Hur du skapar ett nytt lopp

Att skapa ett nytt lopp eller ett sportevenemang är en spännande utmaning. Du gör något positivt för det lokala samhället genom att erbjuda en möjlighet för individer att träffas och göra något bra för sina kroppar och sinnen! Så riktigt bra av dig att skapa något positivt och hälsosamt för människor! 

I den här artikeln guidar vi dig genom några av de steg du behöver ta när du startar ett nytt lopp, oavsett om det är ett löplopp, ett cykellopp eller någon annan typ av sport. Naturligtvis är lopp sportspecifika men det finns några grundläggande saker som alla lopparrangörer bör ha i åtanke. 

Först och främst, vilket typ av lopp ska du organisera? 

Steg 1. Bestäm sporttyp och tema 

Ska ditt evenemang att vara en löptävling, en cykeltävling eller något annat? Vad hoppas du uppnå med detta evenemang? Exempelvis att öka medvetenheten om en viss sak (välgörenhet), vara hälsofrämjande eller för att generera intäkter till din organisation. Det är viktigt att tydligt beskriva syfte och mål med ditt evenemang. Finns det ett tema för loppet?

Om du anordnar ett välgörenhetslopp, vad är välgörenheten till för och hur kan du införliva den andan i evenemanget? Mustaschmilen i Sverige är till exempel ett årligt lopp där 50 % av biljettpriset går till välgörenhet (Prostatacancerförbundet), och överskottet går till kampen mot prostatacancer. Löpare som deltar i evenemanget bär ofta mustasch som ett sätt att ytterligare främja den goda saken. 

Steg 2. Bestäm datum och plats

Du hittar det bästa datumet genom att undvika att ditt lopp krockar med andra stora evenemang. Kika på tävlingskalendrar för din sporttyp och andra stora evenemang och hitta en tom lucka. Det är ofta en bra idé att lägga evenemanget till en helg eller under en semesterperiod så att fler människor har möjlighet att delta. 

Steg 3. Utforma tävlingssträckan 

Gör en karta över loppets rutt! Inkludera kontrollpunkter, stationer och andra viktiga detaljer. Fundera på vart du kan erbjuda parkering eller planera så att det finns en busslinje i närheten så att deltagarna kan ta sig dit med kollektivtrafik. 

Några frågor som deltagarna kommer att vilja veta på loppdagen: 

• Vart hämtar jag mitt startkit?
• Vart är start- och mållinjen?
• Vart finns det vattenstationer?
• Vart finns medicinsk hjälp, om jag behöver någon?
• Vart finns badrummen?
• Vart kan jag lämna mina saker?
• Vart kan jag köpa vatten, mat och annat?
• Vart kan jag parkera? Vilken hållplats för kollektivtrafiken ska jag gå av vid?

Se till att ha följande markerat på en karta för deltagarna som de får tillgång till före evenemanget. 

Steg 4. Tillstånd och bestämmelser

Det finns vissa rättsliga krav och bestämmelser som är förknippade med att arrangera ett loppevenemang. Kort sagt måste du se till att dina deltagare är säkra!

Tillstånd

Kontakta lokala myndigheter, t.ex. kommunen eller länsstyrelsen, för att få de tillstånd som krävs för loppet. Du kan behöva tillstånd för vägavstängningar, användning av parker eller andra offentliga anläggningar. 

Försäkring

Överväg att teckna en ansvarsförsäkring för att skydda dig själv och din organisation från eventuella olyckor eller skador under loppet. Kontrollera med försäkringsbolag som har erfarenhet av att täcka sportevenemang. 

Du bör också erbjuda försäkringar till dina deltagare. Som arrangör kan du till exempel välja att erbjuda återbetalningsbar bokningvi arbetar med Refund Protect, och överföra registrering så att dina deltagare kan överlåta sina biljetter till någon annan om de skulle få förhinder. Läs mer om rättvisa återbetalningspolicyer här.

Medicinskt stöd

Ordna med medicinsk personal och första hjälpen-stationer längs lopprutten. Det är viktigt att ha sjukvårdspersonal i beredskap för att hantera eventuella nödsituationer som kan uppstå.

Säkerhet

Beroende på evenemangets storlek kan du behöva anlita säkerhetspersonal för att hantera folkmassan och garantera deltagarnas och åskådarnas säkerhet.

Steg 5. Locka deltagare med marknadsföring 

Hur får man ut budskapet och lockar deltagare? Framgångsrik marknadsföring kan vara avgörande för ditt evenemang. Marknadsföring handlar om att förstå och uppfylla din målgrupps behov och önskemål. Här är några idéer för dig som vill starta ett trevligt loppevenemang:

Du bör använda sociala medier, webbplatser och e-postmarknadsföring för att nå en bredare publik, och affischer för att marknadsföra loppet lokalt. Många gånger kan det vara en stor fördel att nå ut via större kanaler. Det är därför vi erbjuder våra egna marknadsföringspaket för alla som vill arrangera ett nytt lopp med hjälp av RaceID-communityn.

Du kan också kontakta lokala medier för att få uppmärksamhet för ditt evenemang för att skapa intresse och entusiasm och samarbeta med lokala företag för att sprida ordet. 

Överväg att samarbeta med sponsorer för ekonomiskt stöd eftersom företag ofta uppskattar möjligheten att få sitt varumärke förknippat med ett lokalt evenemang. Det är alltid något som alla vinner på!

Steg 6. Deltagarnas resultat och tidtagning av loppet

Deltagarna förväntar sig att få exakta tidtagningsresultat för sitt lopp och detta är en av motivationsfaktorerna för att delta i ett lopp. Därför bör du som arrangör välja ett tillförlitligt tidtagningssystem för att spåra deltagarnas tävlingstider.

Olika tidtagningssystem har sina för- och nackdelar. Många stora lopp väljer chiptidtagning och för mindre lopp kan en tidtagningsapp vara en bra lösning. 

Steg 7. Att ha ett bra team 

Det finns många uppgifter som du behöver hjälp med före och på loppdagen. Du behöver en ledningsgrupp som ansvarar för logistik, samordning, säkerhet och deltagartjänster, och tillräckligt många volontärer som hjälper till med olika uppgifter. Volontärer hjälper ofta till med registrering, hjälpstationer och mycket mer. Du kan läsa mer om olika roller i en ledningsgrupp för evenemang och även specifikt hur man hittar volontärer.

Med dessa steg har du fått en bättre uppfattning om vad som krävs för att starta ett nytt täv lingsevenemang.Kom ihåg att resan från den första idén till ett väl genomfört tävlingsevenemang kan vara utmanande men att belöningen är väl värd ansträngningen. Lycka till med ditt lopp!

Vi hoppas att du gillade den här artikeln. Låt oss veta om du behöver någon hjälp från oss med att organisera ditt nästa loppevenemang!