5 sätt att rekrytera volontärer till ditt lopp

När vi frågar våra lopparrangörer vad som är den svåraste delen av lopplaneringen får vi ofta svaret "att hitta volontärer". Som tävlingsledare har du vanligtvis många andra saker att tänka på och stressen att hitta tillräckligt många som vill hjälpa till på tävlingsdagen kan vara tärande. 

I den här artikeln delar vi med oss av några tips om hur du kan göra det enklare att rekrytera volontärer till ditt lopp. Läs vidare och ge dig ut och rekrytera!

Gör först en plan för volontärarbete

Gör först och främst en plan för evenemanget och den personal som behövs. Vårt bästa råd är att inte lämna detta till sista minuten ... Din plan behöver inte vara snygg, skriv ner den i ett Google-dokument (eller något annat verktyg som är lätt att dela): 

  • Hur många volontärer behöver du?
  • Vad behöver varje person göra?
  • Vilka färdigheter krävs?
  • Vad kan du erbjuda dina volontärer i gengäld (förmåner - t.ex. gratis mat, varor, rabatter på registrering osv.)?

5 sätt att rekrytera och hitta volontärer:

  1. Lägg till en "Volontär"-anmälan bredvid din vanliga loppanmälan.
  2. Få åskådare att bli volontärer
  3. Kontakta och samarbeta med lokala idrottsföreningar.
  4. Främja och rekrytera volontärer på sociala medier. 
  5. Bygga upp en stark volontärbank med tiden

Låt oss nu gå in på detaljerna för varje punkt: 

1. Lägg till en anmälan för volontärer bredvid din vanliga loppanmälan

Ett smart sätt att både öka synligheten för voluntärarbete på ditt lopp och organisera hela processen med att registrera och tilldela volontärer uppgifter, är att lägga till en voluntäranmälan bredvid eller under din vanliga loppanmälan. Detta kan vanligtvis göras enkelt med din leverantör av online-registrering. 

Vi föreslår att du skapar en distans som heter "Volontäranmälan", gör den kostnadsfri och lägger till en anpassad fråga med en lista där du låter volontärerna välja vilka uppgifter de helst vill göra. Det är mycket troligare att volontärerna gör ett bra jobb om de får arbeta med något de tycker om på loppdagen. En uppgiftslista kan till exempel se ut så här:

  • Startsida
  • Speaker 
  • Logistik
  • Incheckning av tävlande/relationer mellan tävlande
  • Förberedelse av goodiebags
  • Tidtagning
  • Prisutdelning 
  • Funktionärsledare 
  • Sweeper (kör banan sist) 
  • Banmarkering
  • Säkerhet 
  • Energistationsvakter 

Glöm inte att även marknadsföra fördelarna med att vara volontär och skriv ned alla fördelar och "perks" bredvid volontärregistreringen. 

2. Få åskådare att bli voluntärer

Nästan alla deltagare kommer till ett evenemang med någon form av stöd eller hejarklack. Det kan vara hela familjer, makar, vänner, klubblag med flera som reser tillsammans. Av olika anledningar vill alla inte vara med i loppet. Volontärarbete är då ett perfekt alternativ för att engagera sig i evenemangsgemenskapen och ha roligt under evenemanget tillsammans med de tävlande. Som volontär (särskilt om du är tidtagningsassistent eller marshall) får du dessutom några av de bästa utsiktsplatserna på hela loppet och kommer allra närmast de tävlande och banan. 

Det finns flera sätt att försöka få åskådare att bli voluntärarbetare: 

  • Lägg till en text i det bekräftelsemail som deltagarna får, ungefär så här: "Tar du med dig någon till loppet? Be dem att bli volontärer (lägg till en länk till volontäranmälan)!" 
  • Om du vill ha en ännu större effekt av ovanstående kan du lägga till ett incitament, till exempel att tävlande som rekryterar en volontär får 20 % rabatt på sin nästa registrering till ditt lopp . 
  • Meddela tävlande under andra evenemang, med hjälp av fliers, uppmaningar från speakern etc. att återvända till nästa lopp som volontärer.

3. Kontakta och samarbeta med lokala idrottsföreningar

Som lopparrangör är du förmodligen ganska engagerad i idrottslivet i ditt område. Kan du räkna upp alla idrottsföreningar i din stad eller region? Det är en bra idé att kontakta idrottsklubbarna och samarbeta med dem för att bli volontär. Kom ihåg att det inte behöver vara samma sport som ditt lopp - det kan till och med vara mer fördelaktigt att hitta en idrottsklubb som har en något annorlunda säsong än du, så att de kanske har mer tid att komma och hjälpa till vid ditt lopp. 

Du kan erbjuda ett partnerskap på följande sätt:

  • Dela med dig av en viss fördel för idrottsklubben om de tar med sig X antal volontärer till dig. Det kan vara gåvor till volontärerna, en del av intäkterna från loppet eller någon annan förmån som du kan komma på som skulle vara fördelaktig. 
  • Du kan också skapa ett ömsesidigt partnerskap med en eller flera idrottsföreningar (särskilt om du själv är en idrottsförening som organiserar lopp): du hjälper till med X antal personer på deras lopp och de hjälper med samma antal personer på din lopp. 
  • Cross-marketing för volontärarbete: be klubben att skicka ut information om volontärarbete i sitt interna nyhetsbrev, i utbyte mot en monter på lopp eller annan kommunikation som kan hjälpa idrottsklubben att få fler medlemmar till exempel. 

4. Främja och rekrytera volontärer på sociala medier. 

Använd de volontärförmåner och det material som du har tänkt ut och skapat, och sprid detta budskap i sociala medier. Gör det inte bara en gång. Skapa ett schema eller en plan där du kommunicerar anmälningar om volontärer etc. en gång i månaden i alla kanaler. Sociala medier är utmärkta för detta, och du kan lägga ut feed-inlägg och stories på din profil, sida och i berättelser. Du kan också leta efter relevanta grupper på Facebook och be om att bli medlem (du kan göra det som en Facebook-sida) och posta i dessa grupper om volontärmöjligheter. 

5. Bygg upp en stark volontärbank över tid med hjälp av incitament

Den bästa och starkaste tillväxten i alla avseenden är vanligtvis den långsamma och legitima sorten. Om du är ihärdig med att marknadsföra din volontärupplevelse som en bra erfarenhet kommer du så småningom att bygga upp ett rykte om den och kommer att generera flera nya volontärer. Men låt det inte bara bero på slumpen, utan skapa ett system. För alla som någonsin varit volontärer, spara deras e-postadress och information (naturligtvis med deras tillåtelse!) och lagra denna bank i ditt registreringssystem eller annat verktyg för e-postlistor. Du kan sedan enkelt skicka e-post till denna lista varje år, några månader före evenemanget, och be dem att anmäla sig som volontärer för ett kommande lopp. 

Detta blir ännu effektivare om du inkluderar ett incitament för volontärer som nämns i punkt 2: erbjud alla som arbetar som volontärer eller rekryterar volontärer en förmån. Det kan vara en gratis sak (från sponsorer, till exempel!) eller en rabatt på nästa loppanmälan. 

Som med alla marknadsföringsinsatser tar rekrytering av volontärer tid. Det är nästan som att marknadsföra lopp - du behöver en plan och du måste genomföra den. Glöm inte att också utvärdera vilka initiativ som faktiskt gav dig flest volontärer och gör mer av det nästa gång. 

Vi hoppas att de här tipsen hjälper dig att hitta volontärer till ditt lopp. Låt oss veta om du har provat något av dessa tips, vi vill gärna höra hur det har gått!