5 måter å rekruttere frivillige til løpet ditt på
Når vi spør våre arrangørvenner hva som er den største utfordringen med å planlegge et løp, får vi ofte svaret "å finne frivillige". Som løpsleder har du som regel mye annet å tenke på, og stresset med å skaffe nok folk til å hjelpe til på løpsdagen kan være utmattende.
I denne artikkelen gir vi deg noen tips til hvordan du kan gjøre det enklere å rekruttere frivillige til utendørsarrangementet ditt. Les videre, kom deg ut og rekrutter!
Først må du lage en plan for frivillige i løpet
Først og fremst bør du lage en plan for arrangementet og de ansatte som trengs. Vårt beste råd er å ikke utsette dette til siste liten... Planen trenger ikke å være avansert, skriv den ned i et Google-dokument (eller et annet verktøy som er lett å dele):
- Hvor mange frivillige trenger dere?
- Hva må hver enkelt person gjøre?
- Hvilke ferdigheter kreves?
- Hva kan du tilby de frivillige til gjengjeld (frynsegoder - for eksempel gratis mat, varer, rabatter på registrering osv.)
5 måter å rekruttere og finne frivillige på:
- Legg til en "Frivillig"-påmelding ved siden av selve løpsregistreringen.
- Konvertere tilskuere til frivillige
- Kontakt og samarbeid med lokale idrettslag
- Markedsføre og rekruttere frivillige på sosiale medier.
- Bygge opp en sterk frivillighetsbank over tid
La oss nå gå nærmere inn på hvert enkelt punkt:
1. Legg til en påmelding som frivillig ved siden av selve løpsregistreringen.
Du kan legge til en frivilligregistrering ved siden av eller under den vanlige løpsregistreringen, noe som er en smart måte å synliggjøre frivillighetsalternativene for løpet ditt på, og også en måte å organisere hele prosessen med påmelding og tildeling av oppgaver til frivillige på. Dette er vanligvis enkelt å gjøre med leverandøren av påmeldingstjenester på nettet.
Vi foreslår at du oppretter en distanse som "Registrering av frivillige", gjør den gratis og legger til et egendefinert spørsmål med en avkrysningsliste der du lar de frivillige velge hvilke oppgaver de helst vil gjøre. Det er mye mer sannsynlig at de frivillige vil gjøre en god jobb hvis de får jobbe med noe de liker på løpsdagen. En oppgaveliste kan for eksempel se slik ut:
- Starter
- Høyttaler
- Logistikk
- Innsjekking av løperne/relasjoner til løperne
- Forberedelse av goodiebag
- Tidtaking
- Prisutdeling
- Frivillig gruppeleder
- Sweeper (løp banen sist)
- Kursmerking
- Sikkerhet
- Kontrollører av energistasjoner
Husk også å markedsføre fordelene ved å være frivillig på en ledig plass ved siden av frivilligregistreringen.
2. Konvertere tilskuere til frivillige
Nesten alle deltakere kommer til et arrangement med en eller annen form for støtte- eller heiagjeng. Det kan være hele familier, ektefeller, venner, klubblag og andre som reiser sammen. Av ulike grunner ønsker ikke alle å delta i et løp. Da er frivillig arbeid et perfekt alternativ for å engasjere seg i fellesskapet rundt arrangementet og ha det hyggelig sammen med konkurrentene. Som frivillig (spesielt hvis du er tidtakerassistent eller løypekontrollør) får du dessuten noen av de beste utsiktsplassene under hele løpet, og du kommer tettest på løperne og løypen.
Noen måter du kan prøve å konvertere tilskuere til frivillige på:
- Legg til en tekst i bekreftelses-e-posten som deltakerne får, omtrent som følger: "Har du med deg noen til løpet? Be dem melde seg som frivillige (legg til lenke til registrering av frivillige)!"
- Hvis du ønsker en enda større effekt av det ovennevnte, kan du legge til et insentiv, for eksempel at løpere som rekrutterer en frivillig, får 20 % rabatt på sin neste løpsregistrering.
- Kommunisere til tilskuere under andre arrangementer ved hjelp av løpesedler, opprop fra høyttalerne osv. for å få dem til å komme tilbake som frivillige til neste løp.
3. Kontakt og samarbeid med lokale idrettslag
Som løpsarrangør er du sannsynligvis ganske involvert i idrettsmiljøet i området ditt. Har du en liste over alle idrettslagene i byen eller regionen din? Det er en god idé å kontakte idrettsklubber og inngå samarbeid med dem om frivillig arbeid. Husk at det ikke trenger å være samme idrett som løpet ditt - det kan til og med være en fordel å finne en idrettsklubb som har en litt annen sesong enn deg, slik at de kanskje har bedre tid til å komme og hjelpe til på løpet ditt.
Noen måter du kan tilby et partnerskap på kan være:
- Gi idrettslaget en fordel hvis de stiller med X antall frivillige. Dette kan være gaver til de frivillige, en andel av inntektene fra løpet eller en annen fordel du kan komme på.
- Du kan også opprette et gjensidig samarbeid med en eller flere idrettsklubber (spesielt hvis du selv er en idrettsklubb som arrangerer løpet): Du hjelper til med X antall personer på deres løp, og de hjelper til med samme antall personer på ditt løp.
- Kryssmarkedsføring for frivillig arbeid: Be klubben om å sende ut informasjon om muligheter for frivillig arbeid i det interne nyhetsbrevet, i bytte mot en stand på løpet eller annen kommunikasjon som kan hjelpe idrettslaget med å få flere medlemmer.
4. Markedsføre og rekruttere frivillige på sosiale medier.
Bruk frivillighetsfordelene og materialet du har tenkt ut og laget, og spre budskapet i sosiale medier. Ikke bare gjør det én gang. Lag en tidsplan eller en plan der dere kommuniserer påmelding av frivillige osv. én gang i måneden i alle kanaler. Sosiale medier egner seg ypperlig til dette, og du kan legge ut feed-innlegg og historier på profilen din, siden din og i stories. Du kan også lete etter relevante grupper på Facebook og be om å bli medlem (du kan gjøre det som en Facebook-side) og poste innlegg i disse gruppene om muligheter for frivillig arbeid.
5. Bygg opp en sterk frivillighetsbank over tid med insentiver.
Den beste og sterkeste veksten er som regel den langsomme og lovlige. Hvis du er iherdig med å markedsføre frivilligheten din som en god opplevelse, vil du etter hvert bygge opp et rykte om den, og jungeltelegrafen vil gi deg flere nye frivillige. Men ikke overlat det til tilfeldighetene, lag et system. Lagre e-postadressen og -informasjonen til alle som har vært frivillige (selvfølgelig med deres tillatelse!), og lagre denne banken i registreringssystemet eller et annet verktøy for e-postlister. Deretter kan du enkelt sende en e-post til denne listen hvert år, noen måneder før arrangementet, og be dem om å melde seg som frivillige til et kommende løp.
Dette blir enda mer effektivt hvis du inkluderer et insentiv til å melde seg som nevnt i punkt 2: Gi alle som melder seg som frivillige eller rekrutterer frivillige en fordel. Det kan for eksempel være en gratis vare (fra sponsorer!) eller en rabatt på neste påmelding til løpet.
Som med all annen markedsføring tar det tid å rekruttere frivillige. Dette er nesten som å markedsføre selve løpet - du må ha en plan, og du må gjennomføre den. Husk også å evaluere hvilke tiltak som faktisk ga flest frivillige, og gjør mer av det neste gang.
Vi håper disse tipsene hjelper deg med å skaffe frivillige til løpet ditt. Gi oss beskjed hvis du har prøvd noen av disse tipsene, vi vil gjerne høre hvordan det gikk!
