A cosa pensare quando si sceglie una piattaforma di registrazione

La piattaforma di registrazione è una delle caratteristiche principali della vostra gara. Spesso è la prima interazione che i partecipanti hanno con voi e sappiamo tutti quanto sia importante una buona prima impressione! Continuate a leggere per capire quali sono le domande che dovreste porvi quando scegliete una piattaforma di registrazione per la vostra gara.

È facile da usare per voi e per i vostri partecipanti?

Investire molto tempo per imparare un nuovo sistema non è attraente, quindi quando scegliete la vostra piattaforma di registrazione dovete chiedervi: "Quanto è facile per me imparare e usare"? Naturalmente, la complessità e le funzioni extra potrebbero essere ciò di cui avete bisogno, ma dovrebbe comunque essere facile e intuitiva da usare.

Ecco alcuni punti che coprono le basi per rispondere alla domanda di cui sopra:

• Ha un'interfaccia facile da usare?
• Quanto è intuitiva la navigazione nella piattaforma?
• È facile organizzare una gara e duplicare le gare? Quanto tempo ci vuole per organizzare una gara di base?
• È possibile scaricare e caricare facilmente gli elenchi dei partecipanti?
• È possibile integrare o caricare facilmente i risultati?
• Quanto è facile per i partecipanti? Il processo di registrazione deve essere il più semplice possibile, con un numero minimo di clic o di campi di inserimento. Se è possibile farlo senza problemi su un cellulare o tramite un'applicazione telefonica... siete vincenti, dato che oggi la maggior parte del traffico web avviene su dispositivi mobili.

Qual è il prezzo? Ci sono tasse e costi nascosti?

A nessuno piacciono le commissioni nascoste. Assicuratevi che la piattaforma che scegliete sia il più trasparente possibile sulle sue tariffe. Se dovete compilare un modulo di contatto per ottenere un preventivo, è probabile che si nasconda un costo elevato e che vogliate confrontare prima le aziende con prezzi trasparenti indicati sui loro siti web.

Anche in questo caso, esaminiamo alcuni modi in cui le commissioni possono essere strutturate;

• C'è un costo iniziale o un abbonamento per l'utilizzo della piattaforma? Forse la piattaforma offre una versione freemium del proprio prodotto?
• Che cos'è la quota per l'iscrizione? Di solito si tratta di una piccola percentuale della quota di iscrizione pagata dal partecipante (spesso circa il 5%).
• Quali sono le spese per l'utilizzo del servizio di elaborazione dei pagamenti? Può essere un extra o essere incluso nelle tariffe.
• L'utilizzo del servizio di assistenza clienti è a pagamento?
• L'utilizzo del servizio di gestione dei dati è a pagamento?
• L'utilizzo del servizio di analisi dei dati è a pagamento?
• Hanno tariffe per un servizio di social media marketing?

Tutti questi extra sopra elencati possono essere molto utili! Soprattutto se avete bisogno di uno ma non di un altro. Tuttavia, assicuratevi di sapere quanto vi costerà prima di iniziare a usufruire di qualsiasi servizio! In un mercato competitivo, questi costi aggiuntivi possono davvero danneggiare i profitti.

Per ulteriori informazioni sui prezzi e su come sono solitamente strutturate le tariffe delle piattaforme di registrazione, vai a questo articolo. 

Offre un'elaborazione rapida dei pagamenti?

Essere pagati è importante. C'è davvero bisogno di dire altro?

Assicuratevi di sapere come funziona, come e quando venite pagati. La sicurezza è fondamentale. Le piattaforme di pagamento ben supportate e consolidate, come Stripe, Paypal, ecc. spesso offrono la sicurezza migliore e più all'avanguardia (anche se potrebbero anche essere bersaglio di attacchi) sia per voi che per i partecipanti che si iscrivono. Potete anche cercare servizi che si integrino direttamente con il vostro software di contabilità o che forniscano i servizi di contabilità integrati.

Alla fine dei conti, si tratta di fiducia nell'elaborazione dei pagamenti del software o della piattaforma di registrazione che utilizzate. Deve essere sicuro e agevole per i partecipanti, per ridurre ogni possibile attrito al momento dell'iscrizione.

Infine, è quasi superfluo dirlo, ma essere pagati e avere un sistema sicuro per i pagamenti è un must per qualsiasi attività di successo. Scegliete una piattaforma di registrazione con pagamenti coerenti, flessibili e sicuri per voi organizzatori, in modo da raccogliere e tenere traccia delle entrate derivanti dalle quote di registrazione. 

Potete conservare e archiviare i vostri dati?

Nell'era digitale, i dati sono un bene prezioso. Per gli organizzatori di gare possono essere utilizzati per guidare la crescita futura e aumentare le iscrizioni negli anni successivi, oltre a migliorare la gara stessa e l'esperienza dei partecipanti per gli anni futuri. Sfruttare i dati di iscrizione attraverso la piattaforma è importante.

È importante sapere come la piattaforma utilizza i dati raccolti attraverso le registrazioni. Come per la domanda sul prezzo, scegliete una piattaforma che sia trasparente sul modo in cui i dati vengono memorizzati e utilizzati. Se avete dubbi sull'uso dei dati dei vostri partecipanti, vale la pena di esaminare le politiche sulla privacy. In definitiva, dovete capire facilmente come potete utilizzare i dati e quali diritti di utilizzo rivendica la piattaforma di registrazione stessa.

Mi aiuterà a far crescere la mia azienda o organizzazione?

Non c'è un solo canale che possa far crescere la vostra gara, ma se riuscite a integrare i dati di iscrizione, il marketing, l'analisi dei dati e altro ancora, potete davvero aumentare la crescita della vostra gara.

Quindi, una piattaforma di registrazione che possa integrarsi con altre piattaforme utilizzando API o componenti aggiuntivi come Zapier può essere davvero preziosa. Anche la possibilità di vedere i dati relativi alle iscrizioni e di confrontarli con i settori in cui si spende il budget per il marketing è estremamente preziosa. Google Ads genera più iscrizioni di Facebook? La risposta a questa domanda vi permetterà di individuare il pubblico giusto per la vostra gara e di trovare molti nuovi partecipanti.

Un altro punto da considerare è la rete della piattaforma stessa e il modo in cui può essere vantaggiosa per voi. Hanno un calendario in cui inserire la vostra gara? Riuscirete a raggiungere più partecipanti passando a questo strumento o piattaforma di registrazione? Se hanno una rete o un calendario, qual è la portata media delle gare su quella piattaforma e, se potete, chiedete o cercate punti di riferimento o casi di studio di altre gare o clienti che possano darvi un'idea dei vantaggi dell'adesione a quella piattaforma. 

Ci sono degli extra che possono migliorare la mia gara?

Quindi le basi sono state messe a punto. Ma che dire delle caratteristiche extra utili? Queste sono le cose che possono davvero dare al vostro evento quell'aspetto professionale e moderno che vi permetterà di aggiungere valore e di fissare un prezzo sostenibile per il vostro evento.

Gli extra possono includere (ma non solo):

• Personalizzazione del check-out di registrazione e aggiunta di vendite extra (magliette dei partecipanti, medaglie, trasferimenti in autobus, ecc.)
• Supporto tecnico per i partecipanti (alcune piattaforme di registrazione offrono la possibilità di gestire il supporto tecnico per i vostri partecipanti, il che può farvi risparmiare molte ore di risposta alle e-mail). 
• Integrazione con altri servizi come i fornitori di chip timing, i servizi di posta elettronica, ecc.
• Assistenza clienti (non sottovalutare l'assistenza dell'ultimo minuto quando si verificano problemi a ridosso della gara!)
• App di cronometraggio (vedi il nostro altro articolo su quando il vostro evento potrebbe beneficiare delle App di cronometraggio)
• Applicazioni organizzative e notifiche push
• Servizio di posta elettronica in piattaforma e funzioni di comunicazione con i partecipanti
• Piani di formazione per i vostri partecipanti
• Assicurazioni offerte (e scoprire se i sinistri saranno gestiti da voi o dalla piattaforma!) 
• Codici coupon
• Registrazione di trasferimento 
• Articoli, suggerimenti, trucchi e consigli utili

Conclusione: Ponetevi queste domande prima di scegliere una piattaforma di registrazione delle gare

• La piattaforma ha una buona esperienza utente (organizzatore)?
• La piattaforma ha una buona esperienza utente (partecipante)?
• È la piattaforma giusta per la vostra organizzazione?
• La piattaforma dispone di una buona soluzione di elaborazione dei pagamenti?
• Ci sono degli extra di cui ho bisogno per il successo della mia gara? Ad esempio, applicazioni per il cronometraggio, registrazione con trasferimento, cassa personalizzata, ecc.

Per un ulteriore aiuto nella scelta del set up e della "pila di strumenti da gara", consultate il blog il blog delle risorse per gli organizzatori per articoli sulle opzioni di cronometraggio, suggerimenti sul merchandising e altro ancora.