5 Nyckelroller i Ditt Event Management Team

För allt från korta 5 km-lopp till flerdagars ultrahetslopp, så är evenemangsledningsteamet nyckelmotorn till att hålla ett framgångsrikt event. Alla strukturer varierar något, men ett gemensamt tema för de bäst presterande teamen är att ha ett starkt och decentraliserat ansvarsområde; det vill säga att varje person inom evenemangsledningsgruppen “äger” sitt område. 

Här är fem nyckelpositioner du ofta hittar i ett eventledningsteam. Mindre lopp kan kombinera några av dessa positioner och större mer komplexa lopp kan ha flera personer som fyller samma roll. Alla roller kommer slutligen att rapportera till tävlingsledaren. 

Nyckeljobben för ett Framgångsrikt Eventteam:

lopp Direktör

En ledande roll som säkerställer säkerheten för alla som är inblandade i evenemanget: personal, deltagare och allmänheten samtidigt som evenemangsledningsplanen för tävlingsverksamheten levereras. Planering är viktigt, och likaså ett kallt huvud för att kunna ge smarta svar på studs och förmågan att filtrera igenom mycket information. Tävlingsledaren samordnar även säkerhetsinsatser med evenemangets medicinska team eller räddningstjänst vid behov. 

En tävlingsledare håller vanligtvis en briefing genomgång innan loppet till deltagarna och sätter de förväntade standarderna. Du kanske tror att det alltid är “atleten först”. För Shane Ohly, som är tävlingsledare för det ökända Dragon’s Back Race loppet, “kommer teamet alltid först”. Utan ett friskt och påkopplat team av medarbetare kommer loppet att falla isär och deltagarnas säkerhet äventyras.

Utrustningschef 

Utrustningen är ev viktig post för alla evenemang och täcker allt från varumärken, första hjälpen-kit, bord, banmärkning och skrivare för att nämna några – allt som krävs för evenemanget! Det är viktigt att ha en utrustningsansvarig som har ett öga för detaljer och en omfattande inventeringslista. Detta är en fysisk roll med riggnings- och avriggningsansvar på arenan och förmågan att kommunicera instruktioner till eventuella medhjälpare. Ofta kommer utrustningsförvaltaren att göra oberoende bedömningar om var man ska placera infrastruktur som inte äventyrar loppets riskbedömning. 

Front-Of-House Manager / Kommunikatör 

Ditt evenemangs “ansikte” utåt. En viktig roll för att främja varumärkeskonsistens och ge deltagare en personlig touch. Denna roll bör vara involverad i all kommunikation med deltagarna vid evenemangsregistreringen, säkerhetsgenomgångar och vara där för att välkomna idrottare vid mållinjen. Denna roll kommer även att hantera media, sponsorer och eventpartners. Detta är en roll som möter människor som kräver omsorg och hög standard när det gäller kundservice. 

Kursansvarig

Den mest fysiskt aktiva av de fem rollerna. Den banansvarige ansvarar för banmärkning, bankontroll, omläggning och banröjning. Bra banledare är bekanta med sporten de arbetar med och tänker som idrottare. En välplacerad banmarkör kan vara värd dussintals dåligt placerade. I allmänhet behöver en kursmarkör bara placeras där ett beslut ska tas, till exempel när stigen delar sig. Markörer flyttas ofta av allmänheten och det finns en ökad granskning av hur banorna markeras. Chris Bradley, tävlingsledare för Runway Adventures ger idrottare instruktioner om att “hålla huvudet uppe och leta efter skyltar.” Hålla ett öga på din karta (telefon/klocka/papper) ifall skylten har tagits bort eller förstörts”.

Marshall / Volontärchef 

Marshallen eller volontärchefen ansvarar för att hitta, informera och hantera volontärer. Om evenemangsledningsteamet är motorn är voluntärerna och funktionärerna bränslet som får ett lopp att hända. Marshall-chefen är nyckeln till att hålla dessa team motiverade och välinformerade. Voluntärer måste vara på rätt plats vid rätt tidpunkt och med rätt utrustning. De måste också vara väl omhändertagna och uppskattade, normalt sett är detta människor som ger upp sin egen tid för att hjälpa till, vilket vi måste vara tacksamma för! 

Håller du på  att bygga ditt team och behöver fler volontärer? Läs den här artikeln för några tips om hur du kan rekrytera och ta hand om dina volontärer.