5 nøkkelposisjoner i et event management-team

Fra korte 5-kilometersløp til flerdagers langdistanseløp er arrangementsledelsen den viktigste drivkraften bak et vellykket løp. Alle strukturene varierer noe, men felles for de teamene som presterer best, er at de har et sterkt delegert ansvarsområde, der hver person i arrangementsledelsen "eier" sitt område. 

Her er fem nøkkelposisjoner som du ofte vil finne i en arrangementsledelse. Mindre løp kan kombinere noen av disse stillingene, mens større og mer komplekse løp kan ha flere personer i samme rolle. Alle rollene vil til syvende og sist rapportere til løpsdirektøren. 

De 5 nøkkelstillingene du trenger i ditt event management-team

Løpsleder

Det er en helt uglamorøs jobb å sørge for sikkerheten til alle som er involvert i arrangementet: ansatte, deltakere og publikum, samtidig som du skal levere en plan for løpsavviklingen. Forhåndsplanlegging er viktig, og det er viktig å ha et kaldt hode for å kunne triagere responsen effektivt og evnen til å filtrere gjennom mye informasjon. Løpslederen vil koordinere en sikkerhetsrespons med arrangementets medisinske team eller nødetatene etter behov. 

En løpsleder vil normalt lede et sikkerhetsprogram for utøverne sikkerhets briefing og sette de forventede standardene. Man skulle kanskje tro at dette alltid er en "utøveren først"-tilnærming. Men for Shane Ohly, som er løpsleder for det beryktede Dragon's Back Racekommer "arrangementsteamet alltid først". Uten et sunt og innstilt team vil løpet falle fra hverandre, og utøvernes sikkerhet vil bli satt i fare.

Utstyrssjef 

Utstyr er det som skaper mest hodebry på arrangementer og omfatter alt fra merkevarebygging, førstehjelpsutstyr, bord, banemerking og skrivere for å nevne noe - alt som trengs til arrangementet! Det er viktig å ha en utstyrsansvarlig som har et øye for detaljer og en omfattende inventarliste. Dette er en fysisk rolle med rigg- og avriggingsområder og evnen til å kommunisere instruksjoner til eventuelle hjelpere. Den utstyrsansvarlige tar ofte selvstendige avgjørelser om hvor infrastrukturen skal plasseres, uten at det går på bekostning av din risikovurderingen. 

Front of House Manager 

Arrangementets "ansikt utad". En viktig rolle for å fremme merkevarekonsistens og gi deltakerne et personlig preg. Denne rollen bør være involvert i all kommunikasjon med deltakerne ved påmelding til arrangementet, sikkerhetsbriefinger og være der for å ønske utøverne velkommen i mål. Denne rollen vil også håndtere media, sponsorer og arrangementspartnere. Dette er en personorientert rolle som krever omtanke og en høy standard på kundeservice. 

Kursansvarlig

Den mest fysisk aktive av de fem rollene. Kurslederen er ansvarlig for merking av løyper løypekontroll, omlegging av løyper og rydding av løyper. En god banesjef er godt kjent med idrettenidretten de markerer og tenker som idrettsutøvere. Én velplassert løypemerke kan være verdt flere titalls dårlig plasserte. Generelt trenger en løypemarkør bare å plasseres der det skal tas en avgjørelse, for eksempel når løypen deler seg. Markører flyttes ofte av publikum, og det er en økende grad av kontroll med hvordan løypene merkes. Chris Bradley, løpsleder for Runway Adventures instruerer utøverne om å "holde hodet oppe og se etter skilting". Hold øye med kartet (telefon/klokke/papir) i tilfelle skiltingen har blitt fjernet eller tuklet med".

Marshall / leder for frivillig arbeid 

Marshallen eller frivilliglederen er ansvarlig for å finne, instruere og administrere de frivillige. Hvis arrangementsledelsen er motoren, er marshallene drivstoffet som får løpet til å gå rundt. Marshallsjefen er bindeleddet som holder teamet motivert og godt informert. Marshalls må være på riktig sted til riktig tid og med riktig utstyr. De må også bli tatt godt vare på og satt pris på, vanligvis er dette mennesker som gir av sin tid for å hjelpe til. 

Bygger du opp teamet ditt og trenger noen frivillige? Les denne denne artikkelen for å få tips om hvordan du kan rekruttere og ta vare på de frivillige!