Retningslinjer for refusjon er et viktig aspekt ved planlegging av arrangementer, ettersom de påvirker både arrangører og deltakere. I denne artikkelen vil vi diskutere hvordan en rettferdig refusjonspolicy ser ut for arrangører, og om det er noen forskjeller i refusjonspolicyen mellom ulike typer utholdenhetsløp som triatlon, maraton, hinderløype (OCR), terrengløp og svømming i åpent vann.

Nå er det viktigere enn noen gang å se over retningslinjene og vilkårene for refusjon. Etter pandemien, da mange løp måtte avlyses, har deltakerne blitt enda mer bevisste og oppmerksomme på retningslinjer og vilkår for å sikre at de kan melde seg på på en trygg og fleksibel måte og føle seg trygge på kjøpet. 

Hva er retningslinjer for refusjon?

En refusjonspolicy er et sett med regler og retningslinjer som er fastsatt av en arrangør for å avgjøre hvordan refusjoner skal håndteres. Refusjonsreglene kan variere mye, avhengig av type arrangement, prisen på inngangsbilletten og den enkelte arrangørs preferanser. Noen arrangører kan ha retningslinjer om ingen refusjon, mens andre kan tilby delvis eller full refusjon under visse betingelser.

Refusjonsreglene fremgår vanligvis av løpsvilkårene, som deltakerne godtar når de melder seg på. Hvis du ikke har noen vilkår og betingelser, anbefaler vi på det sterkeste at du skriver en og publiserer den på nettstedet ditt og lenker til den fra påmeldingssiden! 

Hvorfor ha retningslinjer for refusjon?

En refusjonspolicy er en av måtene du som arrangør kan håndtere risikoen på og beskytte deg mot potensielle tap. Som løpsdeltakere mener vi også at det er en fin måte å bygge tillit og troverdighet på. Når deltakerne vet at de kan få pengene tilbake hvis noe uforutsett skulle skje, er det mer sannsynlig at de vil føle seg trygge på å melde seg på arrangementet ditt, og de vil også gjøre det tidligere.

Hva er en rettferdig refusjonspolicy?

Vi mener at en rettferdig refusjonspolicy er både klar og konsis, lett å forstå og fremfor alt - rimelig. Deltakerne bør kunne forstå retningslinjene og vilkårene før de melder seg på løpet, og de fortjener en viss beskyttelse mot uforutsette omstendigheter. Den andre siden av forsikringen bør selvfølgelig ta hensyn til dine behov som løpsarrangør. Du må beskytte deg mot potensielle tap hvis du blir tvunget til å avlyse.

En rettferdig refusjonspolicy bør inneholde klare retningslinjer for når refusjon vil bli tilbudt og hvor mye deltakerne kan forvente å få tilbakebetalt. Retningslinjene for refusjon bør også nevne tidspunktet for en eventuell refusjon. Hvis et arrangement må avlyses på grunn av uforutsette omstendigheter, kan deltakerne for eksempel forvente å få full refusjon hvis avlysningen skjer i god tid før arrangementet. Hvis avlysningen skjer nærmere arrangementet, kan deltakerne bare forvente delvis refusjon.

Som arrangør må du ha retningslinjer som balanserer mellom å beskytte deg selv mot potensielle økonomiske tap og omdømmetap, samtidig som du gir deltakerne en rimelig beskyttelse mot avbestilling. Som nevnt ovenfor bør refusjonsreglene for arrangementer inneholde disse grunnleggende retningslinjene:

• En tydelig angivelse av om refusjon vil bli tilbudt eller ikke.
• Tidslinjen for forespørsler om refusjon.
• Eventuelle gebyrer i forbindelse med refusjon (for eksempel behandlingsgebyr eller administrasjonsgebyr).
• Størrelsen på en eventuell refusjon som deltakerne kan forvente å motta.
• Vilkårene for refusjon (f.eks. avlysning av arrangementet, skade eller sykdom eller andre uforutsette omstendigheter).

Merk: For å håndtere forventninger og unngå misforståelser er det viktig at du kommuniserer refusjonspolicyen tydelig til potensielle deltakere. før påmelding.

Vær oppmerksom på at de fleste refusjonspolicyer omhandler force majeure-hendelser som innebærer avlysning eller utsettelse av hele arrangementet. Selv om det er fint å kunne tilby refusjon hvis enkelte deltakere blir syke eller skadet, er dette noe deltakerne kan dekke selv ved å tegne en utøverforsikring (f.eks. Refunderbar booking). En annen måte å tilby et alternativ på, er å la deltakerne overføre påmeldingen sin til en venn frem til en bestemt dato før arrangementet.

Er det forskjell på refusjonsreglene for ulike typer løp?

Refusjonsreglene for ditt løp kan variere avhengig av arrangementets spesifikke karakter. Noen løp og idrettsgrener er for eksempel lengre og/eller mer fysisk krevende enn andre. Det kan derfor være mer sannsynlig at deltakere i disse arrangementene opplever skader eller andre fysiske problemer som hindrer dem i å delta.

Generelt sett kan refusjonsreglene for løp med høy påmeldingsavgift (som triatlon, OCR og landeveismaraton) være strengere enn for lokale terrengløp eller distrikstløp. Dette skyldes at løp med høyere påmeldingsavgift generelt har flere logistiske utfordringer knyttet til seg. Arrangører av denne typen løp kan derfor være mindre villige til å tilby refusjon til deltakere som av en eller annen grunn ikke kan delta.

Billigere og mindre løp kan derfor være mer lempelige i sine retningslinjer for refusjon, ettersom de ofte er billigere og mindre kompliserte å organisere. Disse arrangementene kan være mer tilbøyelige til å tilby delvis refusjon eller utsettelse til deltakere som ikke kan delta på grunn av uforutsette omstendigheter.

Konklusjon

Oppsummert kan vi si at hvis du klarer å finne balansen mellom å beskytte deg mot potensielle tap og samtidig gi deltakerne en rimelig beskyttelse, vil du oppnå en rettferdig refusjonspolicy. Husk at retningslinjer for refusjon alltid bør være klare, konsise og enkle å forstå - med tydelige retningslinjer for når refusjon vil bli tilbudt og hvor mye deltakerne kan forvente å få tilbake. Arrangører bør kommunisere retningslinjene for refusjon tydelig til deltakerne før påmelding, slik at de kan håndtere forventninger og unngå misforståelser. Ta også hensyn til eventuelle gebyrer du kan pådra deg fra andre kilder - registreringsplattformen din har retningslinjer hvis de håndterer betalingen for deg. De fleste kredittkorttilbydere tar et gebyr for tilbakebetalinger, så registreringsplattformen vil vanligvis viderefakturere dette. Vanligvis er det rundt 1-2 euro per tilbakebetalingstransaksjon (med RaceID har vi 1 euro per transaksjon).

Selv om det kan være noen forskjeller i refusjonsreglene for ulike typer løp som nevnt ovenfor, er de grunnleggende retningslinjene for en rettferdig refusjonspolicy de samme. Ved å etablere en rettferdig refusjonspolicy vil du bygge tillit og troverdighet hos deltakerne, håndtere risiko og beskytte deg mot tap, samtidig som du skaper en positiv og hyggelig opplevelse for alle involverte. Husk at retningslinjene dine vil gjenspeile merkevaren din. Sørg for at de er rettferdige, så blir løpet ditt enda bedre!

Ikke nøl med å ta kontakt hvis du trenger hjelp med løpet ditt. Vi er selv et team av utøvere og løpsarrangører og elsker å høre om nye løp. Bestill et møte her.