5 modi per reclutare volontari per la vostra corsa
Quando chiediamo ai nostri amici organizzatori quale sia la parte più impegnativa della pianificazione di una gara, spesso la risposta è "trovare volontari". Come direttore di gara, di solito si hanno molte altre cose per la testa e lo stress di trovare un numero sufficiente di volontari per aiutare il giorno della gara può essere estenuante.
In questo articolo condividiamo alcuni consigli su come rendere più semplice il processo di reclutamento dei volontari per il vostro evento all'aperto. Continuate a leggere, uscite e reclutate!
Per prima cosa, preparate un piano di volontariato per la gara
Prima di tutto, fate un piano per il vostro evento e per il personale necessario. Il nostro consiglio è di non lasciarlo all'ultimo minuto... Il vostro piano non deve essere necessariamente elaborato, ma annotato in un documento di Google (o in un altro strumento facilmente condivisibile):
- Di quanti volontari avete bisogno?
- Cosa deve fare ogni persona?
- Quali sono le competenze richieste?
- Che cosa potete offrire in cambio ai vostri volontari (ad esempio, cibo gratuito, merce, sconti sull'iscrizione, ecc.)
5 modi per reclutare e trovare volontari:
- Aggiungere un'iscrizione come "Volontario" accanto all'iscrizione alla gara.
- Convertire gli spettatori in volontari
- Contattare e collaborare con i club sportivi locali
- Promuovere e reclutare volontari sui social media
- Costruire una solida banca di volontari nel tempo
Entriamo ora nel dettaglio di ciascun punto:
1. Aggiungere un'iscrizione come volontario accanto all'iscrizione alla gara.
Un modo intelligente per aumentare la visibilità delle opzioni di volontariato per la vostra gara e per organizzare l'intero processo di iscrizione e assegnazione dei compiti ai volontari, è quello di aggiungere una registrazione per i volontari accanto o sotto la normale iscrizione alla gara. Questo può essere fatto facilmente con il vostro fornitore di iscrizioni online.
Vi suggeriamo di impostare una distanza come "Registrazione dei volontari", di renderla gratuita e di aggiungere una domanda personalizzata con un elenco di caselle da spuntare in cui lasciate che i volontari scelgano quali compiti preferiscono svolgere. È molto più probabile che i volontari facciano un ottimo lavoro se possono lavorare con qualcosa che gli piace il giorno della gara. Un elenco di compiti potrebbe essere simile a questo, ad esempio:
- Avviamento
- Altoparlante
- Logistica
- Check-in dei corridori/ relazioni con i corridori
- Preparazione della goodie bag
- Cronometraggio
- Cerimonia di premiazione
- Leader di gruppo volontario
- Spazzino (percorre il percorso per ultimo)
- Marcatura del corso
- Sicurezza
- Assistenti alle stazioni energetiche
Non dimenticate di pubblicizzare anche i vantaggi e gli omaggi di essere un volontario in qualsiasi spazio disponibile accanto alla registrazione dei volontari.
2. Convertire gli spettatori in volontari
Quasi tutti i partecipanti si presentano a un evento con una sorta di squadra di supporto o di tifo. Può trattarsi di intere famiglie, coniugi, amici, squadre di club e altro ancora che viaggiano insieme. Per motivi diversi, tutti non vogliono gareggiare. Il volontariato è quindi un'opzione perfetta per impegnarsi nella comunità dell'evento e divertirsi insieme ai concorrenti. Inoltre, in qualità di volontari (soprattutto se si è assistenti al cronometraggio o commissari di percorso) si ottengono alcuni dei migliori punti di osservazione dell'intera gara e si è più vicini ai corridori e al percorso.
Alcuni modi per cercare di convertire gli spettatori in volontari:
- Aggiungete un testo nell'e-mail di conferma che i corridori ricevono, in questo modo: "Porterai qualcuno alla gara? Chiedigli di fare il volontario (aggiungere il link alla registrazione dei volontari)!".
- Se volete ottenere un effetto ancora maggiore, aggiungete un incentivo, ad esempio i corridori che reclutano un volontario riceveranno il 20% di sconto sulla loro prossima iscrizione alla gara.
- Comunicare agli spettatori durante altri eventi, con l'aiuto di volantini, richiami dagli altoparlanti ecc. di tornare alla gara successiva come volontari.
3. Contattare e collaborare con i club sportivi locali
In qualità di organizzatore di gare, probabilmente siete molto coinvolti nella scena sportiva della vostra zona. Può elencare tutti i club sportivi della sua città o regione? È una buona idea contattare i club sportivi e collaborare con loro per fare volontariato. Ricordate che non deve essere necessariamente lo stesso sport della vostra gara: potrebbe essere più vantaggioso trovare una società sportiva che ha una stagione leggermente diversa dalla vostra, in modo da avere più tempo per venire ad aiutare alla vostra gara.
Alcuni modi per offrire una partnership possono essere:
- Condividere qualche beneficio per il club sportivo se vi porta un numero X di volontari. Può trattarsi di regali per i volontari, di una quota dei proventi della gara o di qualsiasi altro beneficio che possa essere utile.
- Potete anche creare una partnership reciproca con una o più società sportive (soprattutto se siete voi stessi una società sportiva che organizza la gara): voi aiutate una quantità di persone alla loro gara e loro aiutano la stessa quantità di persone alla vostra gara.
- Quindi, crossmarketing per il volontariato: chiedete al club di inviare informazioni sulle opportunità di volontariato nella loro newsletter interna, in cambio di uno stand alla gara o di altre comunicazioni che possano aiutare il club sportivo a ottenere più membri, ad esempio.
4. Promuovere e reclutare volontari sui social media
Utilizzate i benefici per i volontari e il materiale che avete pensato e creato e diffondete questo messaggio sui social media. Non fatelo solo una volta. Create un programma o un piano in cui comunicate l'iscrizione dei volontari una volta al mese in tutti i canali. I social media sono perfetti per questo scopo e potete pubblicare post e storie sul vostro profilo, sulla vostra pagina e nelle storie. Potete anche cercare gruppi pertinenti su Facebook e chiedere di farne parte (potete farlo come pagina Facebook) e pubblicare in quei gruppi le opportunità di volontariato.
5. Costruire una solida banca di volontari nel tempo con incentivi.
La crescita migliore e più forte, in ogni senso, è di solito quella lenta e legittima. Se vi ostinate a promuovere la vostra esperienza di volontariato come un'esperienza eccellente, alla fine riuscirete a costruirvi una reputazione e il passaparola vi genererà diversi nuovi volontari. Ma non lasciate tutto al caso: create un sistema. Per tutti coloro che sono stati volontari, salvate il loro indirizzo e-mail e le loro informazioni (ovviamente con il loro permesso!) e memorizzate questa banca all'interno del vostro sistema di registrazione o di un altro strumento per la creazione di liste di e-mail. Potrete poi inviare facilmente un'e-mail a questa lista ogni anno, a pochi mesi dall'evento, chiedendo loro di iscriversi come volontari a una prossima gara.
Questo sarà ancora più efficace se includerete un incentivo al volontariato come indicato al punto 2: offrite a tutti coloro che fanno volontariato o reclutano volontari un vantaggio. Può trattarsi di un articolo gratuito (offerto dagli sponsor, per esempio!) o di uno sconto sull'iscrizione alla prossima gara.
Come per qualsiasi azione di marketing, il reclutamento dei volontari richiede tempo. È quasi come promuovere la gara stessa: occorre un piano e bisogna eseguirlo. Non dimenticate di valutare quali sono le iniziative che vi hanno permesso di ottenere il maggior numero di volontari e di riproporle la prossima volta.
Ci auguriamo che questi consigli vi aiutino con i volontari della vostra gara. Fateci sapere se avete provato uno di questi consigli, ci piacerebbe sapere com'è andata!
