5 βασικά στοιχεία για μια επιτυχημένη ενημέρωση διοργάνωση
Οι αποτελεσματικές ενημερώσεις διοργάνωση αποτελούν ένα ζωτικής σημασίας σημείο επαφής με τους αθλητές, επικοινωνώντας σημαντικά μηνύματα και εμπλέκοντας τους συμμετέχοντες με την εκδήλωσή σας. Για τους συμμετέχοντες διοργάνωση , η ενημέρωση είναι η πρώτη τους επαφή μαζί σας. Μιλήσαμε με διευθυντές διοργάνωση σε όλο τον κόσμο για να καταλήξουμε σε πέντε βασικά στοιχεία για μια αποτελεσματική ενημέρωση.
Καθορισμός του τόνου
Είναι σημαντικό να δοθεί ο σωστός τόνος από την αρχή. Ourea Event's, Shane Ohly είπε "Δεν είμαι φίλος σας" στους συμμετέχοντες στο Dragons Back διοργάνωση και συνεχίζει λέγοντας ότι η "ασφάλεια" είναι το νούμερο ένα ζήτημα. Η ομάδα της Ourea Events έχει εξαιρετικό ιστορικό ασφάλειας παρά το γεγονός ότι δραστηριοποιείται σε εχθρικό ορεινό περιβάλλον και εγκαθιδρύει από νωρίς στους συμμετέχοντες ότι θα είναι ασφαλείς.
Chris Bradley του Runway Adventures έχει μια ελαφρώς διαφορετική άποψη και επισημαίνει ότι οι αθλητές "πρέπει να σέβονται τους άλλους και να φροντίζουν την ύπαιθρο". Για τον Chris είναι αναπόσπαστο στοιχείο για τη βιωσιμότητα της εκδήλωσης ότι "αντιμετωπίζουμε όλους τους χρήστες (της υπαίθρου) με σεβασμό και χαμόγελο", αυτό είναι θεμελιώδες στοιχείο των αγώνων της Runway Adventures που μοιράζονται τα μονοπάτια με άλλους χρήστες.
Κρατήστε τις ενημερώσεις περιεκτικές και βεβαιωθείτε ότι το ακροατήριό σας μπορεί να σας ακούσει. Τα 15 λεπτά είναι ένας καλός κανόνας για μια ενημέρωση. Για αγώνες πολλαπλών σταδίων ή πιο περίπλοκους αγώνες μπορεί να θέλετε να φτάσετε μέχρι και τη μία ώρα. Η Mandy που διευθύνει το Storm Trail Series παραδέχεται με λύπη ότι οι αθλητές τείνουν να "ξεχνιούνται μετά από 5 λεπτά", οπότε "κρατήστε το σύντομο και γλυκό"!
Τα 5 βασικά μέρη μιας αποτελεσματικής ενημέρωσης διοργάνωση
1) Διανέμετε σαφείς σημειώσεις στους συμμετέχοντες πριν από την ενημέρωση
Στείλτε εκ των προτέρων ενημερωτικά σημειώματα ή δημιουργήστε μια περιοχή στην ιστοσελίδα σας όπου οι αθλητές θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στις βασικές πληροφορίες. Ορισμένοι διοργανωτές παραιτούνται εντελώς από τις προσωπικές ενημερώσεις και βασίζονται στο γεγονός ότι οι σημειώσεις τους θα κάνουν τη δουλειά τους.
Για έναν αγώνα 5 χιλιομέτρων διοργάνωση, αρκεί ένα έγγραφο μίας ή δύο σελίδων τις εβδομάδες πριν από τον αγώνα διοργάνωση. Άλλοι πιο σύνθετοι αγώνες απαιτούν πολύ πιο λεπτομερείς πληροφορίες που πρέπει να κοινοποιούνται πολύ νωρίτερα. Για παράδειγμα, ο αγώνας 268 μιλίων χωρίς στάση Spine διοργάνωση έχει μια υποχρεωτική λίστα εξοπλισμού 30 ειδών και μια λεπτομερή περιοχή συμμετεχόντων στον δικτυακό τόπο, οι συμμετέχοντες στον διοργάνωση που είναι γνωστοί ως "Spiners" θα χρειαστούν πληροφορίες μήνες πριν από τον διοργάνωση.
Η βασική γραμμή για όλους τους αγώνες είναι ότι οι συμμετέχοντες θα πρέπει να έχουν λάβει πληροφορίες που θα τους οδηγήσουν να φτάσουν στο σωστό μέρος τη σωστή στιγμή και με τον απαιτούμενο εξοπλισμό.
2) Συνδεθείτε με το κοινό σας
Κατά την ενημέρωση και πριν ξεκινήσετε με κάποια από τα πιο σοβαρά σημεία, θα πρέπει να επιδιώξετε να δημιουργήσετε μια χειραψία με το ακροατήριό σας. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο το να πείτε γιατί ασχολείστε με το άθλημα που διοργανώνετε και ποια αποτελέσματα προσδοκάτε από το διοργάνωση.
Το να ζητήσετε από το ακροατήριο "σηκώστε το χέρι σας αν..." ή "ας δούμε ποιος ταξίδεψε περισσότερο για να φτάσει εδώ" είναι και οι δύο εξαιρετικές ερωτήσεις για να αποκτήσετε αρχική συμμετοχή. Αν μπορείτε να προσθέσετε λίγο χιούμορ, ακόμα καλύτερα.
Είναι καλή ιδέα να συμμετέχει ένας "διαχειριστής της πρώτης γραμμής" στις ενημερώσεις της ιστοσελίδας διοργάνωση . Πρόκειται για ένα πρόσωπο που οι συμμετέχοντες θα δουν κατά την εγγραφή, την ενημέρωση και τον τερματισμό. Δίνει μια πολύ σημαντική προσωπική επαφή και ένα οικείο πρόσωπο καθώς οι συμμετέχοντες ολοκληρώνουν το ταξίδι τους μαζί σας.
3) Επικοινωνήστε με σαφήνεια για την ασφάλεια
Η ασφάλεια αποτελεί πρωταρχικό μέλημα των διοργανωτών του διοργάνωση και μπορεί να καλύπτει ένα ευρύ φάσμα παραγόντων. Μην υπερφορτώνετε αυτό το τμήμα της ενημέρωσης, η αποτελεσματική ασφάλεια κατά τη διάρκεια της διαδρομής προέρχεται από τον προσχεδιασμό και την εκτέλεση, η οποία δεν σχετίζεται με το τι πρέπει να ακούσουν οι συμμετέχοντες.
Οι συμμετέχοντες αναμένουν ένα καθήκον φροντίδας κατά τη διάρκεια της επίσκεψής τους στο διοργάνωση και θα πρέπει να τους κάνετε να αισθάνονται ότι έχετε καλύψει καλά την ασφάλεια, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στο να μετακινηθούν σε μια διαδρομή.
Μερικά από τα βασικά μηνύματα ασφαλείας που θα αναφερθούν στην ενημέρωση περιλαμβάνουν:
- Τι πρέπει να κάνουν οι αθλητές σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Πώς να ζητήσουν βοήθεια για τους ίδιους και τους άλλους αθλητές. Ποιους αριθμούς πρέπει να καλέσουν ή πώς μπορούν να κάνουν σήμα για βοήθεια.
- Πώς να παρακολουθήσετε το μάθημα. Εάν είναι πλήρως σηματοδοτημένη, είναι μια λογική ιδέα να τους δείξετε ένα παράδειγμα μιας σήμανσης πορείας. Εάν η διαδρομή είναι αυτοκαθοδηγούμενη, η έμφαση στην εύρεση της διαδρομής δίνεται στον καθένα. Ο Chris Bradley επισημαίνει ότι "μην ακολουθείτε απλώς το άτομο που είναι μπροστά σας"!
- Επισήμανση περιοχές κινδύνου στο γήπεδο. Εάν το κολυμβητικό σας αγώνισμα διασχίζει μια περιοχή όπου μπορεί να υπάρχουν παλίρροιες, οι αθλητές πρέπει να το γνωρίζουν αυτό.
4) Σεβασμός
Το μήνυμα του "σεβασμού" έρχεται με διάφορες μορφές, είτε πρόκειται για ο σεβασμός του περιβάλλοντος, των άλλων αθλητών, του κοινού ή των συνοδών. Το να είστε θεματοφύλακες της φύσης είναι σημαντικό για όλους τους διοργανωτές, μπορείτε να διαβάσετε τρόπους για να κάνετε το διοργάνωση σας πιο βιώσιμο. εδώ.
Το να είστε ξεκάθαροι σχετικά με τις προσδοκίες σας για τη συμπεριφορά των αθλητών κατά την ενημέρωση, καθιστά αυτό σαφές σε περίπτωση που χρειαστεί να λάβετε περαιτέρω μέτρα κατά τη διάρκεια του διοργάνωση.
5) Ώρα για ερωτήσεις
Αφήστε αρκετό χρόνο για ερωτήσεις και σκεφτείτε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να προκύψουν. Για τον Jon Osbourne του Rivelin Running Events "σκεφτείτε όλες τις ερωτήσεις που μπορεί να κάνει κάποιος, ακόμη και αν είναι απλές και ειλικρινά χαζές. Στη συνέχεια, απαντήστε τις στην ενημέρωση. Παρά το γεγονός ότι πολλοί δεν ακούνε, έχετε πάντα την Σας το είπα στην ενημέρωση. ανταπάντηση"!
Συνοπτικά: Η επιτυχημένη ενημέρωση διοργάνωση
Μια αποτελεσματική ενημέρωση στο διοργάνωση βασίζεται στην οργάνωση και την ανταλλαγή βασικών πληροφοριών πριν από την έναρξη του διοργάνωση. Χρησιμοποιώντας την ενημέρωση ως ευκαιρία για να συνδεθείτε με τους αθλητές, να δώσετε τον τόνο για το διοργάνωση και να ενισχύσετε μερικά από τα βασικά μηνύματα ασφαλείας, αφήνοντας παράλληλα χρόνο για ερωτήσεις στο τέλος.
Για περισσότερες συμβουλές και μια πλήρη λίστα ελέγχου προετοιμασίας για το διοργάνωση, επισκεφθείτε αυτή τη θέση. Εάν χρειάζεστε οποιαδήποτε βοήθεια ή έμπνευση με την προετοιμασία σας στο διοργάνωση , μη διστάσετε να να επικοινωνήσετε μαζί μας.
Συντάχθηκε από: Fred Newton. Φωτογραφίες από το Runway Adventures από τον Graham Smith.
