Perché avete bisogno di un sistema di gestione degli eventi per la vostra gara?

In qualità di organizzatore di gare, sapete bene quanto lavoro ci sia dietro l'organizzazione e l'esecuzione di un evento di successo. Dalla pianificazione del percorso di gara alla comunicazione con le autorità locali, fino alla gestione del marketing e delle iscrizioni, ci sono una moltitudine di dettagli da tenere sotto controllo. Un Sistema di gestione degli eventi (EMS) vi aiuta a semplificare questo processo, facendovi risparmiare tempo e stress e offrendo una migliore esperienza ai vostri partecipanti.

Utilizzate ancora i moduli di Google o le e-mail per le iscrizioni e chiedete ai partecipanti di effettuare un bonifico bancario o bancario per la quota di iscrizione? Preparatevi ad ampliare la vostra prospettiva e a scoprire un cambiamento rivoluzionario. In questo articolo illustriamo i principali vantaggi dell'utilizzo di un sistema EMS adeguato per il vostro evento. 

Che cos'è un sistema di gestione degli eventi (EMS)?

Un EMS è una piattaforma software che vi aiuta a gestire tutti gli aspetti del vostro evento, dall'inizio alla fine. Nel nostro settore, può essere chiamato anche strumento di registrazione, servizio di registrazione o sistema di gestione delle gare. In genere include strumenti per la registrazione, il pagamento sicuro della quota di iscrizione, la gestione delle liste di partenza e la comunicazione con i partecipanti. Alcuni sistemi offrono anche applicazioni per il giorno della gara e analisi e reportistica post-evento per aiutarvi a capire cosa è andato bene e cosa no. A volte, anche la gestione del cronometraggio può far parte del sistema EMS, anche se è più comunemente collegata al sistema EMS tramite importazione/esportazione o API e gestita in un sistema separato da un altro fornitore. È possibile approfondire i vantaggi e gli svantaggi dei sistemi di registrazione e cronometraggio separati rispetto a quelli combinati in questo articolo.

I vantaggi dell'utilizzo di un EMS per la vostra gara

Tenere traccia e organizzare i dati dei partecipanti

Uno dei vantaggi più significativi di un sistema EMS è la possibilità di centralizzare tutte le informazioni relative alle gare. Ciò significa che non dovrete più setacciare pile di carta o e-mail sparse per trovare i dettagli necessari per un determinato atleta o iscrizione. Un sistema EMS consente di accedere a tutte le informazioni relative all'evento da un unico cruscotto, rendendo più facile l'organizzazione e la gestione della lista delle cose da fare.

È anche un database in cui è possibile memorizzare i dati dei partecipanti in modo sicuro, tornare a consultarli di anno in anno e inviare messaggi mirati alla propria base di partecipanti. Spesso è più facile far tornare i partecipanti soddisfatti che trovarne di nuovi ogni anno! 

Migliorare l'esperienza dei partecipanti

Oltre a snellire il processo di pianificazione dell'evento, un sistema di gestione ambientale può anche migliorare l'esperienza dei partecipanti. Molte piattaforme EMS offrono applicazioni mobili personalizzabili che forniscono ai partecipanti alla gara aggiornamenti e informazioni in tempo reale sulla gara, che voi potete controllare e inviare. Avere tutte le informazioni sulla gara raccolte in un unico spazio e ricevere aggiornamenti al momento giusto renderà il viaggio e il giorno della gara più piacevole e memorabile per i partecipanti. Inoltre, ridurrete lo stress e permetterete ai partecipanti di concentrarsi sulla loro prestazione e di godersi l'esperienza che stanno vivendo. 

Nella sua forma più semplice, un sistema EMS e di registrazione consente anche di automatizzare i pagamenti e di offrire metodi di pagamento moderni. Chiedere ai partecipanti di trasferire denaro in una fase separata del processo di registrazione è considerato altamente insicuro e poco efficiente. Gli acquirenti moderni si aspettano di pagare online, di utilizzare metodi di pagamento familiari come le carte di credito o Apple/Google pay e di ricevere una conferma immediata dell'acquisto della registrazione. Con un sistema EMS, tutto questo è incorporato e non dovrete nemmeno pensarci quando le registrazioni arriveranno.

Risparmiare tempo sulle attività amministrative 

Un sistema di gestione elettronica vi farà risparmiare tempo automatizzando attività come la registrazione e i pagamenti. I partecipanti possono facilmente registrarsi e acquistare online la quota di iscrizione che preferiscono, eliminando così la necessità di inserire manualmente i dati e di effettuare pagamenti tramite complicati bonifici bancari o simili. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche il rischio di errori e frodi. Automatizzate il tutto con un sistema EMS per garantire che il pagamento venga raccolto direttamente al punto di acquisto per ogni singola iscrizione. 

Inoltre, i sistemi EMS spesso includono caratteristiche interessanti, come il supporto integrato ai partecipanti per aiutarvi a gestire le domande tecniche, nonché vari autoservizi per i partecipanti che consentono loro di effettuare aggiornamenti e modifiche alla loro registrazione (trasferimento ad amici, correzione di errori di ortografia, aggiornamento dei membri del team, ecc) senza dovervi disturbare!  

Analizzare i dati e le prestazioni della gara 

Un altro vantaggio di un sistema EMS è la raccolta e l'analisi dei dati dei partecipanti alla gara in un unico luogo. Molti sistemi offrono strumenti di reportistica e analisi che consentono di monitorare le iscrizioni, le vendite totali nel tempo e i dati demografici dei partecipanti. Questo può aiutarvi a capire cosa ha funzionato bene e quali sono le aree da migliorare. Ad esempio, è possibile osservare in quale periodo di tempo si è iscritta la maggior parte delle persone e da dove provengono per determinare le iniziative e le campagne di marketing future. 

Essere in grado di leggere i dati e trarre conclusioni è ciò che vi porterà al successo nel lungo periodo, migliorando la vostra esperienza di gara e di offerta nel tempo. La maggior parte degli strumenti EMS offre un pratico cruscotto in cui è possibile seguire l'andamento delle iscrizioni senza dover inserire i numeri in un foglio excel. 

Ci sono svantaggi nell'utilizzo di un sistema EMS? 

In tutta onestà, non riusciamo a pensare ad alcuno svantaggio reale nell'utilizzo di un sistema EMS. L'unico aspetto è il costo: trattandosi di un servizio fornito da una terza parte, come qualsiasi altra attività commerciale, avranno bisogno di un compenso per i loro servizi. La maggior parte dei sistemi applica una tariffa per transazione (una percentuale di commissione sulla quota di registrazione), che di solito non è elevata (4-10%) e comprende le commissioni di elaborazione dei pagamenti (di solito il 2-3% a seconda della banca o del tipo di carta). Spesso non ci sono spese iniziali, il che riduce al minimo il rischio di iniziare. Se ritenete che sia costoso, potete sempre compensare la piccola tassa ai vostri partecipanti come tassa amministrativa o di prenotazione (cosa comune e generalmente accettata nel mondo del ticketing).  

Sommario: Perché avete bisogno di un sistema di gestione ambientale per il vostro evento?

In generale, un sistema di gestione degli eventi renderà il vostro lavoro di organizzatori di gare molto più semplice ed efficiente. Vi aiuterà a risparmiare tempo, a snellire le attività e a offrire un'esperienza migliore ai vostri partecipanti. Sebbene esistano molti sistemi EMS, è essenziale fare una ricerca e scegliere una piattaforma che si adatti alle esigenze della vostra gara specifica.

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