5 formas de captar voluntarios para su carrera

Cuando preguntamos a nuestros amigos organizadores cuál es la parte más difícil de la planificación de una carrera, a menudo recibimos la respuesta "encontrar voluntarios". Como director de carrera, sueles tener muchas otras cosas en la cabeza, y el estrés de conseguir suficientes voluntarios para ayudar el día de la carrera puede ser agotador. 

En este artículo, compartimos algunos consejos para facilitar el proceso de reclutamiento de voluntarios para su evento al aire libre. Siga leyendo, salga a reclutar.

En primer lugar, elabore un plan de voluntariado para la carrera

Lo primero y más importante es hacer un plan para tu evento y el personal necesario. Nuestro mejor consejo es que no lo dejes para el último momento... No hace falta que tu plan sea muy elaborado, anótalo en un documento de Google (o en otra herramienta fácil de compartir): 

• ¿Cuántos voluntarios necesita?
• ¿Qué debe hacer cada persona?
• ¿Qué habilidades se requieren?
• ¿Qué puede ofrecer a sus voluntarios a cambio (ventajas, como comida gratis, productos, descuentos en la inscripción, etc.)?

5 Formas de reclutar y encontrar voluntarios:

1. Añade una inscripción de "Voluntario" junto a tu inscripción real en la carrera
2. Convertir a los espectadores en voluntarios
3. Contactar y asociarse con los clubes deportivos locales
4. Promover y reclutar voluntarios en las redes sociales 
5. Construir un sólido banco de voluntarios a lo largo del tiempo

Ahora, entremos en los detalles de cada punto: 

1. Añade una inscripción de voluntario junto a tu inscripción en la carrera.

Una forma inteligente tanto de aumentar la visibilidad de las opciones de voluntariado para tu carrera como de organizar todo el proceso de inscripción y asignación de tareas a los voluntarios es añadir una inscripción de voluntarios al lado o debajo de la inscripción normal de la carrera. Por lo general, esto se puede hacer fácilmente con tu proveedor de inscripciones online. 

Te sugerimos que establezcas una distancia como "Inscripción de voluntarios", que sea gratuita y que añadas una pregunta personalizada con una lista de casillas para que los voluntarios elijan qué tareas prefieren hacer. Es mucho más probable que los voluntarios hagan un gran trabajo si el día de la carrera pueden trabajar en algo que les guste. Una lista de tareas podría tener este aspecto, por ejemplo:

• Inicio
• Altavoz 
• Logística
• Registro de corredores/relaciones con los corredores
• Preparación de la bolsa de regalos
• Cronometraje
• Entrega de premios 
• Jefe de grupo voluntario 
• Barredora (recorre el trayecto en último lugar) 
• Marcaje del curso
• Seguridad 
• Comisarios de la estación de energía 

No se olvide de promocionar también los beneficios y regalos de ser voluntario en cualquier espacio disponible junto a la inscripción de voluntarios. 

2. Convertir a los espectadores en voluntarios

Casi todos los participantes acuden a un evento con algún tipo de apoyo o equipo de animación. Puede tratarse de familias enteras, cónyuges, amigos, equipos de clubes, etc. que viajan juntos. Por diferentes motivos, no todo el mundo quiere correr. El voluntariado es entonces una opción perfecta para participar en la comunidad del evento y pasarlo bien durante el mismo junto con los competidores. Además, como voluntario (especialmente si eres asistente de cronometraje o marshall de carrera) consigues algunos de los mejores puntos de visión de toda la carrera y puedes estar lo más cerca posible de los corredores y del recorrido. 

Algunas formas de intentar convertir a los espectadores en voluntarios: 

• Añada un texto en el correo electrónico de confirmación que reciben los corredores, del siguiente tenor "¿Vas a traer a alguien a la carrera? Pídele que sea voluntario (añade un enlace a la inscripción de voluntarios)". 
• Si desea un efecto aún mayor de lo anterior, añada un incentivo, como que los corredores que recluten a un voluntario obtendrán un 20% de descuento en su próxima inscripción a la carrera. 
• Comunicar a los espectadores durante otros eventos, con la ayuda de octavillas, avisos por los altavoces, etc. para que vuelvan a la siguiente carrera como voluntarios.

3. Contactar y asociarse con los clubes deportivos locales

Como organizador de carreras, probablemente estés bastante implicado en la escena deportiva de tu zona. ¿Puedes hacer una lista de todos los clubes deportivos de tu ciudad o región? Es una buena idea ponerse en contacto con los clubes deportivos y asociarse con ellos para participar como voluntario. Recuerda que no tiene por qué ser el mismo deporte que el de tu carrera; incluso podría ser más beneficioso encontrar un club deportivo que tenga una temporada ligeramente diferente a la tuya, de modo que dispongan de más tiempo para venir a ayudar en tu carrera. 

Algunas formas de ofrecer una colaboración pueden ser:

• Compartir algún beneficio para el club deportivo si le aportan X cantidad de voluntarios. Puede tratarse de regalos para los voluntarios, una parte de los ingresos de la carrera o cualquier otro beneficio que se te ocurra que pueda ser beneficioso. 
• También puedes crear una asociación recíproca con uno o varios clubes deportivos (especialmente si tú mismo eres un club deportivo y organizas la carrera): tú ayudas con X cantidad de personas en su carrera y ellos ayudan con la misma cantidad de personas en la tuya. 
• Así que haz marketing cruzado para el voluntariado: pide al club que envíe información sobre oportunidades de voluntariado en su boletín interno, a cambio de un puesto en la carrera u otras comunicaciones que puedan ayudar al club deportivo a conseguir más socios, por ejemplo. 

4. Promover y reclutar voluntarios en las redes sociales 

Utiliza los beneficios del voluntariado y el material que has pensado y creado, y difunde este mensaje en las redes sociales. No lo hagas sólo una vez. Crea un calendario o un plan en el que comuniques la inscripción de voluntarios, etc., una vez al mes en todos los canales. Las redes sociales son estupendas para esto, y puedes publicar posts e historias en tu perfil, página y en las historias. También puedes buscar grupos relevantes en Facebook y pedir ser miembro (puedes hacerlo como página de Facebook) y publicar en esos grupos sobre oportunidades de voluntariado. 

5. Construir un sólido banco de voluntarios a lo largo del tiempo con incentivos

El mejor y más fuerte crecimiento, en cualquier sentido, suele ser el lento y legítimo. Si eres persistente en la promoción de tu experiencia de voluntariado como algo estupendo, acabarás creándote una reputación al respecto y el boca a boca te generará varios voluntarios nuevos. Pero no lo dejes al azar; crea un sistema. Guarda la dirección de correo electrónico y los datos de todos los voluntarios que hayan participado alguna vez (por supuesto, con su permiso) y almacena este banco en tu proveedor de sistemas de registro u otra herramienta de listas de correo electrónico. A continuación, puedes enviar fácilmente un correo electrónico a esta lista cada año, unos meses antes del evento, pidiéndoles que se inscriban como voluntarios para una próxima carrera. 

Esto será aún más eficaz si incluye un incentivo para el voluntariado, como se menciona en el punto 2: ofrezca un beneficio a todos los que se ofrezcan voluntarios o recluten voluntarios. Puede ser un artículo gratuito (de los patrocinadores, por ejemplo) o un descuento en la inscripción de tu próxima carrera. 

Como cualquier esfuerzo de marketing, la captación de voluntarios lleva su tiempo. Es casi como promocionar la propia carrera: necesitas un plan y tienes que ejecutarlo. No olvide evaluar también qué iniciativas le han aportado más voluntarios y hacer más de ellas la próxima vez. 

Esperamos que estos consejos te ayuden con los voluntarios de tu carrera. Cuéntanos si has probado alguno de estos consejos, ¡nos encantaría saber cómo te ha ido!