Quanto costano i servizi di registrazione per gli organizzatori di gare?

Quando si organizza una gara, una parte integrante per farla funzionare è offrire ai partecipanti un modo facile e conveniente per iscriversi alla gara. I partecipanti si aspettano di completare l'acquisto online e di ricevere una conferma immediata della loro partecipazione alla gara. 

Per aiutarvi in questo, ci sono numerosi servizi di registrazione sul mercato, che offrono sistemi software online per gestire l'intero processo di registrazione, l'archiviazione dei dati dei partecipanti e la gestione delle liste di partenza, l'assistenza ai partecipanti e altro ancora. 

Questi servizi hanno un costo e, in questo articolo, vi illustriamo i costi e vi prepariamo a capire cosa dovete aspettarvi quando acquistate un servizio di registrazione o un sistema di gestione delle gare. 

Struttura dei costi standard per i sistemi di gestione delle gare

Lo standard del settore per la maggior parte dei servizi di registrazione prevede una tariffa per transazione o per partecipante. Di solito c'è:

• Una commissione per ogni transazione
• Un addebito percentuale sull'importo della transazione
• A volte, un costo forfettario una tantum o annuale

Tassa di transazione per registrazione

Questo costo viene solitamente aggiunto alla struttura del prezzo per coprire i costi di transazione per il fornitore del servizio. Tutti i servizi di registrazione utilizzano un fornitore di pagamenti integrato nel sistema per offrire pagamenti sicuri. Esistono solo pochi fornitori mondiali di pagamenti online (come Stripe, Adyen o i principali sistemi bancari, locali per ogni paese), e tutti questi fornitori applicano una commissione per ogni transazione e una percentuale sull'intero importo della transazione ogni volta che un acquisto passa attraverso il sistema. Pertanto, il vostro servizio di registrazione deve pagare questa commissione al fornitore di pagamenti e deve almeno coprire questo costo come parte della commissione che vi addebita. Per la maggior parte dei fornitori di servizi di pagamento, queste tariffe sono strutturate come una tariffa fissa una tantum per transazione e una tariffa in percentuale, motivo per cui anche il prezzo del vostro servizio di registrazione è strutturato in questo modo. La commissione di transazione per ogni registrazione varia solitamente da 30 centesimi a 1 EUR/USD. 

Addebito percentuale sull'importo della transazione

Come spiegato in precedenza, la struttura dei costi segue il tasso di base del costo del fornitore di pagamenti, e la seconda parte di questo è un addebito in percentuale sull'intera transazione. Pertanto, quanto più costosa è la quota di iscrizione alla gara, tanto più si paga. 

Il vostro fornitore di registrazione probabilmente paga circa l'1-4% di ogni transazione ogni volta che qualcuno effettua un acquisto attraverso la sua piattaforma. La loro capacità di negoziare i costi e la scelta del fornitore di pagamenti è quindi importante per la cifra che vedete nella riga finale della fattura. Dopo aver dedotto i costi, il fornitore del sistema di gestione degli eventi deve tener conto di tutti gli altri costi e dei profitti che deve realizzare e stabilire un prezzo finale. Di solito, la maggior parte delle tasse di registrazione si aggira intorno al 3%, da quelle più basse a quelle più alte, fino al 10%, a seconda del Paese, dei metodi di pagamento disponibili e del modello di tariffazione dell'azienda in questione.

Canone forfettario una tantum o annuale

Per alcune aziende, al preventivo viene aggiunto un costo forfettario. Questo costo viene solitamente aggiunto per coprire l'onboarding iniziale e/o il supporto continuo per aiutarvi ad apprendere il sistema. Non abbiamo riscontrato aziende che abbiano applicato un costo forfettario superiore a 100-500 euro. 

Prezzo totale per i servizi di registrazione

Se mettiamo insieme le tre parti, il costo per partecipante si aggira tra 1 e 10 euro, a seconda della quota di iscrizione.

Prendiamo ad esempio la tariffa di RaceID e applichiamola a una gara con una tariffa di 30 euro:

(0,5 EUR x 1) + (5% x 30) = 2 EUR per partecipante 

Compensazione della tassa di registrazione della piattaforma per i partecipanti 

Alcuni fornitori consentono di compensare l'intera commissione di elaborazione o il costo del sistema di gestione della gara ai partecipanti. Questo verrà visualizzato come una "Commissione di elaborazione" o "Commissione di transazione" che viene aggiunta al totale al momento dell'iscrizione alla gara. In questo modo, l'intero sistema di gestione della gara e l'elaborazione dei pagamenti sono gratuiti per l'organizzatore, ma sono i partecipanti a vedere l'addebito e a pagare. 

Una simile compensazione del prezzo è comune in alcuni Paesi, soprattutto in Nord America e negli Stati Uniti. Il motivo potrebbe essere che i consumatori sono abituati a pagare le spese di elaborazione e a veder comparire un'imposta sul totale del prezzo d'acquisto ogni volta che comprano qualcosa. Tuttavia, nella maggior parte dei Paesi europei questo non è comune. I consumatori sono abituati a vedere il prezzo che pagheranno fin dall'inizio e possono insospettirsi se alla fine gli viene improvvisamente addebitato un costo aggiuntivo. 

Alternative al pagamento di un servizio di iscrizione alla gara

Se avete una gara molto piccola, potreste essere in grado di gestire le iscrizioni tramite Google Forms o e-mail e raccogliere i pagamenti in contanti a margine. Tuttavia, questo metodo può facilmente sfuggire di mano, poiché non si sa chi ha pagato e si fatica a mettere insieme le liste di partenza, a raccogliere i dati dei partecipanti e si rischia di perdere persone e commettere errori. Di solito vale la pena di iscriversi a uno strumento di gestione delle gare, dato che il rischio è così basso (si paga solo per la quantità effettiva di partecipanti che si ottiene, dato che la maggior parte delle volte non c'è un pagamento anticipato). Il vantaggio del metodo manuale è che è totalmente gratuito e non si paga un centesimo per i servizi di registrazione (a parte il valore di una buona parte del proprio tempo). 

L'altra alternativa è quella di creare un proprio servizio di registrazione sul vostro sito web, ad esempio utilizzando uno strumento di e-commerce come Shopify o assumendo un team di sviluppo. Indipendentemente dal metodo utilizzato per impostare la struttura, dovrete comunque pagare una commissione al fornitore di pagamenti scelto, pari a circa il 2-4% di ogni transazione, quindi tenetene conto. Se utilizzate un servizio di e-commerce, la vostra registrazione assomiglierà a un normale carrello della spesa, come se doveste acquistare vestiti online, ecc. e non ci saranno funzioni personalizzate per ordinare i partecipanti alle lezioni, impostare i numeri di pettorale, generare liste di partenza o collegarsi a un software di cronometraggio. software di cronometraggio. Se volete queste funzioni senza un sistema di gestione della gara, dovete optare per l'opzione 2 e affidarvi a uno sviluppatore che possa costruire un sistema personalizzato per voi.

I sistemi personalizzati possono essere un'ottima opzione per le aziende più grandi che hanno il budget necessario per assumere un team che costruisca la soluzione esatta che desiderate. Sarà costoso, ma avrete il sistema come lo desiderate e totalmente adattato al vostro marchio. Ricordate di pianificare un budget per i prossimi anni per mantenere il sistema aggiornato. 

Volete un aiuto per il budget della vostra gara e per calcolare la vostra quota di iscrizione? 

Provate il nostro Calcolatore dei costi di gara per avere un aiuto nel calcolo, e giocate con le quote di iscrizione che offrite e con gli effetti delle differenze di prezzo del servizio di iscrizione. Ricordate che dovreste considerare tutto ciò che vi fa risparmiare tempo, in modo da poterlo dedicare ai vostri partecipanti o al perfezionamento del percorso di gara (che è l'aspetto più importante della gara), secondo i partecipanti).