5 componentes clave para el éxito de una sesión informativa sobre la carrera

Unas sesiones informativas eficaces son un punto de contacto vital con los atletas, ya que transmiten mensajes importantes y atraen a los participantes a su evento. Para los participantes en una carrera, el briefing es su primera interacción con usted. Hemos hablado con directores de carreras de todo el mundo para elaborar cinco componentes básicos de un briefing eficaz.

Cómo establecer el tono

Es importante establecer el tono adecuado desde el principio. Ourea Event'sShane Ohly dijo a los participantes de la Dragons Back Race: "No soy tu amigo", y añadió que la seguridad es la consideración número uno. El equipo de Ourea Events tiene un magnífico historial de seguridad a pesar de trabajar en entornos montañosos hostiles, y desde el principio se asegura de que los participantes estén seguros.

Chris Bradley de Runway Adventures tiene una perspectiva ligeramente diferente, y señala que los atletas "deben ser respetuosos con los demás y cuidar el campo". Para Chris es fundamental para la sostenibilidad del evento que "tratemos a todos los usuarios (del campo) con respeto y una sonrisa", elemento fundamental para las carreras de Runway Adventures que comparten los senderos con otros usuarios.

Las sesiones informativas deben ser contundentes y asegurarse de que el público pueda oírte. 15 minutos es una buena regla general para una sesión informativa. En el caso de las carreras de varias etapas o más complicadas, es posible que quieras llegar a una hora. Mandy, que dirige las Storm Trail Series admite con pesar que los atletas tienden a "desconectarse después de 5 minutos", por lo que "hay que ser breve y dulce".

Las 5 claves de un informe de carrera eficaz

1) Distribuir notas claras a los participantes antes de una sesión informativa

Envíe notas informativas con antelación o cree una zona en su sitio web donde los atletas puedan acceder a la información esencial. Algunos organizadores renuncian a las reuniones informativas en persona y confían en que sus notas informativas serán suficientes. 

Para una carrera de 5 km, bastará con un documento de una o dos páginas en las semanas previas a la carrera. Otras carreras más complejas requieren información mucho más detallada comunicada con mucha antelación. Por ejemplo, la Spine Race tiene una lista de equipamiento obligatorio de 30 artículos y un área detallada para los participantes en la página web, los participantes de la carrera conocidos como "Spiners" necesitarán información meses antes de la carrera.

Lo fundamental para todas las carreras es que los participantes hayan recibido información que les haga llegar al lugar correcto en el momento adecuado y con el equipo necesario. 

2) Conecte con su público

En la sesión informativa, y antes de entrar en las partes más serias, deberías intentar establecer un apretón de manos con tu público. Puede ser algo tan sencillo como decir por qué estás involucrado en el deporte que organizas y qué resultados esperas de la carrera.

Pedir al público que "levante la mano si..." o "veamos quién ha viajado más lejos para llegar hasta aquí" son dos preguntas estupendas para conseguir la adhesión inicial. Y si se puede inyectar algo de humor, aún mejor.

Es una buena idea contar con un "responsable de atención al público" que participe en las sesiones informativas de la carrera. Se trata de una cara que los participantes verán en la inscripción, en el briefing y en la línea de meta. Aporta un toque personal muy importante y una cara familiar a medida que los participantes completan su viaje con usted. 

3) Comunicar claramente la seguridad 

La seguridad es la principal preocupación del organizador de una carrera y puede abarcar una amplia gama de factores. No sobrecargue esta sección de un briefing, la seguridad eficaz en el recorrido se obtiene de la planificación y ejecución previas, que no están relacionadas con lo que los participantes necesitan oír.  

Los participantes esperan tener un deber de cuidado mientras participan en su carrera y usted debe hacerles sentir que tiene la seguridad bien cubierta para que puedan centrarse en desplazarse por el recorrido.

Algunos de los mensajes de seguridad más importantes que se transmitirán en la sesión informativa son los siguientes

• Qué deben hacer los deportistas en una situación de emergencia. Cómo obtener ayuda para sí mismos y para otros deportistas. A qué números deben llamar o cómo pueden pedir ayuda.
• Cómo seguir el recorrido. Si está totalmente marcado, mostrarles un ejemplo de un marcador de ruta es una idea sensata. Si se trata de un recorrido autoguiado, el énfasis en la búsqueda de la ruta recae en el individuo. Chris Bradley dice: "no te limites a seguir a la persona que tienes delante".
• Destacando zonas de peligro en el campo. Si su prueba de natación atraviesa una zona en la que puede haber mareas vivas, los atletas deben saberlo.

4) Respeto

El mensaje de "respeto" adopta diversas formas, ya sea respetar el medio ambienteotros atletas, el público en general o los comisarios. Ser guardianes de la naturaleza es importante para todos los organizadores, puedes leer maneras de hacer tu carrera más sostenible aquí.

Dejar claras las expectativas sobre el comportamiento de los atletas en el briefing hace que esto quede claro en caso de tener que tomar otras medidas durante la carrera.

5) Tiempo de preguntas

Deje tiempo suficiente para las preguntas y piense en las que puedan surgir. Para Jon Osbourne de Rivelin Running Events piensa en todas las preguntas que alguien podría hacer, aunque sean simples y francamente tontas. Luego contéstalas en la sesión informativa. A pesar de que muchos no te escuchan, siempre tienes el Te lo dije en el briefing en el briefing".

En resumen: El éxito de la sesión informativa sobre la carrera

Un briefing de carrera eficaz consiste en organizarse y compartir información clave antes de la carrera. Utiliza el briefing como una oportunidad para conectar con los atletas, establecer el tono de la carrera y reforzar algunos de tus mensajes de seguridad clave, dejando tiempo para preguntas al final. 

Para más consejos y una lista completa de preparación para su carrera, vaya a este post. Si necesitas ayuda o inspiración para preparar tu carrera, no dudes en en ponerte en contacto.

Escrito por: Fred Newton. Fotos de Runway Adventures por Graham Smith.