Nicholas Roman & RaceID - Mit Automatisierung Zeit sparen

In diesem Interview mit Nicholas Roman erfahren Sie, wie er die Automatisierung nutzt, indem er die RaceID-Registrierungsdaten mit seinem E-Mail-Marketing-Anbieter verbindet, um viel Zeit zu sparen und gleichzeitig sicherzustellen, dass seine Teilnehmer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten. 

Nicholas Roman ist der allererste Kunde von RaceID. Er ist ein aktiver Rennveranstalter und ein Gesundheitsunternehmer in Schweden mit einer Vielzahl von Projekten, darunter sein Unternehmen Challengize mit dem er Unternehmen durch unterhaltsame Outdoor-Events und -Aktivitäten zum Erfolg verhilft. Bevorstehende Rennen von Nicholas sind EX Swimrun-Wochenendedas zwei Rennen umfasst: den ARK Supersprint und das EX22 Spring Edition 23km Rennen. Der ARK Supersprint ist der erste seiner Art, bei dem die Swimrun-Elite in zermürbenden Kopf-an-Kopf-Ausscheidungen auf einer extrem kurzen Strecke um den Titel des Supersprint-Champions kämpft. Am nächsten Tag findet das 23-km-Rennen für jedermann statt, das in und um Edsviken vor den Toren Stockholms führt. Er organisiert auch das Ultra-Rennen SMIR (Stockholmer Mehrinsellauf) bei dem man in Zweiergruppen durch den gesamten Stockholmer Schärengarten läuft und mit Schnellbooten zwischen den Inseln hin- und herfährt, sowie den Sollentuna Sommer- und Wintermarathon. Bei diesem Rennen läuft man im Winter einen Halbmarathon und im Sommer einen weiteren auf schönen Wanderwegen und addiert die Zeiten für ein Endergebnis.

Mal sehen, was Nicholas zu sagen hat! Sie können sich das vollständige Interview mit Extras auch als Video hier ansehen: 

Können Sie uns ein wenig über sich selbst erzählen und wie Sie angefangen haben, Rennen zu organisieren? 

Ich bin ein E-Health-Unternehmer und habe vor etwa sechs, sieben Jahren angefangen, Rennen zu organisieren, um mein Produkt und mein Unternehmen Challengize zu vermarkten. Ich organisiere vor allem Laufwettbewerbe, und zwar immer solche mit einem gewissen "Wow-Faktor", bei denen das Erlebnis im Mittelpunkt steht.  

Nicholas, Sie sind eigentlich unser allererster Kunde bei RaceID. Kannst du uns ein wenig darüber erzählen, warum du dich damals für RaceID entschieden hast und wie sich die Plattform im Laufe der Jahre verändert hat?

Damals war ich gerade dabei, mein erstes Rennen zu organisieren. Ich erbte ein Rennen auf der Insel Runmarö, wo ich ein Sommerhaus habe, und wir nannten das Rennen RUNmaröloppen (loppen bedeutet Rennen auf Schwedisch). Es war sehr einfach eingerichtet, mit einer Stoppuhr und einem Bleistift, um die Zeiten aufzuzeichnen.

Ich fing an, mich über die Situation zu ärgern und wusste nicht, wo ich anfangen sollte, denn mein Ziel war es, das Rennen zu vergrößern. Dann traf ich glücklicherweise Erik und Johan (Mitbegründer von RaceID) auf einer Party und erzählte ihnen von meinem bevorstehenden Rennen. Dann sagte Erik bei einem Bier: "Toll, wir haben dieses neue Produkt {RaceID Registration and Timing App}, das wir gerade auf den Markt bringen, und du kannst es benutzen, wenn du willst. Wir kommen zu euch und testen es bei eurem Rennen! Seit diesem Tag bin ich (trotz einiger Schluckaufs, lustiger Geschichten und Herausforderungen auf dem Weg dorthin) ein RaceID-Kunde und es hat für mich perfekt funktioniert. 

Die Plattform wurde im Laufe der Jahre immer besser und besser. Jetzt verfügt sie über viele Funktionen, die am Anfang fehlten, und auch über eine Reihe neuer Funktionen, von denen ich nie gedacht hätte, dass ich sie jemals brauchen würde, und ohne die ich jetzt nicht mehr leben kann! Ich bin jetzt sehr zufrieden mit meinem Setup für alle meine Rennen. 

Schön zu hören. Und ich denke, wir haben im Laufe der Jahre auch einige wertvolle Rückmeldungen von Ihnen erhalten, die uns helfen, die Plattform zu verbessern! Vielen Dank also dafür. Ich weiß auch, dass Sie ein großer Nutzer der Plattform sind, vor allem wenn es um die Zapier-Verbindung geht. Können Sie uns ein wenig darüber erzählen, wie Sie dieses Tool nutzen?

NR: Zapier ist eine Plattform oder App eines Drittanbieters, die verschiedene Apps und Systeme automatisch über so genannte "Zaps" verbindet. Da RaceID seine Plattform in das Zapier-System integriert hat, ermöglicht mir diese Funktion, mein RaceID Organizer-Konto mit meinem E-Mail-Marketing-Tool MailChimp zu verbinden. Ich schätze, man kann es mit vielen Dingen verbinden, aber ich verbinde es mit MailChimp, weil ich ein MailChimp-Konto habe, über das ich Newsletter, Race PMs, Informationen über Rennen und vieles mehr für alle meine Rennen versende. 

Ich verbinde also einfach jedes Rennen unter Integrationen in RaceID Admin über einen dieser Webhooks (siehe diese Anleitung). Wenn du dich also für eines meiner Rennen anmeldest, erhältst du nach einer Minute deine Bestätigung und Quittung von RaceID. Und dann, dank der Zapier-Verbindung, erhalten Sie auch eine persönliche Renn-PM von mir, in der ich sie begrüße.

In meiner E-Mail steht so etwas wie "Du wirst an diesem Tag mit dieser Person an diesem Rennen teilnehmen. Zwei Wochen vor dem Rennen bekommst du eine PM in deinem Posteingang. Es gibt viele Informationen auf der Website des Rennens und hier ist der Link zur Facebook-Gruppe". Ich finde es schlau, Links zu sozialen Medien usw. anzugeben, damit Sie die Leute schon vor dem Rennen einbinden können. 

Das System sammelt alle Daten, die der Teilnehmer auf RaceID ausgefüllt hat, Zapier sammelt sie wiederum ein und sendet sie an mein MailChimp-Konto. Mit diesen Daten und den Funktionen von Mailchimp kann man die E-Mails wirklich personalisieren. Sie wissen schon, das Rennen, die Distanz, die Zeit, der Partner, wenn es ein Teamrennen ist, die Startnummer und, ja, alles. Ich nutze diese Daten auch, um die Informationen in den E-Mails automatisch zu personalisieren, wenn ich zwei Wochen vor dem Rennen die Renn-PM verschicke, und eigentlich in jeder anderen Kommunikation! 

Ich schicke zum Beispiel ein paar Tage vor dem Rennen eine (automatische) E-Mail, in der ich schreibe: "Hallo Fanny, deine Startnummer für dieses Wochenende ist die Nummer 47, und hier ist die PM für das Rennen und wo du zu welcher Zeit sein musst". Das erspart mir das Schreiben von mehr als 20 Antworten auf Fragen, die sonst sicher in meinem Posteingang gelandet wären. Außerdem erspare ich mir dadurch eine Warteschlange bei der Anmeldung, da jeder seine Startnummer, die er angeben muss, um sein Startpaket zu bekommen, leicht abrufen kann oder bereits kennt! 

Dank meiner Informationsvorbereitung weißt du also, wo du hingehen musst, wenn du in meiner Arena ankommst, du hast deine Startnummer in deinem Telefon, in der PM, die du gerade erhalten hast, und alles ist für dich vorbereitet. Keine Sorge! 

Das bedeutet auch, dass ich bis zwei Wochen vor dem Rennen nichts in diesem Bereich tun muss, da das System einmalig eingerichtet wird und danach einfach von alleine funktioniert.

Es klingt, als hätten Sie ein tolles System, Nicholas. Haben Sie noch weitere Tipps für Organisatoren, die an ihrer Automatisierung arbeiten und Zeit sparen wollen? 

NR: Schauen Sie sich auf jeden Fall an, welche Automatisierungen Sie implementieren können. Es braucht etwas Zeit, um sie einzurichten und zu erlernen, aber wenn man es einmal getan hat, ist es für immer da und spart auf lange Sicht viel Zeit. 

Außerdem erspart es den Teilnehmern eine Menge Ärger und Sorgen, da sie alle Informationen erhalten. Der Stress bei der Suche nach Informationen kann für einen Teilnehmer sehr lästig sein, und das ist nichts, worüber man sich Sorgen machen möchte, wenn man kurz vor dem Rennen steht. Deshalb sorge ich dafür, dass die Teilnehmer in der Sekunde, in der sie sich anmelden, alles haben. Es lohnt sich also, etwas Zeit zu investieren, um diese Verbindungen herzustellen und alles zu klären.

Mein wichtigster Tipp ist: Stellen Sie sicher, dass die Informationen sinnvoll sind, indem Sie jemanden, der kein Rennveranstalter ist, Ihren Anmeldeprozess aus deren Sicht durchgehen lassen. Auf diese Weise übersehen Sie keine Dinge, die Ihnen vielleicht offensichtlich erscheinen, aber dennoch mitgeteilt werden müssen. Zum Beispiel das Datum des Rennens oder die Uhrzeit des Starts. Es ist leichter, als man denkt, einige sehr wichtige Dinge zu übersehen. Man ist oft blind für das, wovon man selbst Experte ist, und da ist es gut, wenn man den Input von jemand anderem bekommt. 

Ich danke dir für deine Zeit und deine Tipps, Nicholas, und wünsche dir viel Glück für diese Saison! 

 

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um Ihr eigenes automatisiertes Rennen mit RaceID einzurichten. Wenn Sie bereits RaceID-Kunde sind, finden Sie in diesem Leitfaden weitere Informationen zum Einrichten einer Zapier-Verbindung.