5 éléments clés pour un briefing de course réussi

Des briefings de course efficaces constituent un point de contact essentiel avec les athlètes, permettant de communiquer des messages importants et d'impliquer les participants dans votre événement. Pour les participants à la course, le briefing est leur première véritable interaction avec vous. Nous avons discuté avec des directeurs de course du monde entier pour définir les cinq éléments essentiels d'un briefing efficace.

Donner le ton

Il est important de donner le bon ton dès le départ. Shane Ohly, de Ourea Event, a déclaré "Je ne suis pas votre ami" aux participants de la Dragons Back Race.Shane Ohly a déclaré "Je ne suis pas votre ami" aux participants de la Dragons Back Race et a ajouté que la "sécurité" était la considération numéro un. L'équipe d'Ourea Events a un excellent bilan en matière de sécurité, bien qu'elle opère dans des environnements montagneux hostiles, et elle établit d'emblée avec les participants qu'ils seront en sécurité.

Chris Bradley de Runway Adventures a une perspective légèrement différente, et souligne que les athlètes "doivent être respectueux des autres et prendre soin de la campagne". Pour Chris, il est essentiel pour la durabilité de l'événement que "nous traitions tous les utilisateurs (de la campagne) avec respect et avec le sourire". C'est un élément fondamental des courses de Runway Adventures qui partagent les sentiers avec d'autres utilisateurs.

Faites des briefings percutants et assurez-vous que votre public vous entend. 15 minutes est une bonne règle de base pour un briefing. Pour les courses à plusieurs étapes ou plus compliquées, vous pouvez aller jusqu'à une heure. Mandy, qui dirige les Storm Trail Series admet avec dépit que les athlètes ont tendance à " décrocher au bout de 5 minutes ", alors " soyez bref et concis " !

Les 5 éléments clés d'un briefing de course efficace

1) Distribuer des notes claires aux participants avant un briefing

Envoyez des notes de briefing à l'avance ou créez une zone sur votre site web où les athlètes peuvent accéder aux informations essentielles. Certains organisateurs renoncent à tout briefing en personne et se fient à leurs notes de briefing pour faire l'affaire. 

Pour une course de 5 km, un document d'une ou deux pages suffira dans les semaines précédant la course. D'autres courses plus complexes nécessitent des informations beaucoup plus détaillées, communiquées longtemps à l'avance. Par exemple, la course de 268 miles sans escale, la Spine Race dispose d'une liste de 30 articles obligatoires et d'un espace participant détaillé sur le site web. Les participants à cette course, connus sous le nom de "Spiners", auront besoin d'informations des mois avant la course.

L'essentiel pour toutes les courses est que les participants aient reçu des informations leur permettant d'arriver au bon endroit, au bon moment et avec l'équipement requis. 

2) Connectez-vous avec votre public

Lors du briefing et avant d'entamer les parties les plus sérieuses, vous devriez chercher à créer une poignée de main avec votre public. Cela peut être aussi simple que de dire pourquoi vous êtes impliqué dans le sport que vous organisez et quels résultats vous attendez de la course.

Demander au public de "lever la main si..." ou "voyons qui a fait le plus long voyage pour arriver ici" sont deux excellentes questions pour obtenir une adhésion initiale. Si vous pouvez injecter un peu d'humour, c'est encore mieux.

Il est souhaitable qu'un "responsable de l'accueil" participe aux briefings de la course. Il s'agit d'un visage que les participants verront à l'inscription, au briefing et à la ligne d'arrivée. Il apporte une touche personnelle très importante et un visage familier lorsque les participants terminent leur parcours avec vous. 

3) Communiquer clairement sur la sécurité 

La sécurité est la première préoccupation de l'organisateur d'une course et peut couvrir un large éventail de facteurs. Ne surchargez pas cette section du briefing, une sécurité efficace sur le parcours est le fruit d'une planification et d'une exécution préalables, ce qui n'a rien à voir avec ce que les participants ont besoin d'entendre.  

Les participants s'attendent à un devoir de diligence lors de votre course et vous devez leur donner l'impression que vous avez bien couvert la sécurité afin qu'ils puissent se concentrer sur leur progression sur le parcours.

Voici quelques-uns des principaux messages de sécurité à retenir de ce briefing :

• Ce que les athlètes doivent faire en cas d'urgence. Comment obtenir de l'aide pour eux-mêmes et pour les autres athlètes. Quels numéros ils doivent appeler ou comment ils peuvent signaler qu'ils ont besoin d'aide.
• Comment suivre le parcours. Si le parcours est entièrement balisé, il est judicieux de leur montrer un exemple de marqueur de parcours. S'il s'agit d'un parcours autoguidé, l'accent est mis sur la recherche d'itinéraire par l'individu. Chris Bradley fait remarquer qu'il ne faut pas se contenter de suivre la personne qui vous précède !
• Mise en évidence de zones de danger sur le parcours. Si votre épreuve de natation traverse une zone où des marées d'arrachement peuvent être présentes, les athlètes doivent le savoir.

4) Respecter

Le message de "respect" se décline sous différentes formes, qu'il s'agisse de respecter l'environnementle respect de l'environnement, des autres athlètes, du public ou des signaleurs. Il est important pour tous les organisateurs d'être les gardiens de la nature. Vous pouvez lire les moyens de rendre votre course plus durable ici.

En définissant clairement vos attentes concernant le comportement des athlètes lors du briefing, vous serez plus à même de prendre des mesures pendant la course.

5) Heure des questions

Laissez beaucoup de temps pour les questions et pensez à toutes les questions qui pourraient surgir. Pour Jon Osbourne de Rivelin Running Events pensez à toutes les questions que quelqu'un pourrait poser, même si elles sont simples et franchement stupides. Puis répondez-y pendant le briefing. Même si beaucoup n'écoutent pas, vous avez toujours la possibilité d'y répondre. Je vous l'ai dit dans le briefing réplique" !

En résumé : un briefing de course réussi

Un briefing de course efficace se résume à être organisé et à partager des informations clés avant la course. Le briefing doit être l'occasion d'entrer en contact avec les athlètes, de donner le ton de la course et de renforcer certains de vos messages clés en matière de sécurité, tout en laissant du temps pour les questions à la fin. 

Pour plus de conseils, et une liste complète de préparation pour votre course, consultez cet article. Si vous avez besoin d'aide ou d'inspiration pour préparer votre course, n'hésitez pas à n'hésitez pas à nous contacter.

Écrit par : Fred Newton. Photos de Runway Adventures par Graham Smith.