5 Nycklar för en framgångsrik Race Briefing

Effektiva Race Briefings, en genomgång av loppet där regler, säkerhet och logistik presenteras, är en viktig kontaktpunkt med deltagarna, där du kommunicerar viktiga budskap och engagerar deltagarna i ditt evenemang. För tävlingsdeltagare är denna genomgång den första riktiga interaktionen med dig. Vi har pratat med Tävlingsledare över hela världen för att komma fram till fem kärnkomponenter för en effektiv loppgenomgång.

Sätt Tonen Från Början

Det är viktigt att sätta rätt ton redan från början. På loppet Ourea sa Shane Ohly “Jag är inte din vän” till deltagarna i Dragons Back Race och fortsätter att säga att “säkerhet” är det främsta fokuset. Ourea Events-teamet har enastående säkerhetsresultat trots att de driver lopp i fientliga bergsmiljöer. De kommunicerar ofta och tidigt med deltagarna att de kommer att vara säkra.

Chris Bradley från Runway Adventures har ett lite annat perspektiv och påpekar att idrottare “måste ha respekt för andra och ta hand om naturen”. För Chris är det en integrerad del av evenemangets hållbarhetsstrategi att “vi behandlar alla vi möter i naturen med respekt och ett leende”, detta är grundläggande för Runway Adventures lopp som delar stigarna med andra vandrare och friluftsmänniskor.

Håll genomgångarna tydliga och se till att din publik kan höra dig. 15 minuter är en bra tumregel för en Race Briefing. För flerstegs eller mer komplicerade lopp kanske du vill hålla på upp till en timme. Mandy som driver Storm Trail Series medger bedrövligt att idrottare tenderar att “zona ut efter 5 minuter” så “håll det kort och gott”!

De 5 Nycklarna för en Effektiv Race Briefing

1) Dela Ut Information Till Deltagarna Innan En Briefing

Skicka ut ett informationsblad i förväg eller skapa en sida på din webbplats där idrottare kan få tillgång till viktig information. Vissa arrangörer avstår från personliga genomgångar helt och hållet och litar på att deras publicerade information räcker. 

För ett lopp på 5 km räcker det med ett dokument på en till två sidor under veckorna precis innan loppet. Andra mer komplexa lopp kräver mycket mer detaljerad information som kommuniceras i god tid. Till exempel, ett 268-mile non-stop lopp som Spine Race har en obligatorisk kitlista med 30 föremål och ett detaljerat deltagarområde på webbplatsen, deltagare i loppet som kallas “Spiners” behöver information månader innan loppet för att hinna förbereda sig.

Summan av kardemumman för alla lopp är att deltagarna ska ha fått information som gör att de dyker upp på rätt plats vid rätt tidpunkt och med den utrustning som krävs. 

2) Få Kontakt Med Din Publik

Vid genomgången och innan du börjar med några av de mer allvarliga delarna bör du försöka skapa tillit med din publik. Detta kan vara så enkelt som att säga varför du är involverad i loppet du organiserar och vilka resultat du ser fram emot från loppet.

Att be publiken att “räcka upp handen om…” eller “låt oss se vem som har rest längst för att komma hit” är båda bra frågor för att bryta tystnaden. Om du kan injicera lite humor, ännu bättre.

Att ha en person som är ansvarig för Race Briefings är en bra idé. Detta är ett ansikte som deltagarna kommer att se vid registreringen, i genomgången och vid målgången. Det ger en viktig personlig touch och ett välbekant ansikte när deltagarna fullföljer sin loppresa. 

3) Kommunicera Extra Tydligt Runt Säkerheten 

Säkerhet är en lopparrangörs främsta angelägenhet och kan täcka ett brett spektrum av faktorer. Överbelasta dock inte den här delen i din Race Briefing – effektiv säkerhet på loppet kommer från ordentlig planering och genomförande, vilket inte alltid är relevant för deltagarna att höra.  

Deltagarna förväntar sig att vara säkra under ditt lopp och du bör få dem att känna att du har säkerheten väl planerad så att de kan fokusera på att ta sig runt banan och nå sina mål.

Några av de viktigaste sakerna att meddela på Race Briefingen är:

• Vad händer om man befinner sig i en nödsituation. Hur man får hjälp för sig själv och andra idrottare. Vilka nummer de ska ringa eller hur kan de signalera om hjälp.
• Hur man följer banan. Om den är helt markerad är det en klok idé att visa dem ett exempel på en kursmarkör. Om det är självnavigerat, ligger tonvikten för att hitta vägen på individen. Chris Bradley brukar påpeka “följ inte bara personen framför dig”!
• Mark riskområden på banan. Om ditt simevenemang korsar ett område där tidvatten eller strömmar kan förekomma, måste idrottare veta detta.

4) Respekt

“Respekt”-budskapet kommer i olika former, oavsett om det är att respekt för miljön, andra idrottare, allmänheten eller marschaller. Att vara mån om naturen är viktigt för alla arrangörer, du kan hitta fler sätt att göra ditt lopp mer hållbart här.

Att vara tydlig med dina förväntningar på atleternas beteende i briefingen gör detta tydligt om du skulle behöva vidta ytterligare åtgärder under loppet.

5) Frågestund

Lämna gott om tid för frågor och svar, och fundera på eventuella frågor som kan dyka upp. Jon Osbourne från Rivelin Running Events tipsar: ‘tänk på alla frågor någon kan ställa, även om de är enkla och ärligt talat dumma. Svara sedan på dem i Race Briefingen.”

Sammanfattning – En Exemplarisk Race Briefing

En effektiv Race Briefing handlar om att vara organiserad och dela viktig information innan loppet. Använd genomgången som en möjlighet att få kontakt med deltagare, sätt tonen för loppet och förstärk några av dina viktiga säkerhetsmeddelanden samtidigt som du lämnar tid för frågor i slutet. 

För mer inspiration om hur du kan optimera ditt lopp, kolla in Arrangörsbloggen.

Skrivet av: Fred Newton. Foton från Runway Adventures av Graham Smith.