5 façons de recruter des bénévoles pour votre course
Lorsque nous demandons à nos amis organisateurs quelle est la partie la plus difficile de l'organisation d'une course, ils nous répondent souvent qu'il faut trouver des bénévoles. En tant que directeur de course, vous avez généralement beaucoup d'autres choses en tête et le stress lié à la recherche d'un nombre suffisant de volontaires pour aider le jour de la course peut être épuisant.
Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour faciliter le processus de recrutement de volontaires pour votre événement en plein air. Lisez la suite, allez-y et recrutez !
Tout d'abord, établissez un plan de bénévolat pour la course
Avant toute chose, établissez un plan pour votre événement et le personnel nécessaire. Nous vous conseillons de ne pas attendre la dernière minute... Votre plan n'a pas besoin d'être sophistiqué, notez-le dans un document Google (ou tout autre outil facilement partageable) :
- Combien de volontaires avez-vous besoin ?
- Que doit faire chaque personne ?
- Quelles sont les compétences requises ?
- Que pouvez-vous offrir à vos bénévoles en retour (avantages - tels que nourriture gratuite, marchandises, réductions sur l'inscription, etc.)
5 façons de recruter et de trouver des volontaires :
- Ajoutez une inscription "Bénévole" à côté de votre inscription à la course.
- Convertir les spectateurs en volontaires
- Contact et partenariat avec les clubs sportifs locaux
- Promouvoir et recruter des volontaires sur les médias sociaux
- Constituer une solide banque de bénévoles au fil du temps
Maintenant, entrons dans les détails pour chaque point :
1. Ajoutez une inscription pour les bénévoles à côté de votre inscription à la course.
Une façon intelligente d'accroître la visibilité des options de bénévolat pour votre course et d'organiser l'ensemble du processus d'inscription et d'attribution des tâches aux bénévoles, vous pouvez ajouter une inscription de bénévolat à côté ou en dessous de votre inscription normale à la course. Cette opération est généralement facile à réaliser avec votre fournisseur de services d'inscription en ligne.
Nous vous suggérons de créer une distance "Inscription des volontaires", de la rendre gratuite et d'ajouter une question personnalisée avec une liste de cases à cocher permettant aux volontaires de choisir les tâches qu'ils préfèrent accomplir. Il est beaucoup plus probable que les bénévoles fassent un excellent travail s'ils ont l'occasion de travailler sur quelque chose qu'ils aiment le jour de la course. Une liste de tâches pourrait ressembler à ceci par exemple :
- Démarreur
- Haut-parleur
- Logistique
- Enregistrement des coureurs / relations avec les coureurs
- Préparation du sac de goodies
- Chronométrage
- Remise des prix
- Chef de groupe bénévole
- Sweeper (parcourt le parcours en dernier)
- Notation des cours
- Sécurité
- Les marshalls des stations d'énergie
N'oubliez pas de mettre en avant les avantages et les cadeaux liés au volontariat dans tout espace disponible à côté de l'inscription des volontaires.
2. Convertir les spectateurs en volontaires
Presque tous les participants viennent à un événement avec une sorte de soutien ou d'équipe d'encouragement. Il peut s'agir de familles entières, de conjoints, d'amis, d'équipes de clubs, etc. qui voyagent ensemble. Pour différentes raisons, tout le monde ne veut pas participer à la course. Le bénévolat est alors une option parfaite pour s'engager dans la communauté de l'événement et passer un bon moment pendant l'événement avec les concurrents. De plus, en tant que bénévole (surtout si vous êtes assistant au chronométrage ou commissaire de course), vous bénéficiez de certaines des meilleures places d'observation de toute la course et vous êtes au plus près des coureurs et du parcours.
Voici quelques façons d'essayer de convertir les spectateurs en volontaires :
- Ajouter un texte dans l'e-mail de confirmation que les coureurs reçoivent : "Vous amenez quelqu'un à la course ? Demandez-lui d'être bénévole (ajoutez un lien vers l'inscription des bénévoles) !"
- Si vous souhaitez obtenir un effet encore plus important de ce qui précède, ajoutez une incitation, telle que les coureurs qui recrutent un bénévole bénéficieront d'une réduction de 20 % sur leur prochaine inscription à la course.
- Communiquer avec les spectateurs lors d'autres événements, à l'aide de tracts, d'appels des haut-parleurs, etc. pour qu'ils reviennent lors de la prochaine course en tant que bénévoles.
3. Contacter les clubs sportifs locaux et établir des partenariats avec eux
En tant qu'organisateur de courses, vous êtes probablement très impliqué dans la scène sportive de votre région. Pouvez-vous dresser la liste de tous les clubs sportifs de votre ville ou de votre région ? C'est une bonne idée de contacter les clubs sportifs et de s'associer avec eux pour faire du bénévolat. N'oubliez pas qu'il ne doit pas nécessairement s'agir du même sport que votre course - il pourrait même être plus avantageux de trouver un club sportif dont la saison est légèrement différente de la vôtre, afin qu'il ait plus de temps pour venir vous aider lors de votre course.
Vous pouvez proposer un partenariat de différentes manières :
- Partager un avantage avec le club sportif s'il vous amène un nombre X de volontaires. Il peut s'agir de cadeaux pour les bénévoles, d'une part des recettes de la course ou de tout autre avantage auquel vous pouvez penser et qui serait bénéfique.
- Vous pouvez également créer un partenariat réciproque avec un ou plusieurs clubs sportifs (surtout si vous êtes vous-même un club sportif qui organise la course) : vous aidez X personnes lors de leur course, et ils aident le même nombre de personnes lors de la vôtre.
- Par exemple, demandez au club d'envoyer des informations sur les possibilités de bénévolat dans son bulletin d'information interne, en échange d'un stand lors de la course ou d'autres communications qui peuvent aider le club sportif à augmenter le nombre de ses membres, par exemple.
4. Promouvoir et recruter des volontaires sur les médias sociaux
Utilisez les avantages du volontariat et le matériel que vous avez pensé et créé, et diffusez ce message dans les médias sociaux. Ne le faites pas une seule fois. Créez un calendrier ou un plan dans lequel vous communiquez sur l'inscription des volontaires, etc. une fois par mois dans tous les canaux. Les médias sociaux sont parfaits pour cela, et vous pouvez publier des messages et des histoires sur votre profil, votre page et dans les histoires. Vous pouvez également rechercher des groupes pertinents sur Facebook et demander à en être membre (vous pouvez le faire en tant que page Facebook) et publier dans ces groupes des informations sur les possibilités de bénévolat.
5. Constituer une solide banque de bénévoles au fil du temps grâce à des mesures incitatives
La croissance la meilleure et la plus forte, dans tous les sens du terme, est généralement la plus lente et la plus légitime. Si vous persistez à promouvoir votre expérience de bénévolat comme étant excellente, vous finirez par vous forger une réputation et le bouche-à-oreille vous permettra de recruter plusieurs nouveaux bénévoles. Mais ne vous en remettez pas au hasard, créez un système. Pour tous ceux qui ont déjà été bénévoles, enregistrez leur adresse électronique et les informations les concernant (bien sûr, avec leur permission !), et stockez cette banque dans votre système d'enregistrement ou dans un autre outil de liste d'adresses électroniques. Vous pouvez ensuite facilement envoyer un courriel à cette liste chaque année, quelques mois avant l'événement, pour lui demander de s'inscrire comme bénévole pour une prochaine course.
Cela sera encore plus efficace si vous incluez une incitation au bénévolat, comme indiqué au point 2 : offrez un avantage à tous ceux qui se portent volontaires ou qui recrutent des bénévoles. Il peut s'agir d'un article gratuit (offert par des sponsors, par exemple !) ou d'une réduction sur l'inscription à votre prochaine course.
Comme tout effort de marketing, le recrutement de bénévoles prend du temps. C'est un peu comme la promotion de la course elle-même : vous avez besoin d'un plan et vous devez l'exécuter. N'oubliez pas d'évaluer les initiatives qui vous ont permis de recruter le plus grand nombre de bénévoles et d'en faire davantage la prochaine fois.
Nous espérons que ces conseils vous aideront à recruter des bénévoles pour votre course. Faites-nous savoir si vous avez essayé l'un de ces conseils, nous serions ravis de savoir comment cela s'est passé !
