5 βασικές θέσεις σε μια ομάδα διαχείρισης εκδηλώσεων

Από μικρούς αγώνες 5 χιλιομέτρων μέχρι πολυήμερους αγώνες αντοχής, η ομάδα διαχείρισης εκδηλώσεων είναι ο βασικός κινητήριος μοχλός για την επιτυχία ενός διοργάνωση. Όλες οι δομές διαφέρουν ελαφρώς, αλλά ένα κοινό θέμα για τις ομάδες με τις καλύτερες επιδόσεις είναι η ύπαρξη μιας σε μεγάλο βαθμό αποκεντρωμένης περιοχής ευθύνης, όπου κάθε άτομο στην ομάδα διαχείρισης εκδηλώσεων "κατέχει" την περιοχή του. 

Ακολουθούν πέντε βασικές θέσεις που θα βρείτε συχνά σε μια ομάδα διαχείρισης εκδηλώσεων. Οι μικρότεροι αγώνες μπορεί να συνδυάζουν κάποιες από αυτές τις θέσεις και οι μεγαλύτεροι και πιο σύνθετοι αγώνες μπορεί να έχουν πολλά άτομα που να εκπληρώνουν τον ίδιο ρόλο. Όλοι οι ρόλοι αναφέρονται τελικά στον διευθυντή διοργάνωση . 

Οι 5 βασικές θέσεις που χρειάζεστε στην ομάδα διαχείρισης εκδηλώσεων

διοργάνωση Διευθυντής

Μια εντελώς άχαρη δουλειά που διασφαλίζει την ασφάλεια όλων όσων εμπλέκονται στην εκδήλωση: του προσωπικού, των συμμετεχόντων και του κοινού, ενώ παράλληλα υλοποιεί το σχέδιο διαχείρισης της εκδήλωσης που σχετίζεται με τις λειτουργίες του διοργάνωση . Ο προσχεδιασμός είναι σημαντικός και χρειάζεται ψυχραιμία για να είναι σε θέση να ταξινομεί αποτελεσματικά τις απαντήσεις και να έχει την ικανότητα να φιλτράρει πολλές πληροφορίες. Ο διευθυντής διοργάνωση θα συντονίζει την ανταπόκριση ασφαλείας με τις ιατρικές ομάδες της εκδήλωσης ή τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης, όπως απαιτείται. 

Ένας διευθυντής του διοργάνωση θα μπορούσε κανονικά να τρέξει έναν αθλητή ασφάλεια ενημέρωση και να θέσει τα αναμενόμενα πρότυπα. Θα μπορούσατε να σκεφτείτε ότι αυτή είναι πάντα μια προσέγγιση "πρώτα ο αθλητής". Για τον Shane Ohly, ο οποίος είναι διευθυντής διοργάνωση για το διαβόητο Dragon's Back διοργάνωση, "η ομάδα της διοργάνωσης έρχεται πάντα πρώτη". Χωρίς μια υγιή και ενεργοποιημένη ομάδα, το διοργάνωση θα καταρρεύσει και η ασφάλεια των αθλητών θα τεθεί σε κίνδυνο.

Διαχειριστής εξοπλισμού 

Ο εξοπλισμός προκαλεί τους περισσότερους πονοκεφάλους στις εκδηλώσεις και καλύπτει τα πάντα, από την επωνυμία, τα κιβώτια πρώτων βοηθειών, τα τραπέζια, τη σήμανση της διαδρομής και τους εκτυπωτές, για να αναφέρουμε μερικά - οτιδήποτε απαιτείται για την εκδήλωση! Η ύπαρξη ενός διαχειριστή εξοπλισμού που να έχει μάτι για τη λεπτομέρεια και έναν πλήρη κατάλογο απογραφής είναι ζωτικής σημασίας. Αυτός είναι ένας φυσικός ρόλος με χώρους εξάρτησης και απομάκρυνσης και την ικανότητα να κοινοποιεί οδηγίες σε κάθε βοηθό. Συχνά ο διαχειριστής εξοπλισμού θα κάνει ανεξάρτητες κρίσεις σχετικά με το πού θα τοποθετηθούν οι υποδομές που δεν θέτουν σε κίνδυνο τη δική σας εκτίμηση κινδύνου. 

Διευθυντής μπροστινής υποδοχής 

Το "πρόσωπο" της εκδήλωσής σας. Ένας σημαντικός ρόλος για την προώθηση της συνοχής του εμπορικού σήματος και για να δώσετε στους δρομείς μια προσωπική επαφή. Αυτός ο ρόλος θα πρέπει να συμμετέχει σε όλα τα επικοινωνία με τους συμμετέχοντες κατά την εγγραφή στην εκδήλωση, τις ενημερώσεις ασφαλείας και να είναι εκεί για να καλωσορίσει τους αθλητές στον τερματισμό. Αυτός ο ρόλος θα διαχειρίζεται επίσης τα μέσα μαζικής ενημέρωσης, τους χορηγούς και τους συνεργάτες της εκδήλωσης. Πρόκειται για έναν ρόλο που αντιμετωπίζει ανθρώπους και απαιτεί επίπεδο φροντίδας και υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών. 

Διαχειριστής μαθημάτων

Ο πιο σωματικά δραστήριος από τους πέντε ρόλους. Ο διαχειριστής μαθημάτων είναι υπεύθυνος για τη βαθμολόγηση των μαθημάτων, τον έλεγχο της διαδρομής, την επαναδρομολόγηση και την εκκαθάριση της διαδρομής. Οι καλοί διαχειριστές μαθημάτων είναι εξοικειωμένοι μετο άθλημα που μαρκάρουν και σκέφτονται σαν αθλητές. Ένας καλά τοποθετημένος σηματοδότης διαδρομής μπορεί να αξίζει δεκάδες κακώς τοποθετημένους. Σε γενικές γραμμές, ένας δείκτης διαδρομής χρειάζεται να τοποθετηθεί μόνο εκεί όπου πρέπει να ληφθεί μια απόφαση, για παράδειγμα όταν η διαδρομή διακλαδίζεται. Οι σηματοδότες συχνά μετακινούνται από το ευρύ κοινό και υπάρχει ένας αυξανόμενος έλεγχος σχετικά με τον τρόπο σήμανσης των διαδρομών. Chris Bradley, διοργάνωση Διευθυντής της Runway Adventures ενημερώνει τους αθλητές να "κρατούν το κεφάλι τους ψηλά και να αναζητούν τη σήμανση. Να έχετε οποιοδήποτε μάτι στο χάρτη σας (τηλέφωνο/ρολόι/χαρτί) σε περίπτωση που η σήμανση έχει αφαιρεθεί ή αλλοιωθεί".

Marshall / Διαχειριστής Εθελοντών 

Ο επόπτης ή ο υπεύθυνος εθελοντών θα είναι υπεύθυνος για την εξεύρεση, την ενημέρωση και τη διαχείριση των εθελοντών. Αν η ομάδα διαχείρισης της εκδήλωσης είναι η μηχανή, οι υπεύθυνοι είναι το καύσιμο που κάνει ένα διοργάνωση να συμβεί. Ο υπεύθυνος για τους μάρσαλς είναι ο άξονας που κρατάει την ομάδα αυτή παρακινημένη και καλά ενημερωμένη. Οι επόπτες πρέπει να βρίσκονται στο σωστό μέρος τη σωστή στιγμή και με τον σωστό εξοπλισμό. Πρέπει επίσης να τους φροντίζουν καλά και να τους εκτιμούν, συνήθως πρόκειται για ανθρώπους που αφιερώνουν το χρόνο τους για να βοηθήσουν. 

Χτίζετε την ομάδα σας και χρειάζεστε εθελοντές; Διαβάστε αυτό το άρθρο για μερικές συμβουλές σχετικά με το πώς μπορείτε να προσλαμβάνετε και να φροντίζετε τους εθελοντές σας διοργάνωση !