Frittstående registreringssystem vs. tidsregistrering av selskap

Når du skal bestemme deg for et nytt registrerings- eller tidtakingssystem til løpet ditt, har du sikkert sett at du har en rekke alternativer og ulike oppsett. Markedet for løpsadministrasjon er fragmentert, og det kan være utfordrende å forstå hvilke alternativer som er best for deg og ditt løp. I denne artikkelen forklarer vi forskjellene mellom å samle alt du trenger av løpsteknologi i ett system gjennom et selskap som tilbyr tidtakingstjenester, sammenlignet med å finne separate og spesialiserte leverandører for hver type teknologi. Begge alternativene har sine fordeler og ulemper. 

Bruk av et tidtakingsselskap og registreringssystem på én plattform 

Når du skal velge teknologileverandør til løpet ditt, vil du se at mange tidtakerselskaper tilbyr hele tjenesten i ett og samme system: registrering, startlister og brikketidtaking. Dette er vanligvis tilfelle for større løp som er på utkikk etter brikke- eller RFID-tidtaking, ettersom det innebærer at du må bruke brikketidtaking til løpet ditt. 

Mange registreringsleverandører kan se ut som om de tilbyr et fullservicesystem, men hvis det er et teknologibasert selskap som leverer programvare, har de nesten alltid en ekstern leverandør av maskinvare for tidtaking. Noen ganger kan de til og med tilby GPS-sporing i tillegg, men vanligvis som et separat tilleggssystem. 

Eksempler på slike leverandører i Europa er RaceResult og Chronotrack.  

Fordeler med et komplett system fra Timing Services Company 

• Alt på ett sted
  Du trenger bare å sette deg inn i ett verktøy og kan samle alle dataene dine på ett sted. Dette kan være svært praktisk hvis du har et stort team å administrere eller rett og slett ikke liker tekniske utfordringer.
• Ingen dataoverføring mellom plattformer
  Siden registreringsdataene går rett inn i startlistene til tidtakingsløsningen (ett og samme system), trenger du aldri å bekymre deg for API- eller Excel-overføringer av registreringsdata til tidtakingsselskapet. Dette kan være svært praktisk og spare deg for feil i startlister og resultater. Vanligvis tilbyr disse leverandørene også live- og sluttresultater på én og samme plattform.
• Ideell for større løp
  Som nevnt ovenfor må du være stor nok for at chip-tidtaking skal være et alternativ for løpet ditt, siden chip-tidtaking er involvert. Hvis du arrangerer et løp med mindre enn 300 deltakere, kan det bli for dyrt for deg å bruke brikketidtaking. Hvis du arrangerer et større løp og uansett planlegger å bruke brikketidtaking, vil dette ikke utgjøre noen forskjell, og du kan kanskje til og med forhandle deg frem til en bedre avtale ved å bruke flere av leverandørens tjenester.

Ulemper med et fullservicesystem fra Timing Company 

• Låst til én tidsleverandør
  Hvis du velger å samarbeide med en leverandør av tidtaking for alle dine behov, er du låst til å bruke denne leverandøren for tidtaking, og du må bestemme deg for dette veldig tidlig i sesongen. Tradisjonelt arbeider disse leverandørene vanligvis med årlige eller til og med flerårige kontrakter, slik at du blir bundet til én leverandør som kan kreve at du signerer en kontrakt for flere år av gangen.
• Leverandøren må være aktiv i din region
  Du må forsikre deg om at den valgte leverandøren er tilgjengelig for å tilby tidtakingstjenester når og hvor du arrangerer løpet. Det kan hende at dette alternativet ikke er tilgjengelig der løpet finner sted. Hvis tidtakerrepresentantene må reise langt, kan det hende du må betale ekstra for å dekke reiseutgiftene, inkludert overnatting.
• Kan være dyrt
  Hvis du trenger tidtaking med brikke, er det vanligvis den dyreste posten i løpsbudsjettet. Det kan være vanskelig å finne priser på nettet, og det er ofte vanskelig for arrangørene å sammenligne alternativene. De fleste selskaper jobber på individuell tilbudsbasis, så du må kontakte dem først for å få en idé om prisene.
• Ikke ideelt for mindre løp
  Som nevnt ovenfor er denne løsningen vanskelig for mindre løp, da brikketidtaking ofte ikke er et økonomisk alternativ. ikke er et økonomisk alternativ.

Bruk av separate systemer for registrering og tidtaking 

Mange arrangører velger separate systemer for registrering og tidtaking. Selv om du ikke får alt samlet under samme digitale tak, har du mange flere muligheter til å mikse og matche leverandører og finne det ideelle oppsettet for deg, ditt team og ditt løp. Les videre for å finne fordeler og ulemper ved dette oppsettet. 

Fordeler med å bruke separate systemer for registrering og tidtaking 

• Bedre kompetanse og utvikling av systemer
  Når du bruker separate systemer, får du bedre kompetanse på hvert område. Tidtakingsselskaper er vanligvis eksperter på, du gjettet det, tidtaking og maskinvaren og programvaren rundt det. Så med mindre det er et veldig stort selskap, er det ikke sikkert at registreringssystemet er så utviklet og brukervennlig som du kunne ønske deg, og du risikerer at deltakerne får en dårligere registreringsopplevelse. Hvis du velger separate systemer, får du en ekspert på tidtaking og en ekspert på registreringsprogramvare og løpsadministrasjon på nettet, som begge jobber med kontinuerlig utvikling av systemene sine og lytter til dine ønsker og behov.
  Hvis du vil ha flere tips om hva du bør tenke på når du velger påmeldingsleverandør, kan du se denne artikkelen.
• Fleksibilitet med hensyn til valg av tidspunkt
  Hvis du velger separate systemer, kan du starte påmeldingen til løpet tidlig hos programvareleverandøren og slipper å bekymre deg for valg av tidtakingssystem på en stund. Du kan evaluere alternativene og ta kontakt med den tidtakingsleverandøren du ønsker å bruke. Det finnes mange alternativer når det gjelder tidtaking - fra store nasjonale eller verdensomspennende leverandører til lokale enmannsforetak. Det kan være store prisforskjeller, så det kan være verdifullt å ha muligheten til å velge det du ønsker og sammenligne alternativene i ro og mak.
• Flere alternativer: internasjonale systemleverandører
  Ved å velge separate systemer kan du også velge mellom flere alternativer når det gjelder leverandører av registreringsprogramvare. Du er ikke bundet til byen eller landet ditt og kan velge en internasjonal leverandør, siden du kun har å gjøre med programvare og vanligvis skybaserte systemer som ikke krever fysisk frakt. Dette kan være en fordel for deg, spesielt hvis du har et internasjonalt løp og trenger et registreringssystem som fungerer i flere land og på flere språk, og du må bruke lokale betalingsmåter i ulike valutaer.

Ulemper ved bruk av separate systemer for registrering og tidtaking 

• Overføring av data
  Du må alltid overføre data mellom registreringsleverandøren og tidtakerselskapet. Dette kan noen ganger skape problemer hvis dataene er ordnet på forskjellige måter i de to systemene. Det er vanlig å sende over Excel-dokumenter eller regneark, men den absolutt beste løsningen er at du kan koble deg til tidtakeren din via API og la dataene flyte fritt og automatisk mellom systemene. Sørg for at du har en plan for dataoverføring mellom de respektive leverandørene, og at du har god kommunikasjon med begge i god tid før løpsdagen.
• Betaling og etablering av relasjoner med flere leverandører
  Hvis du har flere systemer, må du opprette relasjoner med og betale to ulike enheter. Dette kan kreve litt mer arbeid fra din eller teamets side.

Konklusjon: Hvilket oppsett bør du velge? 

Jeg håper at denne artikkelen har hjulpet deg med å oppklare eventuelle spørsmål du måtte ha om oppsettet til de ulike tidtakings- og registreringsleverandørene. Det handler i bunn og grunn om hva du foretrekker og hva som passer ditt løp best. Tenk over om du setter pris på bekvemmeligheten ved å ha alt i ett system, eller om du foretrekker førsteklasses service fra uavhengige leverandører som er eksperter på det de gjør. Sørg for å evaluere hver enkelt tjeneste med tanke på funksjoner du trenger, og hvilket alternativ som gir den beste opplevelsen for deltakerne! Lykke til!