5 componenti chiave per un briefing di gara di successo

Un briefing di gara efficace è un punto di contatto vitale con gli atleti, che comunica messaggi importanti e coinvolge i partecipanti con il vostro evento. Per i partecipanti alla gara, il briefing è la prima vera interazione con voi. Abbiamo parlato con i direttori di gara di tutto il mondo per trovare cinque componenti fondamentali per un briefing efficace.

Impostazione del tono

È importante stabilire il tono giusto fin dall'inizio. Shane Ohly, di Ourea Event, ha detto "Non sono vostro amico" ai partecipanti della Dragons Back Race.Shane Ohly ha detto "Non sono tuo amico" ai partecipanti della Dragons Back Race e ha aggiunto che la "sicurezza" è la considerazione numero uno. Il team di Ourea Events ha un eccellente record di sicurezza nonostante operi in ambienti montani ostili e stabilisce fin dall'inizio con i partecipanti che saranno al sicuro.

Chris Bradley di Avventure in pista ha una prospettiva leggermente diversa e sottolinea che gli atleti "devono essere rispettosi degli altri e prendersi cura della campagna". Per Chris è fondamentale per la sostenibilità dell'evento "trattare tutti gli utenti (della campagna) con rispetto e un sorriso", elemento fondamentale per le gare di Runway Adventures che condividono i sentieri con altri utenti.

Mantenete i briefing incisivi e assicuratevi che il pubblico possa sentirvi. 15 minuti è una buona regola per un briefing. Per le gare a più tappe o più complicate si può arrivare a un'ora. Mandy, che gestisce lo Storm Trail Series ammette con rammarico che gli atleti tendono a "spegnersi dopo 5 minuti", quindi "siate brevi e dolci"!

Le 5 parti fondamentali di un briefing di gara efficace

1) Distribuire note chiare ai partecipanti prima di un briefing.

Inviate in anticipo le note informative o create un'area sul vostro sito web dove gli atleti possano accedere alle informazioni essenziali. Alcuni organizzatori rinunciano del tutto ai briefing di persona e si affidano alle note informative. 

Per una gara di 5 km, sarà sufficiente un documento di una o due pagine nelle settimane precedenti la gara. Altre gare più complesse richiedono informazioni molto più dettagliate comunicate con largo anticipo. Ad esempio, la gara di 268 miglia senza scalo Spine Race ha un elenco obbligatorio di 30 articoli e un'area dettagliata per i partecipanti sul sito web; i partecipanti alla gara, noti come "Spiners", avranno bisogno di informazioni mesi prima della gara.

Il punto fondamentale per tutte le gare è che i partecipanti devono ricevere informazioni che li facciano arrivare nel posto giusto al momento giusto e con l'attrezzatura necessaria. 

2) Connettersi con il pubblico

Durante il briefing e prima di passare alle parti più serie, dovreste cercare di creare una stretta di mano con il vostro pubblico. Può essere semplice dire perché siete coinvolti nello sport che state organizzando e quali risultati vi aspettate dalla gara.

Chiedere al pubblico di "alzare la mano se..." o "vediamo chi ha fatto il viaggio più lungo per arrivare qui" sono entrambe ottime domande per ottenere il consenso iniziale. Se riuscite a infondere un po' di umorismo, ancora meglio.

È buona norma avere un "front of house manager" che si occupi del briefing della gara. Si tratta di un volto che i partecipanti vedranno all'iscrizione, al briefing e al traguardo. Questo dà un tocco personale importante e un volto familiare ai partecipanti che completano il loro percorso con voi. 

3) Comunicare chiaramente sulla sicurezza 

La sicurezza è la preoccupazione principale di un organizzatore di gare e può riguardare un'ampia gamma di fattori. Non sovraccaricate questa sezione del briefing: l'efficacia della sicurezza sul percorso deriva dalla pre-pianificazione e dall'esecuzione, che non sono correlate a ciò che i partecipanti hanno bisogno di sentire.  

I partecipanti si aspettano un obbligo di diligenza durante la gara e voi dovreste far sentire loro che la sicurezza è ben coperta, in modo che possano concentrarsi sul percorso.

Alcuni dei messaggi chiave sulla sicurezza che verranno trasmessi durante il briefing sono i seguenti:

• Cosa devono fare gli atleti in una situazione di emergenza. Come chiedere aiuto per sé e per gli altri atleti. Quali numeri devono chiamare o come possono segnalare l'aiuto.
• Come seguire il percorso. Se il percorso è completamente segnalato, è opportuno mostrare un esempio di segnaletica. Se il percorso è auto-navigato, l'enfasi è sull'individuo. Chris Bradley sottolinea l'importanza di "non seguire solo la persona davanti a te"!
• Evidenziare aree di pericolo sul percorso. Se la gara di nuoto attraversa un'area in cui potrebbero essere presenti maree, gli atleti devono saperlo.

4) Rispetto

Il messaggio del "rispetto" si presenta in varie forme, sia che si tratti di rispettare l'ambientedegli altri atleti, del pubblico in generale o degli assistenti di gara. Essere custodi della natura è importante per tutti gli organizzatori; potete leggere i modi per rendere la vostra gara più sostenibile qui.

Essere chiari sulle proprie aspettative in merito al comportamento degli atleti durante il briefing consente di fare chiarezza nel caso in cui sia necessario prendere ulteriori provvedimenti durante la gara.

5) Tempo di domande

Lasciate un po' di tempo per le domande e pensate a quelle che potrebbero sorgere. Per Jon Osbourne di Rivelin Running Events 'Pensate a tutte le domande che qualcuno potrebbe fare, anche se sono semplici e francamente stupide. Poi rispondete nel briefing. Nonostante molti non vi ascoltino, avete sempre la possibilità di rispondere alle vostre domande. Te l'ho detto nel briefing risposta"!

In sintesi: il briefing di gara di successo

Un briefing di gara efficace si basa sull'organizzazione e sulla condivisione delle informazioni chiave prima della gara. Utilizzate il briefing come un'opportunità per entrare in contatto con gli atleti, stabilire il tono della gara e rafforzare alcuni dei vostri messaggi chiave sulla sicurezza, lasciando alla fine un po' di tempo per le domande. 

Per ulteriori suggerimenti e una lista di controllo completa per la preparazione alla gara, vai a questo post. Se avete bisogno di aiuto o di ispirazione per la preparazione della vostra gara, non esitate a contattarmi.

Scritto da: Fred Newton. Foto di Runway Adventures di Graham Smith.