¿Puedo utilizar los formularios de Google para procesar las inscripciones a las carreras?

Pantalla Google

Artículo actualizado el 12 de junio de 2024.

¿Estás pensando en utilizar Google Forms para realizar las inscripciones de tu carrera, pero no estás seguro de si te servirá? Este artículo te ayudará en el proceso de toma de decisiones. Analizaremos los pros y los contras de utilizar Google Forms y los compararemos con RaceID (o con el uso de un sistema de gestión de eventos adecuado para las carreras en general).

Acerca de los formularios de Google 

Google Formularios es una herramienta web que permite crear formularios (encuestas, cuestionarios y cuestionarios) de forma rápida y sencilla. Su uso es gratuito con una cuenta de Google y, lo que es más importante para los organizadores de carreras, las respuestas pueden descargarse en formato de hoja de cálculo. También se puede personalizar (más o menos) con varias plantillas, y las respuestas pueden ser de texto, de opción múltiple, calificaciones escaladas y más. Está diseñado para realizar encuestas, recabar opiniones y recopilar datos, ya sea con fines de investigación o empresariales.

Razones por las que algunos organizadores de carreras optan por utilizar Google Forms:

  1. Son nuevos en la organización de carreras y piensan: "Oye, sólo necesito una lista con los nombres y cumpleaños de los participantes, ¿no?".
  2. Quieren el método más barato posible para recopilar datos básicos de registro (gratis)
  3. Familiaridad con el funcionamiento de los productos de Google
  4. El pago seguro no es importante, quieren confiar en que los participantes se acuerden de hacer una transferencia bancaria o lleven dinero en efectivo a la carrera.
  5. El aspecto o la marca de su carrera carecen de importancia: la falta de profesionalidad de un formulario de Google no es motivo de preocupación.

Por lo general, un pequeño organizador de carreras, que es relativamente nuevo y tal vez quiere "probar" ser director de carrera, que se siente corto de tiempo y tiene otras tareas de mayor prioridad que resolver en un corto espacio de tiempo, optará por una opción tan básica como un formulario de Google.

Acerca de RaceID

RaceID es un sistema de gestión de eventos diseñado específicamente para los organizadores de carreras y los participantes. RaceID automatiza el proceso de inscripción, genera listas de participantes, asigna números de dorsal y acepta pagos seguros. Está diseñado para ser fácil de usar, pero tiene numerosas características adicionales que los organizadores de carreras pueden aprovechar para hacer crecer su carrera requerida para un evento profesional y financieramente sostenible - año tras año.

RaceID también tiene dos aplicaciones para dispositivos móviles o tabletas. Una de ellas es para organizadores, con una función integrada de cronometraje de carreras y listas automáticas de salida y resultados, así como una función de mensajería para los participantes.

La aplicación para participantes está diseñada para que los corredores puedan encontrar e inscribirse en una carrera con sólo dos clics. Los participantes también pueden seguir a sus amigos y todos los resultados históricos se guardan de forma segura. Si no conoces la aplicación, suelo describirla como un cruce entre Airbnb y Strava.

RaceID vs Google Forms Gráfico

Gráfico Google forms vs RaceID

Formularios de Google

  • Coste: Gratis (con cuenta de Google)
  • Recogida de información básica de registro: Nombre, dirección, fecha de nacimiento, teléfono, etc.
  • Posibilidad de descargar las respuestas a la hoja de cálculo
  • Sin procesamiento de pagos
  • La estética es básica, carente de profesionalidad
  • Sin funciones adicionales para los participantes
  • No es posible la integración (es necesario introducir/transferir datos manualmente)
  • Sin lista automática de Inicio/Resultados

RaceID

  • Coste: 6% de cada transacción 
  • Servicios avanzados de registro, campos personalizados, numeración automática de dorsales, etc.
  • Posibilidad de descarga/carga en formato de hoja de cálculo
  • Procesamiento de pagos seguro
  • Estética profesional para sus participantes
  • Funcionalidad de la aplicación para los participantes
  • Organizador Timing App
  • Integraciones con otros sistemas mediante Zapier
  • Listas de salida y resultados automatizadas

Conclusión

Google Forms es gratuito y probablemente ya sepas cómo utilizarlo. Por supuesto, el uso de software gratuito puede ser tentador cuando se trata de organizar un evento gratuito, económico o de prueba. RaceID te costará un poco por inscripción, pero obtienes mucho valor por ello (y las carreras gratuitas no tienen cuotas). Cuando se piensa en la mejora de la experiencia de los participantes y el ahorro de tiempo de administración al utilizar RaceID hace que valga la pena (ver un ejemplo aquí de cómo Ryan redujo el 80% de su tiempo de administración después de cambiar a RaceID). También tienes las aplicaciones, el procesamiento seguro de pagos y todas las demás funcionalidades. Un consejo para los que siguen enganchados al hecho de que Google es "gratis". La mayoría de los organizadores de RaceID aumentan ligeramente sus cuotas de inscripción para cubrir la cuota de la plataforma. Nuestro análisis de datos muestra que los participantes no son sensibles a esta tasa adicional; de hecho, la esperan como parte de una gran experiencia de carrera a cambio. Consulte este artículo para obtener información más detallada sobre tendencias de pago de los participantes en las carreras. También hay que mencionar que RaceID tiene las herramientas para aumentar los ingresos de tu carrera mucho más allá de la cuota de inscripción que establezcas.

En resumen, si no necesitas cobrar ninguna cuota de inscripción y tienes muy pocos participantes, probablemente puedas utilizar Google Forms perfectamente. Sin embargo, es posible que quieras pensártelo dos veces, incluso para una carrera pequeña y gratuita, ya que probablemente pagarás más en tu precioso tiempo al pasar horas descargando datos, creando tus propias listas de salida, exportando direcciones de correo electrónico a otro sistema y manteniendo todos los datos sincronizados en todos tus documentos o programas separados al realizar cualquier cambio o actualización....

Si de alguna manera te tomas en serio tu carrera y respetas tu propio tiempo, utilizar un sistema EMS específico para carreras como RaceID bien vale el dinero gastado, ya que tendrás todas las tareas básicas hechas para ti por el sistema y, lo más importante, darás a tus participantes una experiencia superior y más profesional.

Para conocer más razones por las que necesitas un sistema EMS adecuado para tu carrera, lee este artículo.