Vad är en rättvis återbetalningspolicy för mitt lopp?

Racers Hermanovarvet

Återbetalningsregler är en viktig aspekt av evenemangsplanering eftersom de påverkar både arrangörer och deltagare. I den här artikeln diskuterar vi hur en rättvis återbetalningspolicy ser ut och om det finns några skillnader i återbetalningspolicyn mellan olika typer av uthållighetslopp som triathlon, maraton, hinderbanelopp (OCR), trail och simning i öppet vatten.

Nu är det viktigare än någonsin att se över din återbetalningspolicy och dina villkor. Efter pandemin, då många lopp tvingades ställa in, har deltagarna blivit ännu mer medvetna och uppmärksamma när det gäller policyer och villkor för att se till att de kan anmäla sig på ett säkert och flexibelt sätt och känna sig trygga i sitt köp. 

Vad är en återbetalningspolicy?

En återbetalningspolicy är en uppsättning regler och riktlinjer som fastställs av evenemangets arrangör för att avgöra hur återbetalningar ska hanteras. Återbetalningspolicyn kan variera kraftigt beroende på evenemangets typ, priset för anmälan och den enskilda arrangörens önskemål. Vissa arrangörer kan ha en policy om ingen återbetalning, medan andra kan erbjuda delvis eller fullständig återbetalning på vissa villkor.

Återbetalningspolicyn anges vanligtvis i villkoren för ditt lopp, som deltagarna accepterar när de registrerar sig. Om du inte har någon policy för allmänna villkor rekommenderar vi starkt att du skriver en och publicerar den på din webbplats och länkar den från din registreringssida! 

Varför bör man ha en återbetalningspolicy?

En återbetalningspolicy är ett sätt för dig som lopparrangör att hantera din risk och skydda dig mot eventuella förluster. Som loppdeltagare själva tycker vi också att det är ett bra sätt att bygga upp förtroende och trovärdighet. När deltagarna dessutom vet att de kan få tillbaka sina pengar om något oväntat inträffar är det troligare att de känner sig trygga med att anmäla sig till ditt lopp, och de kommer också att göra det tidigare.

Vad är en rättvis återbetalningspolicy?

Vi anser att en rättvis återbetalningspolicy är både tydlig och kortfattad, lätt att förstå och framför allt rimlig. Deltagarna bör kunna förstå policyn och dess villkor innan de anmäler sig till ditt lopp och förtjänar ett visst skydd mot oförutsedda omständigheter. Sedan bör naturligtvis den andra sidan av policyn ta hänsyn till dina behov som lopparrangör. Du måste skydda dig mot eventuella förluster om du tvingas ställa in loppet till exempel.

En rättvis återbetalningspolicy bör innehålla tydliga riktlinjer för när återbetalning erbjuds och hur mycket deltagarna kan förvänta sig att få tillbaka. Återbetalningspolicyn bör också nämna tidpunkten för återbetalningen. Om till exempel ett evenemang måste ställas in på grund av oförutsedda omständigheter kan deltagarna förvänta sig att få full återbetalning om avbokningen sker i god tid före evenemanget. Om avbokningen sker närmare evenemanget kan deltagarna förvänta sig endast en delvis återbetalning.

Som arrangörer av evenemang måste du ha en policy som skapar en balans mellan att skydda dig själv mot potentiella ekonomiska förluster och ryktesförluster samtidigt som du ger dina deltagare ett rimligt skydd mot avbokning. Som nämnts ovan bör återbetalningspolicyn för lopp innehålla dessa grundläggande riktlinjer:

  • Ett tydligt uttalande om huruvida återbetalning kommer att erbjudas eller inte.
  • Tidsgränser för begäran om återbetalning.
  • Eventuella tillämpliga avgifter i samband med återbetalningar (t.ex. bearbetningsavgifter eller administrativa avgifter).
  • Det eventuella återbetalningsbelopp som deltagarna kan förvänta sig att få.
  • Villkoren för återbetalning (t.ex. inställt evenemang, skada eller sjukdom eller andra oförutsedda omständigheter).

Observera: För att hjälpa till att hantera förväntningar och förhindra missförstånd är det viktigt att du tydligt kommunicerar din återbetalningspolicy till potentiella deltagare före och i samband med anmälan.

Observera att de flesta återbetalningspolicyer gäller force majeure-händelser som innebär att hela evenemanget ställs in eller skjuts upp. Även om det är trevligt att erbjuda återbetalning om enskilda tävlande blir sjuka eller skadade, är detta något som deltagarna själva kan täcka genom att teckna en försäkring för idrottare (som t.ex. Återbetalningsbar bokning). Ett annat sätt att erbjuda ett alternativ är att låta deltagarna överföra sin registrering till en vän fram till ett visst datum före evenemanget.

Skiljer sig återbetalningspolicys för olika typer av lopp?

Återbetalningspolicyn för din lopp kan variera beroende på evenemangets specifika karaktär. Vissa lopp och sporttyper är till exempel vanligtvis längre och/eller mer fysiskt krävande än andra. Därför kan det vara mer sannolikt att deltagare i dessa evenemang drabbas av skador eller andra fysiska motgångar som hindrar dem från att tävla.

Generellt sett kan återbetalningspolicyn för tävlingar med högt biljettvärde (t.ex. triathlon, OCR och landsvägsmaraton) vara strängare än för lokala trailrace eller mindre lopp. Detta beror på att de lopp med högre anmälningsavgifter i allmänhet har fler logistiska utmaningar förknippade med dem. Därför kan arrangörerna av dessa typer av lopp vara mindre villiga att erbjuda återbetalning till sina deltagare som av någon anledning inte kan delta.

Billigare och mindre tävlingar kan därför vara mildare i sin återbetalningspolicy, eftersom de ofta är billigare och mindre komplicerade att organisera. Dessa evenemang kan vara mer benägna att erbjuda delvis återbetalning eller uppskov till deltagare som inte kan tävla på grund av oförutsedda omständigheter.

Sammanfattningvis

Sammanfattningsvis kan man säga att om man lyckas hitta en balans mellan att skydda sig själv mot potentiella förluster och samtidigt ge deltagarna ett rimligt skydd så kommer man att uppnå en rättvis återbetalningspolicy. Kom ihåg att återbetalningspolicyn alltid ska vara tydlig, kortfattad och lätt att förstå - med tydliga riktlinjer för när återbetalning kommer att erbjudas och hur mycket återbetalning deltagarna kan förvänta sig att få. Lopparrangörer bör kommunicera sin återbetalningspolicy tydligt till deltagarna före registreringen för att hantera förväntningar och förhindra missförstånd. Ta hänsyn till eventuella avgifter som du kan drabbas av från andra källor också - din registreringsplattform kommer att ha en policy om de sköter betalningshanteringen åt dig. De flesta kreditkortsleverantörer har en avgift för återbetalningar, så din registreringsplattform kommer vanligtvis att vidarebefordra denna avgift. Vanligtvis är det omkring 10-20 kr per återbetalningstransaktion (för RaceID gäller 10 kr per transaktion).

Även om det kan finnas vissa skillnader i återbetalningspolicy för olika typer av lopp som nämns ovan, är de grundläggande riktlinjerna för en rättvis återbetalningspolicy desamma. Genom att upprätta en rättvis återbetalningspolicy bygger du upp förtroende och trovärdighet hos dina deltagare, hanterar risker och skyddar dig själv mot förluster, samtidigt som du skapar en positiv och trevlig evenemangsupplevelse för alla inblandade. Kom ihåg att din policy kommer att återspeglas på ditt varumärke. Gör den rättvis!

Om du behöver hjälp med din lopp, tveka inte att kontakta oss. Vi är själva ett team av idrottare och lopparrangörer och älskar att höra om nya lopp. Boka ett möte här.