¿Cuál es una política de reembolso justa para mi carrera?

Corredores Hermanovarvet

Las políticas de reembolso son un aspecto importante de la planificación de eventos, ya que afectan tanto a los organizadores como a los participantes. En este artículo analizaremos cómo debe ser una política de reembolso justa para los organizadores de eventos, y si existen diferencias en las políticas de reembolso entre los distintos tipos de carreras de resistencia, como triatlones, maratones en ruta, carreras de obstáculos (OCR), carreras de trail y natación en aguas abiertas.

Ahora, más que nunca, es importante revisar la política y las condiciones de reembolso. Tras la pandemia, en la que muchas carreras se vieron obligadas a cancelarse, los participantes se han vuelto aún más conscientes y atentos a las políticas y condiciones para asegurarse de que pueden inscribirse de forma segura, flexible y sentirse seguros de su compra. 

¿Qué es la política de reembolso?

Una política de reembolso es un conjunto de normas y directrices establecidas por el organizador de un evento para determinar cómo se gestionarán los reembolsos. Las políticas de reembolso pueden variar mucho en función del tipo de evento, el coste de la entrada y las preferencias del organizador. Algunos organizadores pueden tener una política de no devolución, mientras que otros pueden ofrecer devoluciones parciales o totales en determinadas condiciones.

La política de reembolso suele figurar en los términos y condiciones de la carrera, que los participantes aceptan al inscribirse. Si no dispone de una política de términos y condiciones, le recomendamos encarecidamente que redacte una, la publique en su sitio web y la enlace desde su página de inscripción. 

¿Por qué una política de reembolso?

Una política de reembolso es una de las formas que tiene usted, como organizador de eventos, de gestionar su riesgo y protegerse frente a posibles pérdidas. Como participantes en carreras, también creemos que es una buena forma de generar confianza y credibilidad. Además, cuando los participantes saben que pueden recuperar su dinero si ocurre algo inesperado, es más probable que se sientan seguros a la hora de inscribirse en tu evento, y además lo harán antes.

¿Qué es una política de reembolso justa?

Creemos que una política de reembolso justa es clara y concisa, fácil de entender y, sobre todo, razonable. Los participantes deben ser capaces de entender la política y sus términos antes de inscribirse en su carrera y merecen cierta protección contra circunstancias imprevistas.. Por supuesto, la otra cara de la póliza debe tener en cuenta tus necesidades como organizador de la carrera. Necesitarás protegerte frente a posibles pérdidas, si te ves obligado a cancelar.

Una política de reembolso justa debe tener directrices claras sobre cuándo se ofrecerán reembolsos y qué cantidad pueden esperar recibir los participantes. Las políticas de reembolso también deben mencionar el calendario de cualquier reembolso. Por ejemplo, si un acto debe cancelarse por circunstancias imprevistas, los participantes pueden esperar recibir el reembolso íntegro si la cancelación se produce con bastante antelación al acto. Si la cancelación se produce más cerca del evento, los participantes pueden esperar sólo un reembolso parcial.

Los organizadores de eventos deben contar con una política que logre un equilibrio entre la protección frente a posibles pérdidas económicas y de reputación y la protección razonable de los participantes frente a cancelaciones. Como ya se ha mencionado, las políticas de reembolso para eventos deben incluir estas directrices básicas:

  • Una declaración clara de si se ofrecerán reembolsos o no.
  • El plazo para las solicitudes de reembolso.
  • Cualquier tasa aplicable asociada a las devoluciones (como tasas de tramitación o administrativas).
  • El importe del reembolso, en su caso, que los participantes pueden esperar recibir.
  • Las condiciones en las que se efectuarán los reembolsos (como cancelación del evento, lesión o enfermedad, u otras circunstancias imprevistas).

Nota: para ayudar a gestionar las expectativas y evitar malentendidos, es importante que comunique claramente su política de reembolso a los posibles participantes antes de de la inscripción.

Tenga en cuenta que la mayoría de las políticas de reembolso se refieren a casos de fuerza mayor que implican la cancelación o el aplazamiento de todo el evento. Si bien es bueno ofrecer reembolsos si los corredores individuales se enferman o se lesionan, esto es algo que los participantes pueden obtener su propia cobertura mediante la firma de un seguro de atleta (como Reserva Reembolsable). Otra forma de ofrecer una alternativa, es permitir a los corredores transferir su inscripción a un amigo hasta una fecha determinada antes del evento.

¿Existe alguna diferencia entre las políticas de reembolso de los distintos tipos de carreras?

Las políticas de reembolso de su carrera pueden variar dependiendo de la naturaleza específica de su evento. Por ejemplo, algunas carreras y tipos de deporte suelen ser más largos y/o más exigentes físicamente que otros. Por ello, los participantes en estos eventos pueden tener más probabilidades de sufrir lesiones u otros contratiempos físicos que les impidan competir.

En general, las políticas de reembolso para las carreras de alto valor de entrada (como triatlones, OCR y maratones en carretera) pueden ser más estrictas que para las carreras de trail locales o las reuniones de atletismo de distrito. Esto se debe a que las carreras con cuotas de inscripción más elevadas suelen llevar asociadas más dificultades logísticas. Por ello, los organizadores de este tipo de carreras pueden estar menos dispuestos a ofrecer reembolsos a los participantes que no puedan participar por algún motivo.

Por lo tanto, las carreras más baratas y pequeñas pueden ser más indulgentes en sus políticas de reembolso, ya que a menudo son menos costosas y menos complejas de organizar. Estos eventos pueden ser más propensos a ofrecer reembolsos parciales o aplazamientos a los participantes que no puedan competir debido a circunstancias imprevistas.

Conclusión

En resumen, si consigue encontrar el equilibrio entre protegerse de posibles pérdidas y ofrecer a los participantes una protección razonable, conseguirá una política de reembolso justa. Recuerde que las políticas de reembolso deben ser siempre claras, concisas y fáciles de entender, con directrices claras sobre cuándo se ofrecerán reembolsos y cuánto pueden esperar recibir los participantes. Los organizadores de eventos deben comunicar claramente su política de reembolso a los participantes antes de la inscripción para gestionar las expectativas y evitar malentendidos. También hay que tener en cuenta las comisiones que puedan derivarse de otras fuentes: su plataforma de inscripción tendrá una política al respecto si se encarga de procesar los pagos por usted. La mayoría de los proveedores de tarjetas de crédito cobran una comisión por los reembolsos, por lo que la plataforma de inscripción suele repercutirla. Por lo general, es alrededor de 1-2 euros por transacción de reembolso (con RaceID tenemos 1 € por transacción).

Aunque puede haber algunas diferencias en las políticas de reembolso para los diferentes tipos de carreras, como se ha mencionado anteriormente, las directrices básicas para una política de reembolso justa siguen siendo las mismas. Al establecer una política de reembolso justa, generarás confianza y credibilidad entre los participantes, gestionarás los riesgos y te protegerás frente a las pérdidas, al tiempo que creas una experiencia positiva y agradable para todos los participantes. Recuerde que su política se reflejará en su marca. Hágala justa y su carrera será mucho mejor.

Si necesitas ayuda con tu carrera, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Somos un equipo de atletas y organizadores de carreras y nos encanta conocer nuevas carreras. Reserva una reunión aquí.