Nicholas Roman & RaceID – Spara Tid med Automation

“Detta betyder att jag inte behöver göra något förrän två veckor innan loppet eftersom systemet är uppsatt en gång, och efter det fungerar det bara av sig självt, vilket är riktigt, riktigt skönt för mig eftersom det sparar mig massor av tid.”

– Nicholas Roman, Challengize

I den här intervjun med Nicholas Roman får du att lära dig hur han använder automation genom att koppla RaceID-registreringsdata med Mailchimp via Zapier för att spara massor av tid, och samtidigt se till att deltagare får rätt information vid rätt tidpunkt. 

Nicholas Roman är RaceIDs allra första kund. Han är en aktiv tävlingsarrangör och hälsoentreprenör med en mängd spännande projekt, bland annat företagetChallengize där han hjälper företag att vara mer hälsosamma med Challengize applösning ihop med andra inspirerande aktiviteter. Kommande lopp som Nicholas arrangerar är EX Swimrunhelg, som består av två lopp – ARK Supersprint och EX22 Spring Edition 23km. Supersprinten är världsunik och ser eliten inom sporten göra upp i stentuffa utslagsheat fram till korandet av årets Supersprintmästare. Dagen efter är det EX22 Spring Edition som är ett 23 kilometer långt Swimrunlopp i- och runt Edsviken utanför Stockholm. Han anordnar även Ultraloppet SMIR (Stockholm Multi-Island Run) där man springer hela Stockholms skärgård på en dag och åker båt mellan öarna, samt Sollentuna Summer & Winter Marathon. I det här loppet springer du ett halvmaraton på- och runt isen på vintern och ytterligare ett på grönskande trail på sommaren och lägger samman tiderna för ett slutresultat.

Låt oss se vad Nicholas har att säga! Du kan också se hela intervjun, med mer information och detaljer, i videoformat här under: 

Kan du berätta lite om dig själv och hur du började arrangera lopp? 

Jag är en e-hälsoentreprenör, och jag började arrangera lopp för ungefär sex, sju år sedan, som ett sätt att marknadsföra Challengize mot en aktiv grupp idrottare, mestadels löpare. Jag organiserade mest löplopp i början, men alltid lopp med en twist eller någon form av ”wow-faktor” där själva upplevelsen är det viktigaste.  

Nicholas, du är faktiskt vår allra första kund på RaceID. Kan du berätta lite om varför du valde RaceID och hur plattformen har förändrats genom åren?

För några år sedan skulle jag arrangera mitt allra första lopp i skärgården, RUNmaröloppen på Runmarö, där jag har ett sommarställe. Jag hade precis tagit över loppet, och de hade kört på ett väldigt enkelt upplägg med ett stoppur och en penna för tidtagning.

Jag började bli lite stressad över situationen och visste inte var jag skulle börja. Som tur var träffade jag Erik och Johan (grundare av RaceID) på en fest och berättade om mitt lopp. Erik sa då över en öl, “Toppen, vi har en ny produkt {RaceID Anmälan och Timing App} vi håller på att lansera, du kan använda den om du vill. Vi kommer ut och testar det på ditt lopp!” Sedan den dagen (trots en del utmaningar och roliga historier på vägen) har jag varit en trogen RaceID-kund och systemet har fungerat utmärkt för mig. 

Plattformen har bara blivit bättre och bättre genom åren. Nu har den många av de funktioner som saknades i början, och även ett gäng nya funktioner som jag aldrig hade kunnat föreställa mig att jag någonsin skulle behöva, och nu kan jag inte klara mig utan dem! Jag är väldigt nöjd med min set-up nu, för alla mina lopp. 

Skönt att höra. Vi har fått värdefull feedback från dig genom åren också som hjälper oss att förbättra plattformen! Så tack för det. Jag vet också att du är en superanvändare av RaceID, speciellt när det kommer till Zapier-anslutningen. Kan du berätta lite om hur du använder det verktyget?

Zapier är en tredjepartsplattform, eller app, som kopplar ihop olika appar och system automatiskt genom vad de kallar “Zaps”. Denna funktion, eftersom RaceID har integrerat plattformen mot Zapier-systemet, gör att jag kan ansluta mitt RaceID arrangörskonto till mitt e-postmarknadsföringsverktyg MailChimp. Jag antar att man säkert kan koppla RaceID med en massa saker, men jag kopplar det till MailChimp eftersom jag har ett MailChimpkonto där jag skickar nyhetsbrev, Race PM:s, information om loppen och en massa grejer, för alla mina lopp. 

Så vad jag gör är att jag bara ansluter varje lopp, under Integrationer i RaceID Admin genom en av dessa Webhooks (se guide). Så när du anmäler dig till något av mina lopp får du efter en minut din bekräftelse från RaceID med ditt kvitto. Och sedan, tack vare Zapier-anslutningen och mitt automatiska system, får du också ett personligt välkomstmeddelande till loppet direkt från mig.

I mitt mejl skriver jag något i stil med “Välkommen till det här loppet på det här datumet med den här personen. Två veckor innan loppet har du ett tävlings-PM i din inkorg. Det finns mycket information på hemsidan och här är länken till Facebook-gruppen.” Jag tycker att det är smart att inkludera länkar till sociala medier etc, så att man kan engagera deltagarna innan loppet. 

Systemet plockar upp all data som deltagaren har fyllt i på RaceID, Zapier hämtar den i sin tur och skickar den till mitt MailChimp-konto. Med dessa datapunkter och funktionerna i Mailchimp kan man individanpassa e-postmeddelandena. Du vet, loppet, distansen, tiden, partnern om det är ett laglopp, startnumret och, ja, i princip allt. Jag använder även denna information för att automatiskt anpassa texten i mejlen när jag skickar ut tävlings-PM två veckor innan loppet också, och egentligen i all annan kommunikation till mina deltagare. 

Jag skickar till exempel ut ett (automatiskt!) mejl några dagar innan loppet och skriver något i stil med ”Hej Fanny, ditt startnummer för denna helg är nummer 47, och här är tävlings-PM och du måste vara vid den här platsen klockan 14”. Detta sparar mig att skriva 20+ svar på frågor som säkert annars skulle ha hamnat i min inkorg. Det sparar mig också köbildning vid registreringen på loppdagen, eftersom alla enkelt kan komma åt eller redan vet sitt startnummer som de måste uppge för att få sin nummerlapp. 

Så tack vare mitt automatiska informationsflöde, vet du vart du ska gå, du har ditt startnummer i din telefon, i tävlings-PM som du precis fått, när du kommer till min lopparena. Allt är klart och tydligt. 

Detta betyder att jag inte behöver göra något förrän två veckor innan loppet eftersom systemet är uppsatt en gång, och efter det fungerar det bara av sig självt, vilket är riktigt, riktigt skönt för mig eftersom det sparar mig massor av tid.

Det låter som att du har ett bra system på plats, Nicholas. Har du några andra tips till arrangörer som vill arbeta med sin automatisering och spara tid? 

Ta definitivt en titt på vilka automatiseringar du kan implementera. Det tar lite tid att sätta upp och det tar en del tid att lära sig det, men när du väl har gjort det är det där för alltid och sparar dig så mycket tid i det långa loppet. 

Det sparar definitivt också deltagarna mycket frustration och oro eftersom de får all information de behöver. Frustration över att inte hitta rätt information som deltagare kan vara olidligt, inte något du vill oroa dig för när du ska tävla. Det är därför jag ser till att deltagarna har de allt de behöver direkt efter att de anmält sig. Så det är värt att satsa lite tid på att få de här kopplingarna att fungera!

Jag har också ett till tips: se till att all information är tydlig genom att låta någon, som inte är en lopparrangör, kolla igenom din anmälningsprocess och information på hemsidan. På så sätt missar du inte saker som kan verka självklara för dig, men som behöver kommuniceras. Till exempel, vilket datum loppet är, eller vilken tid det börjar. Det är lättare än du tror att missa självklara saker. Man blir ofta blind för vad man är expert på, så det är riktigt bra att få lite input från någon utomstående. 

Tack för din tid och för dina tips, Nicholas och önskar dig stort lycka till den här säsongen! 

 

Kontakta oss om du vill veta mer om hur du kan automatisera och spara tid med RaceID. Om du redan är kund hos RaceID, se hur du sätter upp en Zapier-anslutning i den här guiden.