State pensando di utilizzare Google Forms per raccogliere le iscrizioni alla vostra gara, ma non siete sicuri che possa fare al caso vostro? Questo articolo vi aiuterà nel processo decisionale. Analizzeremo i pro e i contro dell'utilizzo di Google Forms e li confronteremo con RaceID (o con l'utilizzo di un vero e proprio sistema di gestione degli eventi per le gare in generale!)

Informazioni sui moduli di Google 

Google forms è uno strumento basato sul web che consente di creare moduli (sondaggi, quiz e questionari) in modo semplice e veloce. Si può usare gratuitamente con un account Google e, cosa importante per gli organizzatori di gare, le risposte possono essere scaricate in un foglio di calcolo. Può anche essere personalizzato (più o meno) con vari modelli e le risposte possono essere di testo, a scelta multipla, a punteggio e altro ancora. È stato progettato per la conduzione di sondaggi, la raccolta di feedback e di dati, sia per scopi di ricerca sia per scopi commerciali.

I motivi per cui alcuni organizzatori di gare scelgono di utilizzare i moduli di Google:

1. Sono alle prime armi con l'organizzazione di una gara e pensano: "Ehi, mi serve solo un elenco di nomi e date di nascita dei partecipanti, giusto?".
2. Vogliono il metodo più economico possibile per raccogliere i dati di registrazione di base (gratis).
3. Familiarità con il funzionamento dei prodotti Google
4. Il pagamento sicuro non è importante, si vuole fare affidamento sul fatto che i partecipanti si ricordino di effettuare un bonifico bancario o di portare contanti alla gara.
5. L'aspetto o il marchio della loro gara non è importante - la mancanza di professionalità di un modulo Google non è un problema.

Di solito, un piccolo organizzatore di gare, che è relativamente nuovo e magari vuole "provare" a fare il direttore di gara, che si sente a corto di tempo e ha altri compiti più prioritari da risolvere in breve tempo, opta per un'opzione di base come un modulo di Google.

Informazioni su RaceID

RaceID è un sistema di gestione degli eventi progettato appositamente per gli organizzatori di gare e per i partecipanti. RaceID automatizza il processo di iscrizione, genera le starlist, assegna i numeri di pettorale e accetta pagamenti sicuri. È stato progettato per essere facile da usare, ma ha numerose funzioni aggiuntive che gli organizzatori di gare possono sfruttare per per far crescere la loro gara per un evento professionale e finanziariamente sostenibile. - anno dopo anno.

RaceID dispone anche di due applicazioni per dispositivi mobili o tablet. Una app è destinata agli organizzatori, con una funzione di cronometraggio della gara e liste di partenza e risultati automatici, nonché una funzione di messaggistica per i partecipanti.

L'app per i partecipanti è stata progettata in modo che i corridori possano trovare e iscriversi a una gara in soli due clic. I partecipanti possono anche seguire gli amici e tutti i risultati storici sono salvati in modo sicuro. Se non conoscete l'app, di solito la descrivo come un incrocio tra Airbnb e Strava.

Grafico RaceID vs Google Forms

Moduli di Google

• Costo: Gratuito (con account Google)
• Raccolta delle informazioni di base per la registrazione: Nome, indirizzo, data di nascita, telefono, ecc.
• Possibilità di scaricare le risposte su foglio elettronico
• Nessuna elaborazione dei pagamenti
• L'estetica è essenziale e manca di professionalità
• Nessuna funzionalità aggiuntiva per i partecipanti
• Nessuna integrazione possibile (è necessario inserire/trasferire manualmente i dati)
• Nessun elenco automatico di avvio/risultati

RaceID

• Costo: 0,5€ + 5% di ogni transazione 
• Servizi avanzati di registrazione, campi personalizzati, numerazione automatica dei pettorali, ecc.
• Possibilità di scaricare/caricare in formato foglio elettronico
• Elaborazione sicura dei pagamenti
• Estetica professionale per i vostri partecipanti
• Funzionalità dell'app per i partecipanti
• App Organizer Timing
• Integrazioni con altri sistemi tramite Zapier
• Elenchi di partenza e risultati automatizzati
  

Conclusione

Google Forms è gratuito e probabilmente sapete già come usarlo. Naturalmente, l'uso di software gratuiti può essere allettante quando si cerca di organizzare un evento gratuito, economico o di prova. RaceID vi costerà un po' per ogni iscrizione, ma vi darà molto valore (e le gare gratuite non hanno costi). Se si pensa all'esperienza migliorata dei partecipanti e al tempo di amministrazione risparmiato utilizzando RaceID, ne vale la pena (si veda qui un esempio di come Ryan abbia tagliato l'80% del suo tempo di amministrazione dopo essere passato a RaceID). A ciò si aggiungono le app, l'elaborazione sicura dei pagamenti e tutte le altre funzionalità! Un consiglio per chi è ancora convinto che Google sia "gratuito". La maggior parte degli organizzatori di RaceID aumenta leggermente la quota di iscrizione per coprire il costo della piattaforma. La nostra analisi dei dati dimostra che i partecipanti non sono sensibili a questo costo aggiuntivo, anzi, se lo aspettano come parte di un'ottima esperienza di gara! Per maggiori dettagli sulle tendenze di pagamento dei partecipanti alle gare, consultare questo articolo. tendenze di pagamento dei partecipanti alle gare. Va detto inoltre che RaceID ha gli strumenti per aumentare i ricavi della gara ben oltre la quota di iscrizione stabilita.

In sintesi, se non avete bisogno di raccogliere quote di iscrizione e avete pochi partecipanti, probabilmente potete usare Google Forms alla grande. Tuttavia, dovreste pensarci due volte, anche per una gara piccola e gratuita, perché probabilmente pagherete di più in termini di tempo prezioso, passando ore a scaricare dati, creare liste di partenza, esportare indirizzi e-mail in un altro sistema e mantenere tutti i dati sincronizzati in tutti i vostri documenti o programmi separati quando apportate modifiche o aggiornamenti...

Se siete seriamente interessati alla vostra gara e rispettate il vostro tempo, l'utilizzo di un sistema EMS specifico per le gare come RaceID vale la pena di essere speso, poiché il sistema svolgerà per voi tutte le attività di base e, soprattutto, offrirà ai vostri partecipanti un'esperienza superiore e più professionale.

Per ulteriori ragioni sulla necessità di un sistema EMS adeguato per la vostra gara, leggete questo articolo.