5 nøkkelkomponenter for en vellykket løpsbriefing

Effektive briefinger er et viktig kontaktpunkt med utøverne, der du kommuniserer viktige budskap og engasjerer deltakerne i arrangementet ditt. For løpsdeltakerne er briefingen deres første ordentlige møte med deg. Vi har snakket med løpsdirektører over hele verden for å komme frem til fem kjernekomponenter for en effektiv briefing.

Å sette tonen

Det er viktig å slå an den rette tonen fra starten av. Ourea EventsShane Ohly sier "I'm not your friend" til deltakerne i Dragons Back Race og fortsetter med å si at "sikkerhet" er det viktigste. Ourea Events-teamet har en suveren sikkerhetsstatistikk til tross for at de opererer i ugjestmilde fjellområder, og de forsikrer tidlig deltakerne om at de vil være trygge.

Chris Bradley fra Runway Adventures har et litt annet perspektiv, og påpeker at utøverne "må vise respekt for andre og ta vare på naturen". For Chris er det avgjørende for arrangementets bærekraft at "vi behandler alle brukere (av naturen) med respekt og et smil", og dette er et grunnleggende element i Runway Adventures' løp, som deler stiene med andre brukere.

Hold briefingen kortfattet og sørg for at tilhørerne kan høre deg. 15 minutter er en god tommelfingerregel for en briefing. For løp med flere etapper eller mer kompliserte løp kan det være lurt å gå opp til en time. Mandy, som arrangerer Storm Trail Series innrømmer beklagende at utøverne har en tendens til å "sone ut etter 5 minutter", så "keep it short and sweet"!

De 5 viktigste delene av en effektiv løpsbriefing

1) Del ut tydelige notater til deltakerne i forkant av en briefing.

Send ut briefingnotater på forhånd, eller opprett et område på nettstedet ditt der utøverne kan få tilgang til den viktigste informasjonen. Noen arrangører dropper helt personlige briefinger og stoler på at briefingnotatene vil gjøre susen. 

For et 5 km-løp er det tilstrekkelig med et dokument på én til to sider i ukene før løpet. Andre mer komplekse løp krever mye mer detaljert informasjon som kommuniseres i god tid i forveien. For eksempel det 268 kilometer lange non-stop-løpet Spine Race har for eksempel en obligatorisk utstyrsliste på 30 artikler og et detaljert deltakerområde på nettstedet. Deltakerne i løpet, som er kjent som "Spiners", trenger informasjon flere måneder i forkant av løpet.

Poenget for alle løp er at deltakerne skal ha fått informasjon som gjør at de kommer til rett sted til rett tid og med nødvendig utstyr. 

2) Få kontakt med publikum

På briefingen og før du går over til de mer seriøse delene, bør du forsøke å skape et håndtrykk med publikum. Det kan være så enkelt som å fortelle hvorfor du er involvert i idretten du arrangerer, og hvilke resultater du ser frem til fra løpet.

Å be publikum om å "rekke opp hånden hvis..." eller "la oss se hvem som har reist lengst for å komme hit" er begge gode spørsmål for å få med seg publikum. Hvis du kan tilføre litt humor, er det enda bedre.

Det er en god idé å ha en "front of house manager" som er involvert i løpets briefinger. Dette er et ansikt som deltakerne vil se ved registrering, i briefingen og ved målgang. Det gir et viktig personlig preg og et kjent ansikt når deltakerne fullfører reisen sammen med dere. 

3) Kommuniser tydelig om sikkerhet 

Sikkerhet er løpsarrangørens viktigste oppgave og kan omfatte en lang rekke faktorer. Ikke overbelast denne delen av briefingen, for effektiv sikkerhet i løypen kommer fra planlegging og gjennomføring på forhånd, noe som ikke har noe å gjøre med hva deltakerne trenger å høre.  

Deltakerne forventer at du tar vare på dem når de deltar i løpet, og du bør få dem til å føle at sikkerheten er godt ivaretatt, slik at de kan fokusere på å komme seg rundt i løypen.

Noen av de viktigste sikkerhetsbudskapene i orienteringen er blant annet:

• Hva utøvere bør gjøre i en nødsituasjon. Hvordan de kan få hjelp til seg selv og andre utøvere. Hvilke numre de skal ringe eller hvordan de kan signalisere etter hjelp.
• Slik følger du løypen. Hvis løypen er fullstendig merket, er det en god idé å vise dem et eksempel på en løypemarkør. Hvis løypen er selvnavigerende, er det opp til den enkelte å finne veien. Chris Bradley poengterer at man ikke bare skal følge personen foran seg!
• Fremheving av fareområder på banen. Hvis svømmearrangementet ditt krysser et område der det kan være fare for tidevann, må utøverne være klar over dette.

4) Respekt

"Respekt"-budskapet kommer i ulike former, enten det dreier seg om å respekt for miljøetandre utøvere, publikum eller funksjonærer. Det er viktig for alle arrangører å ta vare på naturen, og du kan lese om hvordan du kan gjøre løpet ditt mer bærekraftig her.

Hvis du er tydelig på hva du forventer av utøvernes oppførsel i briefingen, er dette klart hvis du må iverksette ytterligere tiltak under løpet.

5) Spørretime

Sett av god tid til spørsmål, og tenk på eventuelle spørsmål som kan dukke opp. For Jon Osbourne fra Rivelin Running Events "Tenk på alle spørsmålene noen kan komme til å stille, selv om de er enkle og ærlig talt dumme. Svar deretter på dem under briefingen. Selv om mange ikke hører etter, har du alltid muligheten til å svare. Jeg sa det i briefingen svar på tiltale"!

Oppsummering: En vellykket briefing om løpet

En effektiv briefing handler om å være godt organisert og dele viktig informasjon i forkant av løpet. Bruk briefingen som en mulighet til å komme i kontakt med utøverne, sette tonen for løpet og forsterke noen av de viktigste sikkerhetsbudskapene dine, samtidig som du gir tid til spørsmål på slutten. 

Du finner flere tips og en komplett sjekkliste for forberedelsene til løpet ditt, gå til dette innlegget. Hvis du trenger hjelp eller inspirasjon til løpsforberedelsene, ikke nøl med å ta kontakt med oss. ikke nøl med å ta kontakt.

Skrevet av: Fred Newton. Bilder fra Runway Adventures av Graham Smith.