Πώς να κατασκευάσετε μια αρένα διοργάνωση

Η αρένα είναι το σπίτι της ιστοσελίδας σας διοργάνωση, τόσο για τους συμμετέχοντες όσο και για τους θεατές. Μπορεί να φαίνεται εύκολο να τραβήξετε μια γραμμή στο έδαφος και να τελειώσετε - αλλά αν θέλετε σοβαρά να δημιουργήσετε μια μοναδική εμπειρία γύρω από το διοργάνωση, υπάρχουν πολλά ακόμη που πρέπει να έχετε κατά νου. Συνεχίστε να διαβάζετε για μερικές χρήσιμες συμβουλές! 

Διαλέξτε μια καλή τοποθεσία και στήστε την αρένα 

Θέλετε να δημιουργήσετε έναν κόμβο για το διοργάνωση όπου οι άνθρωποι μπορούν να χαλαρώσουν, να κοινωνικοποιηθούν και να ετοιμαστούν για το διοργάνωση. Οι συμμετέχοντες και οι οικογένειες/φίλοι τους ελπίζουμε ότι θα περάσουν πολύ χρόνο στην αρένα, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια καλή τοποθεσία και ότι όλα είναι οργανωμένα.

Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε πού θα τοποθετήσετε την αρένα ή το χωριό διοργάνωση , αλλά και πώς θα φαίνεται. Έχετε κατά νου ότι θα πρέπει να:

• Να είναι εύκολα προσβάσιμοι μέσω διαφόρων επιλογών μεταφοράς (αυτοκίνητο, δημόσιες συγκοινωνίες, ποδήλατο). 
• Έχετε αρκετό χώρο για την πύλη εκκίνησης / γραμμή εκκίνησης 
• Να είστε κοντά σε τουαλέτες (ή να έχετε χώρο για να τοποθετήσετε φορητές τουαλέτες). 
• Να έχουν πρόσβαση σε πόσιμο νερό και ηλεκτρικό ρεύμα 
• Να έχετε χώρο για την τοποθέτηση σκηνών ή πρόσβαση σε στέγη σε περίπτωση κακοκαιρίας. 
• Αρκετά καθίσματα και σημεία για να αράξουν οι συμμετέχοντες 

Συμβουλή για επαγγελματίες: διαθέστε αρκετό χρόνο για να στήσετε την αρένα (διαρκεί περισσότερο απ' όσο νομίζετε!).

Φαγητό και ποτά στην αρένα

Είναι σημαντικό να προσφέρετε ελαφρύ φαγητό και ποτό ή να το παρέχετε ως μέρος του πακέτου διοργάνωση . Οι αθλητές είναι πεινασμένοι άνθρωποι, και ανεξάρτητα από το πόσο υπέροχα είναι όλα τα υπόλοιπα στο διοργάνωση σας, ένας πεινασμένος αθλητής δεν θα το απολαύσει! Είναι επίσης μια καλή επιχειρηματική ιδέα για εσάς να πουλάτε κάποια αναψυκτικά ή να προσεγγίσετε τοπικές συνεργασίες. Μπορείτε να προσκαλέσετε χορηγούς τροφίμων και ποτών για να σας βοηθήσουν σε αυτό - για παράδειγμα, επικοινωνήστε με τοπικά καταστήματα τροφίμων ή πωλητές και προσφέρετε τους μια δωρεάν θέση για να πωλούν φαγητό στο γήπεδο. Με αυτόν τον τρόπο, πιθανότατα δεν θα χρειαστεί να τους πληρώσετε, καθώς μπορούν να πουλήσουν τρόφιμα και να κερδίσουν την έκθεση της μάρκας.

Συμβουλή για επαγγελματίες: στήστε ένα απλό σιντριβάνι με πόσιμο νερό, ώστε οι δρομείς να μπορούν να γεμίζουν τα μπουκάλια τους με νερό και να παραμένουν ενυδατωμένοι. 

Πώς χειρίζεστε τα απόβλητα και τον καθαρισμό;

Βεβαιωθείτε ότι έχετε παντού πολλούς κάδους/σακούλες απορριμμάτων και ότι έχετε ένα σχέδιο για τον καθαρισμό μετά το διοργάνωση. Θα πρέπει να καθαρίσετε ολόκληρη την αρένα, καθώς και το γήπεδο. Είναι πολύ σημαντικό να φροντίζουμε τη φύση μας και να μην αφήνουμε πλαστικά ή συσκευασίες γύρω μας. Επίσης, φροντίστε να επικοινωνήσετε στους συμμετέχοντες ότι πρέπει να μαζεύουν τα πράγματά τους. Σε ορισμένους αγώνες τα απορρίμματα οδηγούν σε αποκλεισμό. Ίσως μπορείτε επίσης να οργανώσετε μια εκδήλωση plogging ή ένα ζέσταμα μετά - αν δεν το έχετε ακούσει ποτέ, αξίζει να το ψάξετε στο Google!

Πόσες τουαλέτες χρειάζεστε για μια έκθεση αντοχής διοργάνωση;

Για κάθε εκδήλωση, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι ανθρώπινες ανάγκες. Πόσο μάλλον για μια ομάδα νευρικών αθλητών που είναι υπερβολικά ενυδατωμένοι και πρέπει να αναζητούν ανακούφιση κάθε 10 λεπτά. Βεβαιωθείτε ότι είτε έχετε στήσει το χωριό διοργάνωση σε μια τοποθεσία που διαθέτει αρκετές τουαλέτες, είτε νοικιάστε φορητές εναλλακτικές λύσεις. Γενικά, χρειάζεστε περισσότερες τουαλέτες για τις γυναίκες, και ίσως επίσης αν σερβίρετε φαγητό και ποτά στην εκδήλωση. Η ομάδα D-tox έχει ένα εξαιρετικό άρθρο σχετικά με το πόσες χρειάζεστε. Λάβετε υπόψη σας να υπολογίζετε όχι μόνο τους συμμετέχοντες, αλλά και τους θεατές, το προσωπικό διοργάνωση και τους εθελοντές.

Πρόσβαση στην τεχνολογία και λήψη κινητών τηλεφώνων

Το διοργάνωση σας βρίσκεται στη μέση του πουθενά; Συχνά, οι εταιρείες χρονομέτρησης και άλλοι προμηθευτές χρειάζονται σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο ή 3G/4G. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ερευνήσει την περιοχή εκ των προτέρων και τοποθετήστε τον κύριο κόμβο της αρχικής τεχνολογίας σε ένα μέρος που έχει καλή λήψη. Εάν δεν μπορείτε να αποκτήσετε σύνδεση wi-fi με κάποιο τρόπο, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να μοιραστείτε δεδομένα από τηλέφωνα ή tablet. Υπάρχουν πολυάριθμοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ταξινομήσετε τη φορητή συνδεσιμότητα - απλώς φροντίστε να θυμηθείτε να το προγραμματίσετε! 

Pro tip: αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή χρονομέτρησης RaceID μπορείτε να τα καταφέρετε τέλεια, χωρίς καμία σύνδεση, αν χρησιμοποιείτε την ίδια συσκευή (για την εκκίνηση και τον τερματισμό). Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται στη συσκευή μέχρι να βρεθεί σταθερή σύνδεση. 

Περίληψη: το βέλτιστο χωριό διοργάνωση

Συνολικά, βεβαιωθείτε ότι ο στίβος είναι όμορφος και ότι η υλικοτεχνική υποδομή γύρω από τον στίβο σας λειτουργεί καλά, και θα έχετε μια ευχάριστη διοργάνωση-ημέρα με ευτυχισμένους αθλητές. 

Ακούστε τι έχουν να πουν μερικοί συμμετέχοντες για τις καλύτερες εμπειρίες τους στο διοργάνωση παρακάτω: 

"Θυμάμαι ένα Swimrun διοργάνωση που έκανα στην Ισπανία, και είχαν στήσει ένα κόκκινο χαλί δίπλα στη γραμμή τερματισμού και το είχαν ανεβάσει έτσι ώστε να τερματίζεις σε ένα στάδιο. Είχαν επίσης εγκαταστήσει ηχεία υψηλής ποιότητας και έπαιζαν τραγούδια που σε ανέβαζαν τόσο στην εκκίνηση όσο και στη γραμμή τερματισμού - ένιωσα τόσο ωραία να διασχίζω τη γραμμή τερματισμού σε αυτή την αρένα διοργάνωση !" λέει η Fanny Kuhn, αθλήτρια του Swimrun. 

"Έχω βρεθεί σε πολλές μεγάλες αρένες στο παρελθόν - μια αρένα που μου έχει μείνει αξέχαστη είναι η αρένα των αγώνων Braemar. Ξεκινάς το Hill διοργάνωση στη μέση όλων των θεατών και κάνεις έναν πλήρη γύρο στο εσωτερικό της αρένας πριν βγεις προς τα πάνω. Στη συνέχεια, για να τερματίσετε, κάνετε το αντίστροφο. Ο βρυχηθμός του πλήθους το κάνει πραγματικά ξεχωριστό. Είναι τόσο εντυπωσιακό, που η Βασίλισσα είναι πάντα παρούσα! Ένας γύρος τιμής για τους νικητές εδώ δεν είναι κάτι που ξεχνάς γρήγορα..." λέει ο Hector Haines, Trail, Fell και Skyrunner.

Είστε περίεργοι να δείτε πώς το RaceID μπορεί να κάνει πιο ομαλή τη διαχείριση του διοργάνωση ; Επικοινωνήστε μαζί μας. 

Φωτογραφίες: Marcus Järvinen