5 puestos clave en un equipo de gestión de eventos

Desde las carreras cortas de 5 km hasta las carreras de resistencia de varios días, el equipo de gestión de eventos es el motor clave para el éxito de una carrera. Todas las estructuras varían ligeramente, pero un tema común a los equipos con mejores resultados es tener un área de responsabilidad muy descentralizada: cada persona del equipo de gestión de eventos es "dueña" de su área. 

Estos son los cinco puestos clave que se suelen encontrar en un equipo de gestión de eventos. Las carreras más pequeñas pueden combinar algunos de estos puestos y las más grandes y complejas pueden tener a varias personas desempeñando la misma función. Todas las funciones dependerán en última instancia del Director de Carrera. 

Los 5 puestos clave que necesita en su equipo de gestión de eventos

Director de carrera

Un trabajo nada glamuroso que garantiza la seguridad de todos los implicados en el evento: el personal, los participantes y el público en general, al tiempo que se ejecuta el plan de gestión del evento relacionado con las operaciones de la carrera. La planificación previa es importante, así como tener la cabeza fría para poder clasificar las respuestas con eficacia y la capacidad de filtrar una gran cantidad de información. El Director de Carrera coordinará una respuesta de seguridad con los equipos médicos del evento o los servicios de emergencia, según sea necesario. 

Normalmente, un director de carrera se encarga de la seguridad atleta y establece las normas esperadas. Podría pensarse que se trata siempre de un enfoque en el que "el atleta es lo primero". Para Shane Ohly, director de carrera de la famosa Carrera Dragon's Backel equipo siempre es lo primero". Sin un equipo sano y motivado, la carrera fracasará y la seguridad de los atletas se verá comprometida.

Director de equipos 

El equipo es lo que más dolores de cabeza causa en los eventos y abarca todo, desde la marca, los botiquines de primeros auxilios, las mesas, la señalización de los recorridos y las impresoras, por nombrar sólo algunos. Es fundamental contar con un gestor de equipos que tenga buen ojo para los detalles y una lista de inventario exhaustiva. Se trata de una función física con zonas de aparejo y descolgado y la capacidad de comunicar instrucciones a los ayudantes. A menudo, el gestor de equipos tomará decisiones independientes sobre dónde colocar la infraestructura que no comprometa su evaluación de riesgos

Responsable de la recepción 

La "cara" de su evento. Un papel importante para promover la coherencia de la marca y dar a los corredores un toque personal. Este papel debe estar involucrado en todas comunicación con los participantes en el registro del evento, en las sesiones informativas de seguridad y estar presente para dar la bienvenida a los atletas en la línea de meta. Esta función también gestionará los medios de comunicación, los patrocinadores y los socios del evento. Se trata de un puesto de cara a la gente que requiere un nivel de atención y un alto nivel de servicio al cliente. 

Director del curso

El más activo físicamente de los cinco roles. El gestor del curso es responsable de marcar el recorrido, la comprobación del recorrido, el cambio de ruta y la limpieza del recorrido. Los buenos jefes de pista están familiarizadosLos buenos directores de campo están familiarizados con el deporte que están marcando y piensan como atletas. Un marcador bien colocado puede valer más que docenas mal colocados. En general, un indicador de recorrido sólo debe colocarse en el lugar donde debe tomarse una decisión, por ejemplo, cuando el camino se bifurca. A menudo, los marcadores son movidos por el público en general y cada vez hay más escrutinio sobre cómo se marcan los recorridos. Chris Bradley, Director de Carrera de Aventuras en pista aconseja a los atletas que "mantengan la cabeza alta y busquen la señalización. No pierdas de vista tu mapa (teléfono/reloj/papel) por si la señalización ha sido retirada o manipulada".

Marshall / Gestor de Voluntarios 

El marshall o jefe de voluntarios será responsable de encontrar, informar y gestionar a los voluntarios. Si el equipo de gestión del evento es el motor, los marshalls son el combustible que hace posible la carrera. El Marshall Manager es la pieza clave para mantener a este equipo motivado y bien informado. Los marshalls deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado y con el equipo adecuado. También necesitan que se les atienda bien y se les aprecie, ya que normalmente se trata de personas que dedican su tiempo a ayudar. 

¿Estás formando un equipo y necesitas voluntarios? Lee este artículo para obtener algunos consejos sobre cómo reclutar y cuidar a los voluntarios de tu carrera.