genom att ge enkel tillgång till information om evenemanget, realtidsuppdateringar och interaktiva funktioner. Kontrollera om systemet erbjuder sådana funktioner.
11. Hur hanterar systemet återbetalningar och avbokningar?
Förstå systemets policyer och rutiner för återbetalning av deltagaravgifter och hantering av inställda evenemang. Tydliga riktlinjer i detta avseende kan hjälpa till att hantera förväntningar och potentiella problem.
Kom ihåg att vid behov lägga till plattformens policy i era egna villkor.
Vi hoppas att dessa frågor hjälper dig att välja rätt verktyg! Om du behöver mer vägledning kan du också kolla in denna artikel som djupdyker i kostnaden för registreringsplattformar.
Naturligtvis är du alltid välkommen att skapa ett kostnadsfritt testkonto och se om RaceID är rätt anmälningsplattform för dig.
