Το άρθρο ενημερώθηκε στις 12 Ιουνίου 2024.

Σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε το Google Forms για να κάνετε εγγραφές για το διοργάνωση, αλλά δεν είστε σίγουροι αν θα κάνει τη δουλειά σας; Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Εξετάζουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της χρήσης του Google Forms και τα συγκρίνουμε με το RaceID (ή με τη χρήση ενός κατάλληλου συστήματος διαχείρισης εκδηλώσεων για αγώνες γενικά!).

Σχετικά με τις Φόρμες Google 

Οι φόρμες Google είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο που δημιουργεί φόρμες (έρευνες, κουίζ και ερωτηματολόγια) γρήγορα και εύκολα. Η χρήση του είναι δωρεάν με έναν λογαριασμό Google - και το σημαντικό για τους διοργανωτές του διοργάνωση είναι ότι οι απαντήσεις μπορούν να μεταφορτωθούν σε μορφή λογιστικού φύλλου. Μπορεί επίσης να προσαρμοστεί (τρόπον τινά) με διάφορα πρότυπα και οι απαντήσεις μπορούν να είναι κείμενο, πολλαπλές επιλογές, βαθμολογίες με κλίμακα και άλλα. Έχει σχεδιαστεί για χρήση στη διεξαγωγή ερευνών, τη συλλογή ανατροφοδότησης και τη συλλογή δεδομένων, είτε για ερευνητικούς είτε για επιχειρηματικούς σκοπούς.

Λόγοι για τους οποίους ορισμένοι διοργανωτές του διοργάνωση επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν τα Google Forms:

1. Είναι νέοι στην οργάνωση του διοργάνωση και σκέφτονται "Έι, χρειάζομαι μόνο μια λίστα με τα ονόματα και τα γενέθλια των συμμετεχόντων, σωστά;".
2. Θέλουν την απολύτως φθηνότερη δυνατή μέθοδο συλλογής βασικών δεδομένων εγγραφής (δωρεάν)
3. Εξοικείωση με τον τρόπο λειτουργίας των προϊόντων της Google
4. Η ασφαλής πληρωμή δεν είναι σημαντική, θέλουν να βασιστούν στο ότι οι συμμετέχοντες θα θυμούνται να μεταφέρουν ή να φέρνουν μετρητά στο διοργάνωση μαζί τους.
5. Η εμφάνιση ή το εμπορικό σήμα της ιστοσελίδας διοργάνωση δεν έχει σημασία - η έλλειψη επαγγελματισμού μιας φόρμας Google δεν έχει καμία σημασία.

Συνήθως, ένας μικρός διοργανωτής του διοργάνωση , ο οποίος είναι σχετικά νέος και ίσως θέλει να "δοκιμάσει" να γίνει διευθυντής του διοργάνωση , ο οποίος αισθάνεται έλλειψη χρόνου και έχει άλλες εργασίες υψηλότερης προτεραιότητας να επιλύσει σε σύντομο χρονικό διάστημα, θα επιλέξει μια τόσο βασική επιλογή όπως η φόρμα Google.

Σχετικά με το RaceID

Το RaceID είναι ένα σύστημα διαχείρισης εκδηλώσεων και έχει σχεδιαστεί ειδικά για τους διοργανωτές και τους συμμετέχοντες του διοργάνωση . Το RaceID αυτοματοποιεί τη διαδικασία εγγραφής, δημιουργεί λίστες αστέρων, εκχωρεί αριθμούς συμμετοχής και πραγματοποιεί ασφαλείς πληρωμές. Έχει σχεδιαστεί για να είναι εύκολο στη χρήση, αλλά διαθέτει πολλές πρόσθετες λειτουργίες που μπορούν να εκμεταλλευτούν οι διοργανωτές του διοργάνωση για να να αναπτύξουν το διοργάνωση που απαιτείται για μια επαγγελματική και οικονομικά βιώσιμη εκδήλωση - χρόνο με το χρόνο.

Το RaceID διαθέτει επίσης δύο εφαρμογές για κινητές συσκευές ή συσκευές tablet. Η μία εφαρμογή είναι για διοργανωτές με ενσωματωμένη λειτουργία χρονομέτρησης διοργάνωση και αυτόματη λίστα εκκίνησης και αποτελεσμάτων, καθώς και λειτουργία ανταλλαγής μηνυμάτων μεταξύ των συμμετεχόντων.

Η εφαρμογή για τους συμμετέχοντες έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε οι δρομείς να μπορούν να βρουν και να καταχωρήσουν ένα διοργάνωση με δύο μόνο κλικ. Οι συμμετέχοντες μπορούν επίσης να ακολουθούν τους φίλους τους και όλα τα ιστορικά αποτελέσματα αποθηκεύονται με ασφάλεια. Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με την εφαρμογή, συνήθως την περιγράφω ως μια διασταύρωση μεταξύ Airbnb και Strava.

RaceID vs Google Forms Διάγραμμα

Φόρμες Google

• Κόστος: Google)
• Συλλογή βασικών πληροφοριών εγγραφής: Τηλέφωνο, κ.λπ.
• Δυνατότητα λήψης των απαντήσεων σε υπολογιστικό φύλλο
• Καμία επεξεργασία πληρωμών
• Η αισθητική είναι βασική, χωρίς επαγγελματική αίσθηση
• Δεν υπάρχει πρόσθετη λειτουργικότητα για τους συμμετέχοντες
• Δεν είναι δυνατή η ενσωμάτωση (απαιτείται χειροκίνητη εισαγωγή/μεταφορά δεδομένων)
• Δεν υπάρχει αυτόματη λίστα εκκίνησης/αποτελεσμάτων

RaceID

• Κόστος: 6% κάθε συναλλαγής 
• Προηγμένες υπηρεσίες εγγραφής, προσαρμοσμένα πεδία, αυτοματοποιημένη αρίθμηση κ.λπ.
• Δυνατότητα λήψης/ανέβασμα σε μορφή υπολογιστικού φύλλου
• Ασφαλής επεξεργασία πληρωμών
• Επαγγελματική αισθητική για τους συμμετέχοντες
• Λειτουργία εφαρμογής για τους συμμετέχοντες
• Οργανωτής Χρονομέτρηση App
• Ολοκλήρωση με άλλα συστήματα με χρήση του Zapier
• Αυτοματοποιημένες λίστες εκκίνησης και αποτελεσμάτων
  

Συμπέρασμα

Οι Φόρμες Google είναι δωρεάν και πιθανότατα γνωρίζετε ήδη πώς να τις χρησιμοποιείτε. Φυσικά, η χρήση δωρεάν λογισμικού μπορεί να είναι δελεαστική όταν προσπαθείτε να διοργανώσετε μια δωρεάν, οικονομική ή δοκιμαστική εκδήλωση. Το RaceID θα σας κοστίσει λίγο ανά εγγραφή, αλλά έχετε μεγάλη αξία γι' αυτό (και οι δωρεάν αγώνες δεν έχουν τέλη). Όταν σκέφτεστε την βελτιωμένη εμπειρία των συμμετεχόντων και τον εξοικονομημένο χρόνο διαχείρισης κατά τη χρήση του RaceID, αξίζει τον κόπο (δείτε εδώ ένα παράδειγμα για το πώς ο Ryan μείωσε το 80% του χρόνου διαχείρισης μετά τη μετάβαση στο RaceID). Επιπλέον, έχετε τις εφαρμογές, την ασφαλή επεξεργασία πληρωμών και όλες τις άλλες λειτουργίες! Κορυφαία συμβουλή για όσους εξακολουθούν να είναι εξαρτημένοι από το γεγονός ότι η Google είναι "δωρεάν". Οι περισσότεροι διοργανωτές RaceID αυξάνουν ελαφρώς τα τέλη συμμετοχής τους για να καλύψουν το τέλος της πλατφόρμας. Η ανάλυση των δεδομένων μας δείχνει ότι οι συμμετέχοντες δεν είναι ευαίσθητοι σε αυτή την επιπλέον χρέωση - στην πραγματικότητα, την περιμένουν ως μέρος της παροχής μιας εξαιρετικής εμπειρίας διοργάνωση σε αντάλλαγμα! Δείτε αυτό το άρθρο για πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις τάσεις πληρωμής των συμμετεχόντων στο διοργάνωση . Θα πρέπει επίσης να αναφερθεί ότι το RaceID διαθέτει τα εργαλεία για να αυξήσετε τα έσοδα του διοργάνωση πολύ πέρα από το τέλος εγγραφής που έχετε ορίσει.

Συνοψίζοντας, εάν δεν χρειάζεται να συλλέξετε τέλη συμμετοχής και έχετε πολύ λίγους συμμετέχοντες, μπορείτε πιθανώς να χρησιμοποιήσετε τις Φόρμες Google σε εξαιρετικό βαθμό. Ωστόσο, ίσως θα πρέπει να το σκεφτείτε δύο φορές, ακόμη και για μικρούς και δωρεάν αγώνες, καθώς πιθανότατα θα πληρώσετε περισσότερα στον πολύτιμο χρόνο σας, ξοδεύοντας ώρες για να κατεβάσετε δεδομένα, να δημιουργήσετε τις δικές σας λίστες εκκίνησης, να εξάγετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλο σύστημα και να διατηρείτε όλα τα δεδομένα συγχρονισμένα σε όλα τα ξεχωριστά σας έγγραφα ή προγράμματα όταν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές ή ενημερώσεις...

Εάν είστε καθόλου σοβαροί με το διοργάνωση και σέβεστε τον χρόνο σας, η χρήση ενός ειδικού συστήματος EMS για αγώνες όπως το RaceID αξίζει τα χρήματα που θα δαπανήσετε, καθώς το σύστημα θα κάνει όλες τις βασικές εργασίες για εσάς και, το σημαντικότερο, θα δώσετε στους συμμετέχοντες μια ανώτερη και πιο επαγγελματική εμπειρία.

Για περαιτέρω λόγους για τους οποίους χρειάζεστε ένα κατάλληλο σύστημα EMS για το διοργάνωση, διαβάστε αυτό το άρθρο.