5 τρόποι για να προσλάβετε εθελοντές για το διοργάνωση
Όταν ρωτάμε τους φίλους μας διοργανωτές ποιο είναι το πιο δύσκολο μέρος του σχεδιασμού του διοργάνωση , συχνά λαμβάνουμε την απάντηση "η εξεύρεση εθελοντών". Ως διευθυντής του διοργάνωση , έχετε συνήθως πολλά άλλα πράγματα στο μυαλό σας και το άγχος του να βρείτε αρκετά χέρια για να βοηθήσετε την ημέρα του διοργάνωση μπορεί να είναι εξαντλητικό.
Σε αυτό το άρθρο, μοιραζόμαστε μερικές συμβουλές για το πώς μπορείτε να διευκολύνετε τη διαδικασία προσέλκυσης εθελοντών για την υπαίθρια εκδήλωσή σας. Διαβάστε παρακάτω, βγείτε εκεί έξω και προσλάβετε!
Πρώτον, καταρτίστε ένα σχέδιο εθελοντισμού διοργάνωση
Πρώτα απ' όλα, καταρτίστε ένα σχέδιο για την εκδήλωσή σας και το προσωπικό που απαιτείται. Η καλύτερη συμβουλή μας είναι να μην το αφήσετε αυτό για την τελευταία στιγμή... Το σχέδιό σας δεν χρειάζεται να είναι φανταχτερό, σημειώστε το σε ένα έγγραφο της Google (ή άλλο εργαλείο που μπορεί εύκολα να μοιραστεί):
- Πόσους εθελοντές χρειάζεστε;
- Τι πρέπει να κάνει ο καθένας;
- Ποιες δεξιότητες απαιτούνται;
- Τι μπορείτε να προσφέρετε στους εθελοντές σας ως αντάλλαγμα (προνόμια - όπως δωρεάν φαγητό, εμπορεύματα, εκπτώσεις στην εγγραφή κ.λπ.);
5 τρόποι για την πρόσληψη και την εύρεση εθελοντών:
- Προσθέστε μια εγγραφή "Εθελοντής" δίπλα στην πραγματική σας εγγραφή διοργάνωση
- Μετατροπή των θεατών σε εθελοντές
- Επικοινωνία και συνεργασία με τοπικούς αθλητικούς συλλόγους
- Προώθηση και προσέλκυση εθελοντών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
- Δημιουργήστε μια ισχυρή τράπεζα εθελοντών με την πάροδο του χρόνου
Τώρα, ας μπούμε στις λεπτομέρειες για κάθε σημείο:
1. Προσθέστε μια εγγραφή Εθελοντή δίπλα στην πραγματική σας εγγραφή διοργάνωση
Ένας έξυπνος τρόπος για να αυξήσετε την ορατότητα των επιλογών εθελοντισμού για το διοργάνωση και επίσης ένας τρόπος για να οργανώσετε την όλη διαδικασία εγγραφής και ανάθεσης καθηκόντων σε εθελοντές, μπορείτε να προσθέσετε μια εγγραφή εθελοντών δίπλα ή κάτω από την κανονική εγγραφή διοργάνωση . Αυτό μπορεί συνήθως να γίνει εύκολα με τον πάροχο ηλεκτρονικής εγγραφής σας.
Σας προτείνουμε να ορίσετε μια απόσταση ως "Εγγραφή εθελοντών", να την κάνετε δωρεάν και να προσθέσετε μια προσαρμοσμένη ερώτηση με μια λίστα επιλογής όπου θα αφήνετε τους εθελοντές να επιλέξουν ποιες εργασίες θα προτιμούσαν να κάνουν. Είναι πολύ πιο πιθανό οι εθελοντές να κάνουν σπουδαία δουλειά αν έχουν τη δυνατότητα να ασχοληθούν με κάτι που τους αρέσει την ημέρα διοργάνωση . Ένας κατάλογος εργασιών θα μπορούσε να μοιάζει για παράδειγμα ως εξής:
- Starter
- Ομιλητής
- Εφοδιαστική
- Έλεγχος δρομέων/ σχέσεις δρομέων
- Προετοιμασία της τσάντας Goodie
- Χρονομέτρηση
- Τελετή απονομής βραβείων
- Εθελοντής επικεφαλής ομάδας
- Sweeper (τρέξτε την πορεία τελευταίος)
- Βαθμολόγηση μαθημάτων
- Ασφάλεια
- Ενεργειακοί σταθμοί αστυνόμοι
Μην ξεχνάτε, επίσης, να προωθήσετε τα οφέλη και τα δώρα που προσφέρει η ιδιότητα του εθελοντή σε κάθε διαθέσιμο χώρο δίπλα στην εγγραφή εθελοντών.
2. Μετατροπή των θεατών σε εθελοντές
Σχεδόν κάθε συμμετέχων έρχεται σε μια εκδήλωση με κάποιου είδους υποστήριξη ή ομάδα επευφημιών. Αυτό μπορεί να είναι ολόκληρες οικογένειες, σύζυγοι, φίλοι, ομάδες συλλόγων και άλλοι που ταξιδεύουν μαζί. Για διαφορετικούς λόγους, ο καθένας δεν θέλει να διοργάνωση. Ο εθελοντισμός είναι τότε μια τέλεια επιλογή για να συμμετάσχετε στην κοινότητα της εκδήλωσης και να περάσετε υπέροχα κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης μαζί με τους αγωνιζόμενους. Επιπλέον, ως εθελοντής (ειδικά αν είστε βοηθός χρονομέτρησης ή συνοδός διαδρομής) έχετε μερικές από τις καλύτερες θέσεις θέασης σε ολόκληρο το διοργάνωση και βρίσκεστε πολύ κοντά στους αγωνιζόμενους και την διαδρομή.
Μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προσπαθήσετε να μετατρέψετε τους θεατές σε εθελοντές:
- Προσθέστε ένα κείμενο στο email επιβεβαίωσης που λαμβάνουν οι αγωνιζόμενοι, με τις εξής γραμμές: "Φέρνετε κάποιον στο διοργάνωση; Ζητήστε του να γίνει εθελοντής (προσθέστε σύνδεσμο για την εγγραφή εθελοντών)!"
- Αν θέλετε ακόμη μεγαλύτερο αποτέλεσμα από τα παραπάνω, προσθέστε ένα κίνητρο, όπως για παράδειγμα ότι οι δρομείς που θα στρατολογήσουν έναν εθελοντή θα πάρουν 20% έκπτωση στην επόμενη εγγραφή τους στο διοργάνωση .
- Επικοινωνήστε με τους θεατές κατά τη διάρκεια άλλων εκδηλώσεων, με τη βοήθεια φυλλαδίων, εκκλήσεων από τους ομιλητές κ.λπ. για να επιστρέψουν την επόμενη διοργάνωση ως εθελοντές
3. Επικοινωνία και συνεργασία με τοπικούς αθλητικούς συλλόγους
Ως διοργανωτής του διοργάνωση πιθανόν να ασχολείστε αρκετά με την αθλητική σκηνή της περιοχής σας. Μπορείτε να απαριθμήσετε όλους τους αθλητικούς συλλόγους στην πόλη ή την περιοχή σας; Είναι μια καλή ιδέα να επικοινωνήσετε με αθλητικούς συλλόγους και να συνεργαστείτε μαζί τους για εθελοντισμό. Να θυμάστε ότι δεν χρειάζεται να είναι το ίδιο άθλημα με το δικό σας διοργάνωση - θα μπορούσε μάλιστα να είναι πιο ωφέλιμο να βρείτε έναν αθλητικό σύλλογο που έχει ελαφρώς διαφορετική σεζόν από εσάς, ώστε να έχουν περισσότερο χρόνο να έρθουν και να βοηθήσουν στο διοργάνωση.
Μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προσφέρετε μια συνεργασία μπορεί να είναι:
- Μοιραστείτε κάποιο όφελος για τον αθλητικό σύλλογο αν σας φέρει Χ αριθμό εθελοντών. Αυτό μπορεί να είναι δώρα για τους εθελοντές, ένα μερίδιο από τα έσοδα του διοργάνωση, ή κάποιο άλλο όφελος που μπορείτε να σκεφτείτε ότι θα ήταν επωφελές.
- Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια αμοιβαία συνεργασία με έναν ή περισσότερους αθλητικούς συλλόγους (ειδικά αν είστε εσείς οι ίδιοι αθλητικός σύλλογος και διοργανώνετε το διοργάνωση): εσείς βοηθάτε με Χ αριθμό ατόμων στο δικό τους διοργάνωση, και εκείνοι βοηθούν με τον ίδιο αριθμό ατόμων στο δικό σας διοργάνωση.
- Οπότε, διασταυρωμένη αγορά για εθελοντισμό: ζητήστε από τον σύλλογο να στείλει πληροφορίες για ευκαιρίες εθελοντισμού στο εσωτερικό ενημερωτικό του δελτίο, με αντάλλαγμα ένα περίπτερο στο διοργάνωση ή άλλες επικοινωνίες που μπορούν να βοηθήσουν τον αθλητικό σύλλογο να αποκτήσει περισσότερα μέλη, για παράδειγμα.
4. Προώθηση και προσέλκυση εθελοντών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
Χρησιμοποιήστε τα οφέλη των εθελοντών και το υλικό που έχετε σκεφτεί και δημιουργήσει και προωθήστε αυτό το μήνυμα στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μην το κάνετε μόνο μία φορά. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα ή ένα σχέδιο, όπου επικοινωνείτε την εγγραφή εθελοντών κ.λπ. μία φορά το μήνα σε κάθε κανάλι. Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι ιδανικά γι' αυτό, και μπορείτε να δημοσιεύετε αναρτήσεις και ιστορίες τροφοδοσίας στο προφίλ σας, στη σελίδα σας και σε ιστορίες. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε σχετικές ομάδες στο Facebook και να ζητήσετε να γίνετε μέλος (μπορείτε να το κάνετε ως σελίδα στο Facebook) και να δημοσιεύσετε σε αυτές τις ομάδες σχετικά με τις ευκαιρίες εθελοντισμού.
5. Δημιουργία μιας ισχυρής τράπεζας εθελοντών με την πάροδο του χρόνου με κίνητρα
Η καλύτερη και ισχυρότερη ανάπτυξη από κάθε άποψη, είναι συνήθως η αργή και νόμιμη. Αν είστε επίμονοι στην προώθηση της εθελοντικής σας εμπειρίας ως σπουδαίας, τελικά θα αποκτήσετε μια φήμη γι' αυτήν και η προφορική επικοινωνία θα σας δημιουργήσει αρκετούς νέους εθελοντές. Αλλά μην το αφήνετε στην τύχη, δημιουργήστε ένα σύστημα. Για όποιον έχει υπάρξει ποτέ εθελοντής, αποθηκεύστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα στοιχεία του (φυσικά, με την άδειά του!) και αποθηκεύστε αυτή την τράπεζα μέσα στον πάροχο του συστήματος εγγραφής σας ή σε άλλο εργαλείο λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να στέλνετε email σε αυτή τη λίστα κάθε χρόνο, λίγους μήνες πριν από την εκδήλωση, ζητώντας τους να εγγραφούν ως Εθελοντές για μια επερχόμενη εκδήλωση διοργάνωση.
Αυτό θα είναι ακόμη πιο αποτελεσματικό αν συμπεριλάβετε ένα κίνητρο για εθελοντισμό, όπως αναφέρθηκε στο σημείο 2: προσφέρετε σε όλους όσοι προσφέρουν ή προσλαμβάνουν εθελοντές ένα όφελος. Μπορεί να είναι ένα δωρεάν αντικείμενο (από χορηγούς, για παράδειγμα!) ή μια έκπτωση στην επόμενη εγγραφή σας στο διοργάνωση .
Όπως συμβαίνει με κάθε προσπάθεια μάρκετινγκ, η προσέλκυση εθελοντών απαιτεί χρόνο. Αυτό είναι σχεδόν σαν την προώθηση της ίδιας της ιστοσελίδας διοργάνωση - χρειάζεστε ένα σχέδιο και πρέπει να το εκτελέσετε. Μην ξεχνάτε επίσης να αξιολογείτε ποιες πρωτοβουλίες σας έδωσαν πραγματικά τους περισσότερους εθελοντές και να κάνετε περισσότερα από αυτά την επόμενη φορά.
Ελπίζουμε αυτές οι συμβουλές να σας βοηθήσουν με τους εθελοντές για το διοργάνωση. Ενημερώστε μας αν δοκιμάσατε κάποια από αυτές τις συμβουλές, θα θέλαμε πολύ να ακούσουμε πώς πήγε!
