11 preguntas clave a la hora de elegir una herramienta de EMS y registro

A medida que se sumerge en la planificación de la próxima edición de su carrera hacia el final de la temporada, es un buen momento para revisar sus opciones. Un aspecto crítico que requiere su atención es la selección del Sistema de Gestión de Eventos (SGA) y la Herramienta de Inscripción ideales.

En RaceID (¡también te ofrecemos una alternativa en tu búsqueda de herramientas!), queremos ayudarte a navegar por el proceso de selección para que puedas g¡encontrar la mejor opción para tu carrera. 

Desenvolverse en el panorama de las herramientas de EMS y registro puede resultar complicado, pero no tema. Estamos aquí para aportar claridad presentándole una serie de preguntas esenciales que debe plantearse cuando evalúe cualquier herramienta. Tanto si eres un profesional experimentado en eventos como si eres un novato en este campo, estas 11 preguntas te servirán de brújula para seleccionar la herramienta de EMS e inscripción más adecuada para tu carrera. ¡Manos a la obra!

1. ¿Qué prestaciones ofrece el sistema?

Asegúrese de que el sistema cuenta con todas las esenciales como la inscripción en línea con los métodos de pago preferidos en su país, la configuración adecuada y las opciones que necesita para su carrera (como preguntas personalizadas, seguro integrado, generación automática de la lista de salida, etc.), herramientas de información sobre la carrera. Además, comprueba si existen funciones exclusivas que puedan beneficiar a tu evento y deporte específicos.

Le sugerimos que piense en las funciones de su herramienta actual sin las que no puede vivir y que elabore una lista de las funciones que le gustaría que ofreciera la nueva herramienta antes de lanzarse a una llamada de ventas. 

2. ¿Es el sistema fácil de usar tanto para los organizadores como para los participantes?

Una interfaz fácil de usar es esencial para agilizar el proceso de inscripción y la gestión general del evento. Pruebe el sistema tanto desde su perspectiva como desde la de los participantes para garantizar la facilidad de uso.

Un proceso de inscripción bueno y sencillo es clave para el éxito de su evento: la inscripción no sólo es la primera impresión que da a sus clientes, sino que también puede desempeñar un papel importante en el número de inscripciones que convierta de los visitantes interesados del sitio web.

Un aspecto clave que hay que tener en cuenta al probar el flujo de registro es examinar si el sistema es compatible con dispositivos móviles y si responde a sus necesidades. Dado que hoy en día la mayor parte de la navegación web se realiza en teléfonos y tabletas, es necesario que el proceso de registro esté optimizado para ello.

3. ¿Cómo gestiona el sistema el procesamiento de pagos y las tasas?

Conozca las posibilidades de procesamiento de pagos y las comisiones asociadas. Algunas plataformas enumeran las tasas de procesamiento de tarjetas por separado, y podrías sorprenderte de que de repente se añada un 3% adicional a los costes de comisión. 

Considere si el sistema admite métodos de pago que le resulten re;evantes y cómo se transfieren los fondos de la cuota de inscripción a su cuenta. Asegúrate también de que estos procesos son seguros y de que los datos se manejan correctamente en todas las etapas. 

4. ¿Qué opciones de formación y atención al cliente se ofrecen? Tanto para usted como para sus participantes

Compruebe usted mismo la disponibilidad del servicio de atención al cliente, incluidos los tiempos de respuesta y los canales de asistencia (correo electrónico, teléfono, chat). Además, infórmate sobre los recursos de formación para asegurarte de que tu equipo puede utilizar el sistema con eficacia desde el principio. 

Asegúrese también de que la plataforma cuenta con un equipo de asistencia técnica para los participantes. Esto le ahorrará mucho tiempo, ya que no tendrá que pasarse días y noches gestionando tickets de asistencia por problemas de inscripción.

5. ¿Ofrece la plataforma oportunidades de comercialización y crecimiento para su carrera? 

Muchas plataformas de inscripción tienen una gran base de corredores en su red y ofrecen un calendario de carreras para que los atletas puedan navegar y encontrar nuevas carreras. Pregunte al respecto y evalúe la exposición que puede obtener y la cantidad de público disponible. Averigüe también si ofrecen algún tipo de marketing servicios de marketing adicionales que puedan ser útiles para aumentar el número de participantes.

6. ¿Cómo gestiona el sistema los datos y la privacidad de los participantes?

Comprender las medidas de seguridad de los datos del sistema y el cumplimiento de la normativa sobre privacidad. Asegúrese de que la información de los participantes se maneja de forma segura y de que el sistema cumple las normas de protección de datos pertinentes en su país y en todo el mundo. 

7. ¿Qué herramientas de información y análisis se ofrecen?

Evalúe la capacidad del sistema para elaborar informes sobre los datos de los participantes, la información financiera y otros parámetros relevantes. Unas herramientas de elaboración de informes sólidas pueden ayudarte a evaluar el éxito de tu evento y a tomar decisiones informadas para futuras carreras.

8. ¿Cuál es el coste global de la utilización del sistema?

Considere la estructura de precios la estructura de precios, incluidos los costes iniciales, las cuotas de suscripción o las comisiones por transacción. Ten en cuenta los costes ocultos y asegúrate de que el sistema se ajusta a tu presupuesto.

Aquí puede descargar una práctica herramienta de presupuesto para calcular todos los costes asociados a tu carrera, y jugar con los diferentes precios de las herramientas de inscripción.

9. ¿Qué opciones de integración existen?

Compruebe si el sistema puede integrarse con otras herramientas o plataformas, como software de marketing por correo electrónico, sistemas CRM o redes sociales. Las capacidades de integración pueden mejorar el proceso general de gestión de eventos y ahorrarle tiempo y esfuerzo.

10. ¿Ofrece el sistema una aplicación móvil para los participantes?

Una aplicación aplicación móvil para los participantes puede mejorar su experiencia al facilitar el acceso a los detalles del evento, las actualizaciones en tiempo real y las funciones interactivas. Comprueba si el sistema ofrece esta funcionalidad.

11. ¿Cómo gestiona el sistema las devoluciones y cancelaciones?

Comprenda las políticas y procedimientos del sistema para tramitar las devoluciones de los participantes y gestionar las cancelaciones de eventos. Unas directrices claras a este respecto pueden ayudar a gestionar las expectativas y los posibles problemas.

Recuerde incorporar la política de la plataforma a sus propios términos y condiciones si es necesario. 

Esperamos que estas preguntas le ayuden a elegir la herramienta adecuada. Si necesita más orientación, también puede consultar este artículo que profundiza en el coste de las plataformas de registro.

Por supuesto, siempre puede crear una cuenta de prueba gratuita y ver si RaceID es la herramienta adecuada para ti.