Système d'enregistrement autonome ou enregistrement d'une société de gestion du temps ?
Au moment de choisir un nouveau système d'inscription ou de chronométrage pour votre course, vous avez probablement constaté qu'un certain nombre d'options et de configurations différentes s'offraient à vous. Le marché de la gestion des courses est fragmenté et il peut être difficile de comprendre quelles options sont les meilleures pour vous et votre course. Dans cet article, nous expliquons les différences entre le fait de regrouper tous vos besoins en technologie de course dans un seul système par le biais d'une société de services de chronométrage, et le fait de trouver des fournisseurs distincts et spécialisés pour chaque type de technologie. Les deux ont leurs avantages et leurs inconvénients.
Utilisation d'une société de chronométrage et d'un système d'enregistrement en une seule plateforme
Lorsque vous choisissez un fournisseur de technologie pour votre course, vous constaterez que de nombreuses sociétés de chronométrage vous offrent un service complet en un seul système : inscription, listes de départ et chronométrage par puce. C'est généralement le cas pour les grandes courses qui recherchent chronométrage par puce ou RFIDcar cela implique que vous devez utiliser le chronométrage par puce pour votre course.
De nombreux fournisseurs d'enregistrement peuvent sembler offrir un système complet, mais s'il s'agit d'une entreprise technologique qui fournit un logiciel, elle emploie presque toujours ou s'associe à une entreprise externe de matériel de chronométrage. Parfois, ils peuvent même être en mesure de vous proposer un suivi GPS, mais il s'agit généralement d'un système supplémentaire distinct.
Des exemples de tels fournisseurs en Europe sont RaceResult et Chronotrack.
Les avantages d'un système complet de la société Timing Services
- Tout en un seul endroit
Vous n'aurez à vous soucier de l'apprentissage d'un seul outil et pourrez rassembler toutes vos données en un seul endroit. Cela peut être très pratique si vous avez une grande équipe à gérer ou si vous n'aimez tout simplement pas les défis techniques. - Pas de transfert de données entre les plateformes
Étant donné que les données d'inscription alimentent directement les listes de départ de la solution de chronométrage (un seul et même système), vous n'aurez jamais à vous soucier des transferts API ou excel des données d'inscription vers votre société de chronométrage. Cela peut être très pratique et vous éviter des erreurs dans les listes de départ et les résultats. En général, ces fournisseurs proposent également les résultats en direct et les résultats finaux sur une seule et même plateforme. - Idéal pour les grandes courses
Comme nous l'avons mentionné plus haut, le chronométrage par puce étant nécessaire, vous devez avoir une taille suffisante pour que le chronométrage par puce soit une option pour votre course. Si vous organisez une course avec moins de 300 participants, le chronométrage par puce peut s'avérer trop coûteux pour vous. Si vous êtes une course plus importante et que vous prévoyez de toute façon d'utiliser le chronométrage par puce, cela ne fera pas de différence et vous pourriez même être en mesure de négocier une meilleure offre en utilisant plusieurs services du fournisseur.
Inconvénients du système de service complet d'une société de distribution de timbres
- Bloqué dans un seul fournisseur de services de synchronisation
Si vous choisissez de travailler avec un fournisseur de services de chronométrage pour tous vos besoins, vous serez obligé d'utiliser ce fournisseur pour votre chronométrage et vous devrez prendre cette décision très tôt dans la saison. Traditionnellement, ces fournisseurs travaillent habituellement avec des contrats annuels ou même pluriannuels, de sorte que vous serez lié à un fournisseur de chronométrage qui peut vous demander de signer un contrat pour plusieurs années à la fois. - Le fournisseur doit être actif dans votre région
Vous devez vous assurer que le fournisseur que vous avez choisi est disponible pour vous fournir des services de chronométrage au moment et à l'endroit où vous organisez votre course. Il se peut que cette option ne soit pas disponible dans la région où se déroule votre course. Si les représentants du chronométrage doivent voyager loin, vous devrez peut-être payer des suppléments pour couvrir leurs frais de déplacement, y compris l'hébergement. - Peut être coûteux
Si vous avez besoin d'un chronométrage par puce, c'est généralement le poste le plus coûteux dans le budget d'une course. Les prix peuvent être difficiles à trouver en ligne et il est souvent difficile pour les organisateurs de comparer les options. La plupart des entreprises travaillent sur la base d'un devis individuel, vous devrez donc les contacter au préalable pour avoir une idée du prix. - Pas idéal pour les petites courses
Comme mentionné ci-dessus, cette solution est difficile pour les petites courses car le chronométrage par puce est souvent pas une option économique.
Utilisation de systèmes distincts pour l'enregistrement et le chronométrage
De nombreux organisateurs choisissent des systèmes distincts pour l'inscription et le chronométrage. Bien que vous ne puissiez pas tout rassembler sous le même toit numérique, vous avez beaucoup plus d'options pour mélanger les fournisseurs et trouver la configuration idéale pour vous, votre équipe et votre course. Poursuivez votre lecture pour connaître les avantages et les inconvénients de cette configuration.
Les avantages de l'utilisation de systèmes distincts pour l'enregistrement et le chronométrage
- Meilleure expertise et développement des systèmes
Lorsque vous utilisez des systèmes distincts, vous bénéficiez d'une meilleure expertise dans chaque domaine. Les sociétés de chronométrage sont généralement expertes en, vous l'aurez deviné, chronométrage et le matériel et les logiciels qui s'y rapportent. Ainsi, à moins qu'il ne s'agisse d'une très grande entreprise, le système d'inscription peut ne pas être aussi développé et convivial que vous l'auriez souhaité, ce qui vous expose au risque d'une expérience d'inscription de qualité inférieure pour vos participants. Si vous choisissez des systèmes distincts, vous aurez un expert en chronométrage et un expert en logiciel d'inscription et de gestion des courses en ligne, chacun d'entre eux s'efforçant de développer continuellement ses systèmes et d'être à l'écoute de vos souhaits et de vos besoins.
Pour plus de conseils sur les éléments à prendre en compte lors du choix d'un fournisseur de services d'inscription, consultez cet article. - Flexibilité dans le choix des horaires
Si vous choisissez des systèmes distincts, vous pouvez commencer à vous inscrire tôt pour votre course auprès de votre fournisseur de logiciel et ne pas avoir à vous préoccuper du choix de votre système de chronométrage pendant un certain temps. Vous pouvez évaluer les options et vous connecter avec le fournisseur de chronométrage que vous souhaitez. Il existe de nombreuses options en matière de chronométrage - des grands fournisseurs nationaux ou mondiaux aux entreprises individuelles locales. Il peut y avoir une grande différence de prix, et il peut donc être utile d'avoir la possibilité de choisir celui que vous voulez et de comparer les alternatives calmement. - Plus d'options : fournisseurs de systèmes internationaux
Le fait d'opter pour des systèmes distincts vous permet également de choisir parmi un plus grand nombre d'options en ce qui concerne les fournisseurs de logiciels d'enregistrement. Vous n'êtes pas lié à votre ville ou même à votre pays et vous pouvez choisir un fournisseur international, puisque vous n'avez affaire qu'à un logiciel et généralement à des systèmes basés sur le nuage qui ne nécessitent pas d'expédition physique. Cela peut être avantageux pour vous, surtout si vous avez une course internationale et que votre système d'enregistrement doit fonctionner dans plusieurs pays et plusieurs langues, et que vous devez utiliser des méthodes de paiement locales dans différentes devises.
Inconvénients de l'utilisation de systèmes distincts pour l'enregistrement et le chronométrage
- Transfert de données
Vous devrez toujours transférer des données entre votre fournisseur d'enregistrement et votre société de chronométrage. Cela peut parfois poser des problèmes si les données sont classées différemment dans les deux systèmes. Il est courant d'envoyer des documents Excel ou des feuilles de calcul, mais la meilleure solution consiste à vous connecter à votre chronométreur via une API et à laisser les données circuler librement et automatiquement entre les systèmes. Assurez-vous d'avoir un plan de transfert de données entre vos fournisseurs respectifs et d'avoir une bonne communication avec eux suffisamment tôt avant le jour de la course. - Payer et établir des relations avec plusieurs fournisseurs
Si vous disposez de plusieurs systèmes, vous devrez établir des relations avec deux entités différentes et les payer. Cela peut demander un peu plus de travail de votre part ou de celle de votre équipe.
Conclusion : Quelle configuration choisir ?
J'espère que cet article vous a aidé à dissiper les doutes que vous pourriez avoir concernant les configurations des différents fournisseurs de chronométrage et d'enregistrement. En fait, tout dépend de vos préférences et de ce qui convient le mieux à votre course. Réfléchissez si vous appréciez la commodité d'avoir tout dans un seul système, ou si vous préférez un service de première qualité de la part de fournisseurs indépendants qui sont des experts dans ce qu'ils font. Veillez à évaluer chaque service en fonction des éléments suivants caractéristiques dont vous avez besoin, ainsi que l'option qui offrira la meilleure expérience à vos participants ! Bonne chance !
