Sistema de registro autónomo frente al registro de empresas por tiempo

Al decidirte por un nuevo sistema de registro o cronometraje para tu carrera, probablemente hayas visto que tienes varias opciones y diferentes configuraciones. El mercado de la gestión de carreras está fragmentado y puede ser difícil entender qué opciones son las mejores para ti y tu carrera. En este artículo, explicamos las diferencias entre obtener todas las necesidades tecnológicas de tu carrera en un solo sistema a través de una empresa de servicios de cronometraje, en comparación con encontrar proveedores separados y especializados para cada tipo de tecnología. Ambos tienen sus ventajas y desventajas. 

Utilizar una empresa de cronometraje y un sistema de registro en una sola plataforma 

Al elegir un proveedor de tecnología para su carrera, verá que muchas empresas de cronometraje le ofrecen todo el servicio en un solo sistema: inscripción, listas de salida y cronometraje por chip. Este suele ser el caso de las grandes carreras que buscan cronometraje por chip o RFIDya que implica que usted necesita utilizar el cronometraje por chip para su carrera. 

Muchos proveedores de registro pueden parecer un sistema de servicio completo, pero si se trata de una empresa de base tecnológica que proporciona software, casi siempre emplean o se asocian con una empresa externa de hardware de cronometraje. A veces, incluso pueden ofrecerle también el seguimiento por GPS, pero normalmente como un sistema adicional aparte. 

Algunos ejemplos de estos proveedores en Europa son Resultado de la carrera y Chronotrack.  

Ventajas del sistema completo de una empresa de servicios de sincronización 

  • Todo en un solo lugar
    Sólo tendrá que preocuparse de aprender una herramienta y podrá reunir todos sus datos en un solo lugar. Esto puede ser muy conveniente si tienes un gran equipo que necesitas gestionar o simplemente no te gustan los retos técnicos.
  • No hay transferencia de datos entre plataformas
    Dado que los datos de inscripción se introducen directamente en las listas de salida de la solución de cronometraje (un mismo sistema), no tendrá que preocuparse de ninguna transferencia de datos de inscripción a su empresa de cronometraje mediante API o Excel. Esto puede ser muy conveniente y ahorrarle errores en las listas de salida y en los resultados. Por lo general, estos proveedores también ofrecen resultados en vivo y finales en una misma plataforma.
  • Ideal para carreras grandes
    Como se mencionó anteriormente, ya que el cronometraje por chip está involucrado, usted necesita ser lo suficientemente grande para que el cronometraje por chip sea una opción para su carrera. Si organizas una carrera con menos de 300 participantes, el cronometraje por chip puede salirte demasiado caro. Si se trata de una carrera más grande y está planeando utilizar el cronometraje por chip de todos modos, esto no hará una diferencia y que incluso podría ser capaz de negociar un mejor trato para el uso de varios de los servicios del proveedor.

Contras de un sistema de servicio completo de una empresa de cronometraje 

  • Enclavado en un solo proveedor de tiempo
    Si eliges trabajar con un proveedor de cronometraje para todas tus necesidades, estarás atado a usar este proveedor para tu cronometraje y tendrás que decidir esto muy temprano en la temporada. Tradicionalmente, estos proveedores suelen trabajar con contratos anuales o incluso plurianuales, por lo que estarás atado a un proveedor de cronometraje que puede exigirte que firmes un contrato por varios años a la vez.
  • El proveedor debe estar activo en su región
    Tendrás que asegurarte de que el proveedor seleccionado está disponible para ofrecerte servicios de cronometraje cuando y donde tengas tu carrera. Puede que esta opción no esté disponible en el lugar donde se celebra su carrera. Si los representantes de cronometraje tienen que viajar lejos, es posible que tengas que pagar extras para cubrir sus gastos de viaje, incluido el alojamiento.
  • Puede ser caro
    Si necesita cronometraje por chip, suele ser la partida más cara del presupuesto de una carrera. Los precios pueden ser difíciles de encontrar en Internet y a menudo es difícil para los organizadores comparar opciones. La mayoría de las empresas trabajan sobre la base de un presupuesto individual, por lo que tendrá que ponerse en contacto con ellos primero para tener una idea de los precios.
  • No es ideal para carreras pequeñas
    Como se ha mencionado anteriormente, esta solución es difícil para las carreras más pequeñas, ya que el cronometraje por chip suele ser no es una opción económica.

Utilización de sistemas separados para el registro y el cronometraje 

Muchos organizadores eligen sistemas separados para el registro y el cronometraje. Aunque no tendrás todo reunido bajo el mismo techo digital, tienes muchas más opciones para mezclar y combinar proveedores y encontrar la configuración ideal para ti, tu equipo y tu carrera. Sigue leyendo para conocer los pros y los contras de esta configuración. 

Ventajas de utilizar sistemas separados para el registro y el cronometraje 

  • Mejores conocimientos y desarrollo de sistemas
    Cuando se utilizan sistemas separados, se obtienen mejores conocimientos en cada área. Las empresas de cronometraje suelen ser expertas en, ya lo ha adivinado, cronometraje y el hardware y software que lo rodea. Así que, a menos que se trate de una empresa muy grande, es posible que el sistema de inscripción no esté tan desarrollado y sea tan fácil de usar como usted hubiera deseado, con lo que corre el riesgo de que la experiencia de inscripción de sus participantes sea inferior. Si elige sistemas separados, tendrá un experto en cronometraje y un experto en software de inscripción y gestión de carreras en línea, cada uno de los cuales se esforzará en el desarrollo continuo de sus sistemas y escuchará sus deseos y necesidades.
    Para más consejos sobre lo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de servicios de inscripción, consulte este artículo.
  • Flexibilidad en la elección de horarios
    Si eliges sistemas separados, puedes empezar tu registro temprano para tu carrera con tu proveedor de software y no tendrás que preocuparte de seleccionar tu sistema de cronometraje durante un tiempo. Puede evaluar las opciones y conectarse con el proveedor de cronometraje que desee. Hay muchas opciones cuando se trata de cronometraje - desde grandes proveedores a nivel nacional o mundial a los espectáculos locales de un solo hombre. Puede haber una gran diferencia de precios, por lo que puede ser valioso tener la opción de elegir el que desee y comparar alternativas con calma.
  • Más opciones: proveedores de sistemas internacionales
    Elegir sistemas independientes también le permite elegir entre más opciones en cuanto a proveedores de software de registro. No estás atado a tu ciudad o incluso a tu país y puedes elegir un proveedor internacional, ya que sólo se trata de software y normalmente de sistemas basados en la nube que no requieren ningún envío físico. Esto puede ser beneficioso para usted, especialmente si tiene una carrera internacional y necesita que su sistema de registro funcione en varios países e idiomas, y necesita utilizar métodos de pago locales en diferentes monedas.

Contras del uso de sistemas separados para el registro y el cronometraje 

  • Transferencia de datos
    Siempre tendrá que transferir datos entre su proveedor de registro y su empresa de cronometraje. Esto a veces puede crear problemas si los datos se ordenan de diferentes maneras en los dos sistemas. Es habitual enviar documentos Excel u hojas de cálculo, pero la mejor solución es conectarse al cronometrador a través de la API y dejar que los datos fluyan libre y automáticamente entre los sistemas. Asegúrate de que tienes un plan para la transferencia de datos entre tus respectivos proveedores y de que tienes una buena comunicación con ambos con tiempo suficiente antes del día de la carrera.
  • Pagar y establecer relaciones con varios proveedores
    Si tiene varios sistemas, tendrá que establecer relaciones con dos entidades diferentes y pagarles. Esto puede requerir un poco más de trabajo por su parte o por la de su equipo.

Conclusión: ¿Qué configuración debe elegir? 

Espero que este artículo te haya ayudado a aclarar cualquier duda que puedas tener sobre la configuración de los diferentes proveedores de cronometraje e inscripción. En realidad, todo depende de tus preferencias y de lo que mejor se adapte a tu carrera. Piensa si valoras la comodidad de tenerlo todo en un solo sistema, o prefieres un servicio de primera categoría de proveedores independientes expertos en lo que hacen. Asegúrese de evaluar cada servicio en función de las características que necesitas, y también qué opción ofrecerá la mejor experiencia a tus participantes. Mucha suerte.