5 Wege zur Anwerbung von Freiwilligen für Ihren Lauf
Wenn wir unsere Freunde unter den Veranstaltern fragen, was die größte Herausforderung bei der Planung von Wettkämpfen ist, bekommen wir oft die Antwort "Freiwillige zu finden". Als Rennleiter hat man in der Regel viele andere Dinge im Kopf und der Stress, genügend Helfer für den Renntag aufzutreiben, kann sehr belastend sein.
In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie die Anwerbung von Freiwilligen für Ihre Outdoor-Veranstaltung vereinfachen können. Lesen Sie weiter, gehen Sie raus und rekrutieren Sie!
Erstellen Sie zunächst einen Plan für freiwillige Helfer im Rennen
Zuallererst sollten Sie einen Plan für Ihre Veranstaltung und das benötigte Personal erstellen. Wir raten Ihnen, dies nicht bis zur letzten Minute aufzuschieben... Ihr Plan muss nicht ausgefallen sein, notieren Sie ihn einfach in einem Google-Dokument (oder einem anderen leicht zugänglichen Tool):
- Wie viele Freiwillige brauchen Sie?
- Was muss jeder Einzelne tun?
- Welche Fähigkeiten sind erforderlich?
- Was können Sie Ihren Freiwilligen als Gegenleistung anbieten (z. B. kostenloses Essen, Waren, Ermäßigungen bei der Anmeldung usw.)?
5 Wege, um Freiwillige anzuwerben und zu finden:
- Fügen Sie eine "Freiwilligen"-Anmeldung neben Ihrer eigentlichen Rennanmeldung hinzu
- Zuschauer zu Freiwilligen machen
- Kontakt und Partnerschaft mit örtlichen Sportvereinen
- Werbung und Anwerbung von Freiwilligen über soziale Medien
- Aufbau einer starken Freiwilligenbank im Laufe der Zeit
Gehen wir nun auf die Einzelheiten der einzelnen Punkte ein:
1. Fügen Sie eine Freiwilligenanmeldung neben Ihrer eigentlichen Rennanmeldung hinzu
Um die Sichtbarkeit der Freiwilligenoptionen für Ihr Rennen zu erhöhen und den gesamten Prozess der Anmeldung und der Zuweisung von Aufgaben an die Freiwilligen zu organisieren, können Sie eine Freiwilligenregistrierung neben oder unter Ihrer regulären Registrierung für das Rennen einrichten. Dies ist in der Regel bei Ihrem Online-Registrierungsanbieter problemlos möglich.
Wir schlagen vor, eine Strecke als "Freiwilligenregistrierung" einzurichten, sie kostenlos zu machen und eine benutzerdefinierte Frage mit einer Ankreuzliste hinzuzufügen, in der Sie die Freiwilligen wählen lassen, welche Aufgaben sie am liebsten machen würden. Es ist viel wahrscheinlicher, dass die Freiwilligen gute Arbeit leisten, wenn sie am Wettkampftag mit etwas arbeiten können, das ihnen Spaß macht. Eine Aufgabenliste könnte zum Beispiel so aussehen:
- Starter
- Sprecher
- Logistik
- Einchecken der Teilnehmer/ Beziehungen zu den Teilnehmern
- Goodie Bag Vorbereitung
- Zeitmessung
- Preisverleihung
- Ehrenamtlicher Gruppenleiter
- Sweeper (läuft die Strecke zuletzt)
- Benotung der Kurse
- Sicherheit
- Marshalls für Energiestationen
Vergessen Sie nicht, auch die Vorteile und Werbegeschenke, die Sie als Freiwilliger erhalten, auf einem freien Platz neben der Freiwilligenanmeldung zu bewerben.
2. Zuschauer zu Freiwilligen machen
Fast jeder Teilnehmer kommt mit einer Art von Unterstützung oder Anfeuerungsgruppe zu einer Veranstaltung. Das können ganze Familien, Ehepartner, Freunde, Vereinsteams und mehr sein, die gemeinsam anreisen. Aus unterschiedlichen Gründen möchte nicht jeder an einem Rennen teilnehmen. Freiwilligenarbeit ist dann eine perfekte Möglichkeit, sich in der Veranstaltungsgemeinschaft zu engagieren und während der Veranstaltung zusammen mit den Teilnehmern eine tolle Zeit zu haben. Darüber hinaus erhält man als Freiwilliger (insbesondere als Zeitnehmer oder Streckenposten) einige der besten Aussichtspunkte während des gesamten Rennens und ist den Teilnehmern und der Strecke am nächsten.
Einige Möglichkeiten, wie Sie versuchen können, Zuschauer zu Freiwilligen zu machen:
- Fügen Sie in die Bestätigungs-E-Mail, die die Teilnehmer erhalten, einen Text ein, der wie folgt lautet "Bringen Sie jemanden zum Rennen mit? Bitten Sie sie, als Freiwillige mitzumachen (fügen Sie einen Link zur Registrierung von Freiwilligen ein)!"
- Wenn Sie eine noch größere Wirkung erzielen wollen, können Sie einen Anreiz schaffen, z. B. dass Teilnehmer, die einen Freiwilligen werben, 20 % Rabatt auf ihre nächste Anmeldung erhalten.
- Kommunikation mit den Zuschauern während anderer Veranstaltungen, mit Hilfe von Flugblättern, Aufrufen durch die Sprecher usw., um beim nächsten Rennen als Freiwillige zurückzukehren
3. Kontakt und Partnerschaft mit lokalen Sportvereinen
Als Rennveranstalter sind Sie wahrscheinlich in der Sportszene Ihrer Region sehr aktiv. Können Sie alle Sportvereine in Ihrer Stadt oder Region auflisten? Es ist eine gute Idee, Sportvereine zu kontaktieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten, um Freiwilligenarbeit zu leisten. Denken Sie daran, dass es nicht dieselbe Sportart sein muss wie Ihr Rennen - es könnte sogar vorteilhafter sein, einen Sportverein zu finden, der eine etwas andere Saison hat als Sie, so dass er vielleicht mehr Zeit hat, zu kommen und bei Ihrem Rennen zu helfen.
Einige Möglichkeiten, wie Sie eine Partnerschaft anbieten können, sind
- Teilen Sie einen Vorteil für den Sportverein, wenn dieser Ihnen eine bestimmte Anzahl von Freiwilligen zur Verfügung stellt. Das können Geschenke für die Freiwilligen sein, ein Anteil an den Einnahmen des Rennens oder ein anderer Vorteil, den Sie sich vorstellen können, der von Vorteil wäre.
- Sie können auch eine gegenseitige Partnerschaft mit einem oder mehreren Sportvereinen eingehen (vor allem, wenn Sie selbst ein Sportverein sind und den Lauf organisieren): Sie helfen mit X Personen bei ihrem Lauf, und sie helfen mit der gleichen Anzahl von Personen bei Ihrem Lauf.
- Bitten Sie den Verein, Informationen über Freiwilligeneinsätze in seinem internen Newsletter zu veröffentlichen, im Gegenzug für einen Stand beim Rennen oder andere Kommunikationsmaßnahmen, die dem Sportverein helfen, neue Mitglieder zu gewinnen.
4. Werbung und Anwerbung von Freiwilligen über soziale Medien
Nutzen Sie die Vorteile für Freiwillige und das Material, das Sie sich überlegt und erstellt haben, und verbreiten Sie diese Botschaft in den sozialen Medien. Tun Sie es nicht nur einmal. Erstellen Sie einen Zeitplan oder einen Plan, in dem Sie die Anmeldung von Freiwilligen usw. einmal pro Monat auf allen Kanälen kommunizieren. Die sozialen Medien eignen sich hervorragend dafür, und Sie können Beiträge und Geschichten auf Ihrem Profil, Ihrer Seite und in Geschichten veröffentlichen. Sie können auch nach relevanten Gruppen auf Facebook suchen und um eine Mitgliedschaft bitten (Sie können dies als Facebook-Seite tun) und in diesen Gruppen über Freiwilligenmöglichkeiten posten.
5. Aufbau einer starken Freiwilligenbank durch Anreize
Das beste und stärkste Wachstum in jeder Hinsicht ist in der Regel die langsame und legale Art. Wenn Sie hartnäckig dafür werben, dass Ihre Freiwilligenarbeit großartig ist, werden Sie schließlich einen guten Ruf aufbauen und durch Mund-zu-Mund-Propaganda werden Sie viele neue Freiwillige gewinnen. Aber überlassen Sie es nicht dem Zufall, sondern entwickeln Sie ein System. Speichern Sie die E-Mail-Adressen und Informationen aller Freiwilligen (natürlich nur mit deren Zustimmung!) und speichern Sie diese Datenbank in Ihrem Registrierungssystem oder einem anderen E-Mail-Listenprogramm. Sie können diese Liste dann jedes Jahr ein paar Monate vor der Veranstaltung per E-Mail anschreiben und sie bitten, sich als freiwillige Helfer für ein bevorstehendes Rennen anzumelden.
Dies wird noch effizienter, wenn Sie, wie in Punkt 2 erwähnt, einen Anreiz für Freiwillige schaffen: Bieten Sie jedem, der sich freiwillig meldet oder Freiwillige anwirbt, einen Vorteil. Das kann ein kostenloser Artikel sein (z. B. von Sponsoren!) oder ein Preisnachlass bei der nächsten Anmeldung zum Rennen.
Wie jede Marketingmaßnahme braucht auch die Anwerbung von Freiwilligen Zeit. Es ist fast wie bei der Werbung für das Rennen selbst - Sie brauchen einen Plan und müssen ihn umsetzen. Vergessen Sie nicht auszuwerten, welche Initiativen Ihnen die meisten Freiwilligen gebracht haben, und machen Sie beim nächsten Mal mehr davon.
Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps bei der Auswahl der Freiwilligen für Ihr Rennen helfen. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie einen dieser Tipps ausprobiert haben. Wir würden gerne hören, wie es gelaufen ist!